Вопрос или проблема
Freshdesk отправляет электронные письма напрямую (аутентифицированные через SPF) в почтовые ящики Office 365, но они постоянно доставляются в папку “Спам” для всех получателей.
Вот результаты аутентификации из заголовков тестового / примерного письма:
Authentication-Results: spf=pass (IP-адрес отправителя 3.222.0.27)
smtp.mailfrom=emailus.freshservice.com; mydomain.co.uk; dkim=pass
(подпись была проверена) header.d=freshservice.com;mydomain.co.uk;
dmarc=fail action=none header.from=mydomain.co.uk;compauth=fail
reason=601
DMARC политика домена в настоящее время является только для отчётов (p=none), поэтому сбой не должен быть актуален.
Я отправил письмо на https://www.mail-tester.com/, которое получило оценку 9.1 из 10.
Я провёл трассировку сводного сообщения, но на 29 октября 2020 года 15:07 инструменты диагностики / анализа Exchange Online не работали, так как они сообщали Неизвестно на каждом этапе и К сожалению, мы не можем предоставить анализ для этого сообщения в данное время., что можно увидеть ниже:
Я провёл расширенную сводную и детальную трассировку сообщений, но не вижу ничего полезного в деталях, которые я привёл ниже:
recipient_status
[email protected]##Receive, FilteredAsSpam
DefaultFolderType:JunkEmail-Mailbox Rules Agent
message_info
2020-10-28T12:14:54.304Z;SRV=DB5EUR03FT006.eop-EUR03.prod.protection.outlook.com:TOTAL-FE=0.253|SMR-PEN=0.223(RENV=0.135|REOH=0.087|SMRPROXY-PEN=0.000)|SMS=0.031;SRV=DB8PR04CA0010.eurprd04.prod.outlook.com:TOTAL-FE=0.102|SMR-PEN=0.092(RENV=0.089|SMRPROXY-PEN=0.000)|SMS=0.036(SMSC=0.027);SRV=CWXP265MB0501.GBRP265.PROD.OUTLOOK.COM:TOTAL-HUB=0.795|SMRE=0.358(CMSGC=0.323|R-CMSG=0.020)|CAT=0.396(CATOS=0.067(CATSM=0.066(CATSM-DC Pre Content Filter Agent=0.063 ))|CATORES=0.304(CATRS=0.303(CATRS-DC Pre Content Filter Agent=0.029|CATRS-DLP Policy Agent=0.020 |CATRS-DC Content Filter Agent=0.096|CATRS-Spam Filter Agent=0.103)))|D-PEN=0.014 |HSDN=0.023;SRV=LO2P265MB1629.GBRP265.PROD.OUTLOOK.COM:TOTAL-DEL=0.424|SDD=0.411(SDDPM=0.263(SDDPM-Mailbox Delivery Filter Agent=0.033|SDDPM-Conversations Processing Agent=0.172|SDDPM-Mailbox Rules Agent=0.043)|SDDSDMG=0.116(SDDR=0.116)|X-SDDS=0.281)
custom_data
S:IncludeInSla=False;S:SlaExclusionReason=EnvelopePriority;S:MailboxDatabaseGuid=6b6d3790-637d-4c8c-b42a-d5a5d73c382f;S:ActivityId=32a050c2-7924-44b7-8ba2-96a947d9ef34;S:Mailboxes=6bcc7ebc-0102-408b-9264-d10e427dbc6d;S:StoreObjectIds=AAAAALp4pq3pUXtGjo0cYcWw7BQHALzKieOJExNKot6w2wTYMk4AAAAAARwAALzKieOJExNKot6w2wTYMk4AAFsG45gAAA==;S:FromEntity=Internet;S:ToEntity=Hosted;S:P2RecipStat=0.004/1;S:MsgRecipCount=1;S:HttpRequestId=eb07df85-24da-4470-98aa-ac106c705165;S:DeliveredViaHttps=True;S:MapiMessageClass=IPM.Note;S:DeliveryLatency=1.573;S:FolderChangedRootcause=<PII:H101(ObrB0A8ZeFUko+0+aR23ay62idD1PotRmD3HXN6Rvx0=):E102(UKCempSMgnZosaCNeGGmjOG90QT+sqgm3q222qm9LFsqMRFakcMd/w0aAbYaUOafsGgyXRWLi8ZQSX5s1a8Yv90PATvhsAPnPDzj8uNivEPIuGwsFLp6n3ZpRxTnTeU8hq7q+kpZUHOK9NSFNNZbiA==)>;'S:CpuUsage=OnInitializedEvent:0.015625;PromoteCreateSession:0.015625;OnPromotedEvent:0.015625;CreateMessage:0.015625;DeliverMessage:0.046875';'S:StoreOperation=STLVRC.C:3;STDBWT.T:181;STRQD.T:44;STDBR.C:20;MCDBDBR.C:13;STDRWT.T:182;MCDBLB.T:7042;MCDBDRWT.T:3;MCDBPR.C:13;RPCDB.T:39;RPCSVR.T:39;MBLB.T:39865;MBMC.T:2;MAPI.C:351;MAPI.T:296;RPC.C:46;RPC.T:294;ROP.C:1071409217;MSCO.T:6;STQIUC.C:6;STQMT.T:160;EXR.T:293;STPPR.C:4;MB.T:294;ST.T:281;STCPU.T:80;STPR.C:16';'S:AssistantLatency=SubstrateSearchEmailItemsProcessor:0.2;ForwardContentClassificationAssistant_Filter:5.8;BigFunnelItemAssistant:2;WeveMessageProcessorB2_Filter:6.9;TeacherAnalyticsSignals_Filter:0.9;WeveMessageProcessorB2:6.3;WeveSignalV2ProcessorB2_Filter:1.1;';S:AttachCount=0;S:E2ELatency=1.576;S:DeliveryPriority=Low;S:PrioritizationReason=AS-Message-Spam;S:OriginalFromAddress=<PII:H101(soVxfaIrjUxM2Dn2phtmtopSVMAstorQz7ylqqDJz3M=):E102(dOjm4tzUyr6woI4Q5M20mRO95y5gBXPRF5uI0bRZQiufOKAXUsLXI3/IRKzjC1mwHKlb2bIKBTTB+C+7p2nYgJaLb3TKW1pS1a/boeL8P/u1ZiwKXm8fqzBmb2sDBv2+zHuCBq9G/Ckh/56vhxxz9A==)>@emailus.freshservice.com;S:AccountForest=GBRP123A002.PROD.OUTLOOK.COM
