- Вопрос или проблема
- Ответ или решение
- Автоматическое переназначение ожидающих одобрений в Power Automate для менеджеров, находящихся в отпуске
- Цели
- Шаги для реализации
- Шаг 1: Извлечение ожидающих одобрений
- Шаг 2: Проверка статуса OOF
- Шаг 3: Переназначение одобрений
- Шаг 4: Уведомление резервного одобряющего
- Вопросы и советы
- Заключение
Вопрос или проблема
Я работаю над автоматизацией переназначения ожидающих одобрений в Power Automate, когда назначенные одобряющие находятся вне офиса (OOF). У нас есть несколько рабочих процессов, которые используют действие “Запустить и ждать одобрения”, назначая задачи одобрения различным менеджерам.
Цели:
Централизованное решение: Реализовать поток, который может автоматически переназначать ожидающие одобрения без изменения каждого существующего рабочего процесса.
Получить ожидающие одобрения: Получить список всех ожидающих запросов на одобрение вместе с их назначенными одобряющими.
Проверить статус OOF: Определить, включил ли одобряющий статус “вне офиса” в Outlook.
Переназначить одобрения: Если одобряющий находится вне офиса, переназначить одобрение назначенному резервному одобряющему, указанному в списке SharePoint.
Уведомить резервного одобряющего: При желании отправить уведомление резервному одобряющему о переназначенном одобрении.
Что я пробовал до сих пор:
Получение ожидающих одобрений:
Использовал коннектор Microsoft Dataverse для доступа к таблице “Одобрения”.
Попытался использовать действие “Список строк” с фильтром query statuscode eq 1, чтобы получить ожидающие одобрения.
Встретил трудности с получением данных назначенного одобряющего (электронная почта или ID пользователя).
Проверка статуса OOF:
Использовал действие “Получить автоматические ответы почты” от коннектора Office 365 Outlook, чтобы проверить, находится ли пользователь вне офиса.
Смог определить статус OOF, когда у меня есть электронная почта одобряющего.
Переназначение одобрений:
Пробовал обновить запись одобрения в Dataverse, чтобы изменить назначенного одобряющего.
Не уверен, правильно ли обновление поля “msdyn_flow_approvalassignedto”.
Беспокоюсь о потенциальных проблемах или ограничениях при прямом изменении записей одобрений.
Проблемы:
Доступ к назначенным одобряющим:
Таблица “Одобрения” не предоставляет четкой информации о назначенных одобряющих.
Нужен надежный способ получить электронную почту или ID пользователя одобряющего, чтобы проверить их статус OOF.
Обновление назначений одобрений:
Не уверен в правильном методе переназначения одобрений программно.
Боюсь сломать рабочий процесс одобрения или вызвать несоответствия.
Вопросы:
Как я могу получить все ожидающие одобрения вместе с деталями назначенных одобряющих (например, адреса электронной почты) с помощью коннекторов Power Automate?
Какой правильный способ программно переназначить запрос на одобрение другому пользователю в Power Automate?
Есть ли какие-либо ограничения или лучшие практики при доступе к одобрениям и их изменении, хранящимся в Dataverse?
Существует ли альтернативный подход для достижения этого автоматического переназначения без прямого изменения существующих рабочих процессов или записей Dataverse?
Дополнительная информация:
Среда: Использование Power Automate (облачные потоки) и Office 365.
Источник данных для резервных одобряющих: У нас есть список SharePoint, сопоставляющий основных одобряющих с их резервными одобряющими.
Ограничения: Нельзя изменять существующие рабочие процессы из-за их большого числа и сложности.
Не используется: Microsoft Planner не используется в этом сценарии.
Ответ или решение
Автоматическое переназначение ожидающих одобрений в Power Automate для менеджеров, находящихся в отпуске
В текущей бизнес-среде автоматизация процессов одобрения имеет решающее значение для обеспечения эффективной работы команды, особенно в условиях временной недоступности сотрудников. В данной статье мы рассмотрим, как создать централизованное решение для автоматического переназначения ожидающих одобрений в Power Automate для менеджеров, которые находятся в отпуске (OOF).
