Настройте автоматическое заполнение слайда PowerPoint 2016 данными из Excel.

Вопрос или проблема

Я постараюсь лучше описать, что я пытаюсь сделать. В PowerPoint у меня есть один слайд, который нужно автоматически заполнить на основе данных из таблицы Excel. Я мало что знаю о макросах, кроме того, что макрос может сделать.

Можно ли это сделать?

Поскольку вы хотите автоматического обновления таблиц Excel на слайде PowerPoint и у вас есть только один слайд, я хотел бы предложить метод без использования VBA.

  • Создайте таблицу в Excel так, чтобы она выглядела в точности так, как вы хотите, чтобы она выглядела на слайде, включая заголовки, подписи строк и столбцов и другие элементы, если это необходимо.
  • Либо создайте новый файл PowerPoint, либо откройте старый и лучше создайте правильный макет слайдов, чтобы разместить данные из Excel.
  • Скопируйте необходимую часть таблицы в Excel.
  • Теперь перейдите к слайду.
  • На вкладке “Главная” нажмите на стрелку ниже значка “Вставить”, чтобы открыть подменю, и выберите “Специальная вставка”.
  • В диалоговом окне “Специальная вставка” выберите радио-кнопку “Вставить связь”.

Примечание.

  • Помните, чтобы избежать переполнения данных и правильно разместить данные Excel на слайде, всегда копируйте меньшую часть, например, 10-15 строк и 3-5 столбцов.

  • Связанная вставка поддерживает автоматическое обновление, так что вы можете найти новые значения на слайде, как только они будут обновлены в Excel.

  • При необходимости вставьте больше слайдов и повторите вышеуказанные шаги, чтобы получить данные из Excel.

Ответ или решение

В условиях стремительного развития технологий, автоматизация процессов становится все более важной задачей для многих профессионалов, включая тех, кто работает с программным обеспечением Microsoft Office. Один из частых запросов, с которым сталкиваются ИТ-специалисты, — это автоматическое обновление данных в презентации PowerPoint на основе данных из Excel. Эта задача может быть решена несколькими способами, включая использование макросов, но для более простого и доступного подхода можно избежать кодинга.

Теория

PowerPoint 2016 позволяет пользователям внедрять данные из Excel с помощью метода «Вставить связь», что обеспечивает автоматическую синхронизацию данных. Это означает, что всякий раз, когда данные в Excel изменяются, эти изменения будут автоматически отражены на слайде PowerPoint. Такой подход крайне полезен для людей и организаций, где презентации регулярно обновляются новыми статистическими данными или аналитическими отчетами.

Пример

Представьте ситуацию, когда вам необходимо демонстрировать на ежемесячных собраниях отчеты о продажах, которые хранятся в формате Excel. Вместо того, чтобы каждый раз вручную обновлять цифры в презентации, вы можете настроить автоматическую синхронизацию, чтобы любые изменения в Excel автоматически отображались в PowerPoint. Это значительно экономит время и устраняет риск человеческой ошибки при копировании данных.

Применение

  1. Подготовка данных в Excel: Прежде всего, необходимо подготовить таблицу в Excel таким образом, чтобы она выглядела так, как если бы вы хотели видеть ее на слайде. Это включает заголовки, обозначения строк и столбцов и любые другие необходимые элементы оформления.

  2. Настройка презентации в PowerPoint: Откройте существующую презентацию или создайте новую, подготовив соответствующий макет слайда для размещения данных из Excel. Убедитесь, что на слайде достаточно места для всех данных, которые вы собираетесь вставить.

  3. Копирование данных из Excel: Выделите таблицу или часть таблицы в Excel, которую вы хотите вставить в PowerPoint. Рекомендуется копировать небольшие фрагменты, например, 10-15 строк и 3-5 столбцов, чтобы избежать переполнения данными.

  4. Вставка данных с использованием связи: Перейдите в PowerPoint и выберите слайд, куда хотите вставить данные. На вкладке «Главная» нажмите стрелку под иконкой «Вставить» и выберите пункт «Специальная вставка». В диалоговом окне «Специальная вставка» выберите радиокнопку «Вставить связь» (Paste Link).

  5. Особенности вставки связи: Когда вы вставляете элемент связи, PowerPoint создает ссылку на исходные данные в Excel. Это означает, что всякий раз, когда вы обновляете данные в Excel-файле, изменения автоматически отобразятся в вашей презентации PowerPoint. Этот метод позволяет упростить и ускорить процесс обновления данных в презентациях.

Примечания

  • Важно учитывать размер и количество данных, которые вы вставляете, чтобы избежать переполнения слайда и обеспечения читаемости информации.
  • Если потребуется больше информации на других слайдах, можно повторить все вышеописанные шаги для каждого нового блока данных.
  • В случае, если Excel или PowerPoint файлы перемещаются или переименовываются, ссылки могут быть потеряны, и потребуется их повторная настройка.

Заключая, использование функции «Вставить связь» в PowerPoint 2016 предоставляет простой и эффективный способ автоматического обновления данных на слайдах без использования макросов или сложного программирования. Это особенно полезно для профессий, где своевременность и точность представляемой информации имеют критическое значение.

Оцените материал
Добавить комментарий

Капча загружается...