Как рекомендовали в онлайн-ресурсах, я проверил:
- Фильтры спама Exchange Online, транспортные правила и т.д., но ничего актуального не нашёл.
- Правила входящих писем в моём почтовом ящике, но ничего актуального не нашёл.
Что может быть причиной этого?
Я провёл исследование, многие люди сталкивались с этой проблемой, они уже подняли её на uservoice, вы можете проголосовать за неё.
Текущее решение — создать правило, чтобы обойти фильтрацию спама.
Ответ или решение
Почему легитимные электронные письма фильтруются как спам в Office 365?
Ваша ситуация, когда письма от Freshdesk, отправленные на почтовые ящики Office 365 и прошедшие аутентификацию через SPF, постоянно попадают в папку «Спам», является распространенной и достаточно сложной. Рассмотрим основные причины и возможные решения данной проблемы.
1. Аутентификация и DMARC
Аутентификация электронной почты включает в себя несколько ключевых компонентов: SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) и DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Судя по представленным заголовкам, SPF и DKIM пройдены успешно:
- SPF: Pass
- DKIM: Pass
Однако DMARC не прошел (fail). В вашем случае политика DMARC настроена на «report-only» (p=none), что не блокирует письма, но может сигнализировать о проблемах с конфигурацией.
Рекомендации по настройке DMARC
Убедитесь, что ваша настройка DMARC правильно указывает все используемые вами домены и что в записи SPF указаны все серверы, с которых могут отправляться ваши письма. Рассмотрите возможность перехода к более строгой политике (например, p=quarantine или p=reject), как только вы получите уверенность в правильности настройки всех доменов и их аутентификации.
2. Фильтрация Office 365
Почтовая система Office 365 использует сложные алгоритмы фильтрации, включая области анализа контента и репутационные факторы, чтобы определить, являются ли письма спамом. Даже если ваша аутентификация настроена корректно, письма могут быть помечены как спам по следующим причинам:
a. Репутация отправителя
Если домен freshservice.com или IP-адрес (3.222.0.27) попали в черные списки или у них низкая репутация по данным Microsoft, это может быть главной причиной проблем с доставкой. Используйте такие ресурсы, как MXToolbox или SenderScore для проверки статуса репутации.
b. Контент письма
Обратите внимание на содержание писем. Если письма содержат фразы или ссылки, которые часто встречаются в спам-рассылках, это может также повлиять на их доставку в папку «Спам». Настоятельно рекомендуем проверить текст и ссылки перед отправкой.
3. Настройки Exchange Online
Ваш вывод из диагностики сообщений показал статус «FilteredAsSpam». Это указывает на то, что внутренние фильтры Exchange Online обрабатывают письмо как спам. Рекомендуется проводить дополнительные проверки:
- Проверьте правила фильтрации на уровне Exchange Online.
- Включите «Safe Sender List» для домена
emailus.freshservice.com. - Рассмотрите возможность создания правила, позволяющего игнорировать фильтрацию спама для этого домена (как временное решение).
4. Обратная связь и сообщество
Судя по вашему сообщению, вы уже исследовали эту тему и нашли упоминания о том, что другие пользователи сталкивались с подобными проблемами. Продолжайте следить за темой на UserVoice от Microsoft, возможно, ваши признаки будут учтены в будущих обновлениях системы.
Заключение
Проблема фильтрации легитимных писем как спама в Office 365 часто обусловлена множеством факторов, включая настройки DMARC, репутацию отправителя и контент письма. Работая над всеми этими аспектами, вы сможете значительно повысить вероятность успешной доставки писем в папку «Входящие». Возможно, ваши действия по обходу фильтров, такие как создание правил для игнорирования спама, будет временным, но необходимым решением, пока более устойчивый подход станет возможным.