Вопрос или проблема
Я создал диаграмму из сводной таблицы. Столбцы построены путем подсчета количества случаев в месяц. Я создал сводную таблицу, расположив “причинный экземпляр” в области фильтра, корневую причину в строках и количество случаев в значениях. Я хотел бы, чтобы информация была видна в “таблице данных”, но показывала не подсчет по месяцам, а идентификатор претензии, а не их количество.
.
Ответ или решение
Вопрос, поставленный перед нами, предполагает необходимость отображения таблицы данных под графиком, где будут видны не только количество случаев за месяц, но и сами идентификаторы заявок. Решение этой задачи включает несколько важных аспектов работы с инструментами Microsoft Excel: настройка сводных таблиц, управление видимостью данных и использование графиков для наглядного представления информации. Мы рассмотрим методы, которые позволят отобразить нужные данные в таблице под графиком, сохраняя профессиональный вид оформленного документа.
Теория
Сводная таблица (Pivot Table) в Microsoft Excel служит мощным инструментом для обработки и анализа больших объемов данных. Она позволяет группировать, фильтровать, суммировать и визуализировать данные различными способами. Когда мы говорим о "таблице данных" под графиком, мы ссылаемся на функцию Excel, которая позволяет отображать исходные данные графика непосредственно под ним в табличной форме.
По умолчанию таблица данных отобразит информацию, которую вы выбрали для построения диаграммы. Если ваша диаграмма показывает количество случаев по месяцам, то таблица данных будет содержать только эти агрегированные данные. Чтобы отобразить идентификаторы заявок вместо количества или дополнительно к ним, необходимо настроить данные источника несколько иначе.
Пример
Предположим, у нас есть следующие данные, включающие столбцы: "ID заявки", "Месяц", "Причиняющий случай" и "Коренная причина". Мы хотим создать столбчатую диаграмму, показывающую количество случаев по месяцам, но внизу диаграммы под таблицей данных нам нужно видеть не сумму случаев за месяц, а конкретные ID заявок.
-
Создание сводной таблицы:
- Выберите данные и создайте сводную таблицу.
- В области строк разместите "Коренная причина".
- В области значений добавьте "ID заявки" и настройте их для отображения списка, а не только агрегированной функции, такой как COUNT или SUM.
- Используйте фильтр по "Причиняющему случаю", если он необходим для вашего анализа.
-
Подготовка диаграммы:
- Постройте диаграмму на основе сводной таблицы.
- Откройте ‘Параметры диаграммы’ и выберите ‘Добавить таблицу данных’.
-
Настройка таблицы данных:
- В таблице данных будет отображаться информация из сводной таблицы.
- Подготовьте индивидуальный макрос в VBA, если необходимо, который позволит вам отображать определенные поля, такие как "ID заявки", вместо стандартного набора данных.
Применение
Применение решения включает изменение подхода к данным и использование некоторых продвинутых функций Excel, например, макросов, если стандартные возможности не предоставляют требуемого отображения.
-
Перенос на макросы и VBA: Если стандартная функциональность Excel не позволяет зафиксировать нужные данные в таблице, можно создать макросы, которые автоматически обновляют данные в нужном формате при обновлении сводной таблицы.
-
Использование надстроек или Power Query: В некоторых случаях может потребоваться более сложная подготовка данных с использованием Power Query или других надстроек для получения и интеграции данных в другой формат.
-
Визуальная кастомизация: Помимо таблицы данных, рассмотрите возможность добавления текстовых полей или аннотаций вокруг графиков, где будут отображаться дополнительные детали о заявках.
Таким образом, интеграция отображаемых данных и увеличение гибкости их представления требуют продуманных шагов и возможно, манипуляций с исходными данными, но это позволяет получить именно ту информацию, которая вам нужна напрямую под графиками в Excel. Это может не только улучшить наглядность отчетов, но и повысить их аналитическую ценность, что особенно важно для бизнес-процессов и отчетности.