Цели
- Централизованное решение: Реализовать поток, который будет автоматически переназначать ожидающие одобрения без изменения существующих рабочих процессов.
- Получение ожидающих одобрений: Извлечь список всех ожидающих запросов на одобрение и соответствующих ответственных.
- Проверка статуса OOF: Определить, активирован ли статус Out of Office у одобряющего.
- Переназначение одобрений: Если одобряющий находится в отпуске, переназначить одобрение на назначенного резервного одобряющего из списка SharePoint.
- Уведомление резервного одобряющего: По желанию отправить уведомление резервному одобряющему о переназначении.
Шаги для реализации
Шаг 1: Извлечение ожидающих одобрений
Для получения всех ожидающих запросов на одобрение используйте коннектор Microsoft Dataverse. Самым простым подходом будет использование следующего действия:
- List Rows с фильтром:
statuscode eq 1
Однако для успешного извлечения информации о назначенных одобряющих лучше всего использовать OData-запросы, чтобы включить нужные атрибуты, такие как CreatedBy, который содержит адрес электронной почты отвечающего.
Шаг 2: Проверка статуса OOF
Utilisez l’action Get mailbox automatic replies de la connexion Office 365 Outlook. Для этого потребуется адрес электронной почты каждого назначенного одобряющего, который вы можете получить из данных в предыдущем шаге. С помощью этой функции вы сможете определить, включен ли автоматический ответ, что укажет на то, что пользователь в отпуске.
Шаг 3: Переназначение одобрений
Для переназначения запроса на одобрение необходимо выполнить следующие шаги:
- Получите данные резервного одобряющего из вашего списка SharePoint, сопоставляющего основных одобряющих с резервными.
- Используйте действие
HTTPили следующий шаг с Dataverse для изменения записи одобрения. Вам может понадобиться указатьapprovalIdи назначить новое значение для поляmsdyn_flow_approvalassignedto. Убедитесь, что у вас есть все необходимые разрешения на изменение этих записей и что такие действия согласуются с вашей корпоративной политикой.
Обратите внимание, что изменения в записях могут привести к правовым последствиям, если они не будут аккуратно обработаны. Рекомендуется протестировать потоки в песочнице перед тем, как внедрять изменения в производственном окружении.
Шаг 4: Уведомление резервного одобряющего
Для уведомления резервного одобряющего используйте действие отправки электронной почты:
- Настройте действие
Send an Email (V2)в Office 365 Outlook. - Включите информацию о переназначенных одобрениях, целях и ожидаемом времени ответа.
Вопросы и советы
-
Как извлечь ожидающие одобрения с деталями ответственных?
Для этого используйтеList Rowsв Dataverse с соответствующими запросами для фильтрации полей, содержащих адреса электронной почты. -
Как переназначить запрос на одобрение программно?
Используйте API Dataverse с актуальными полями для изменения. Убедитесь, что ваши изменения допустимы и не нарушают существующих потоков. -
Есть ли ограничения при доступе и модификации одобрений?
Важно исследовать и ознакомиться с политиками и ограничениями, установленными вашей организацией, а также с возможными последствиями в случае некорректного изменения записей в Dataverse. -
Есть ли альтернативный способ для автоматического переназначения?
Если изменения в текущих потоках нежелательны, рассмотрите возможность создания нового потока, который будет запускаться по расписанию. Этот поток может обрабатывать одобрения отдельно, обеспечивая стабильность существующих работ.
Заключение
Автоматизация процесса переназначения одобрений в Power Automate требует внимания к деталям и понимания существующей инфраструктуры. Следуя изложенным шагам и рекомендациям, можно обеспечить плавное функционирование одобрений, минимизируя влияние отсутствия сотрудников на процессы внутри вашей организации. Профессиональный подход к автоматизации поможет вам сохранить эффективность и продуктивность на высоком уровне.