Вопрос или проблема
При создании папки поиска в настольном приложении Outlook 365 пользователю предлагается выбрать папку для включения в поиск. Календарь не отображается в диалоговом окне – только папки с сообщениями электронной почты. Существует ли способ создать папку поиска (т.е. сохраненный поиск), которая применима к элементам назначений, хранящимся в папке Календарь, связанной с основным OST?
“Календарь” не отображается под верхним уровне OST/PST, поэтому нельзя сделать это просто выбрав нужный магазин Outlook и отметив галочкой все подпапки.
Если это невозможно, каков лучший обходной путь, если пользователь хочет часто выполнять сложный поиск в Календаре?
Сначала попробуйте использовать функцию поиска и попробуйте найти заранее. Функция поиска заранее предоставит вам элементы, которые вы ищете.
В противном случае вы можете сбросить свой Outlook, чтобы решить вашу проблему.
Вы можете обойти это, используя комбинацию папок поиска и представлений. Сначала создайте представление. Затем перейдите в Управление всеми представлениями >> измените созданное представление. >> Выберите столбцы >> Выберите “Все поля назначения” >> Выберите такие поля, как Тема, Начало, Конец, Показать время как и т.д. После этого вы получите все поля почты, а также весь календарь в представлении. Теперь используйте фильтр, перейдя в параметр фильтра, откуда вы выбирали столбцы. Вы можете добавить фильтр, например, “Показать время как”, так как он содержит представление для всех записей календаря. Это отфильтрует все записи почты и покажет только записи календаря.
Теперь вы можете создать папку поиска. Нажмите на нее и перейдите в меню представления и измените представление на то, которое вы создали на предыдущем шаге. Это покажет все записи календаря в самой области почты.
Ответ или решение
Создание папки для поиска в Outlook 365 для элементов календаря может представлять сложности, так как стандартный диалог не позволяет непосредственно выбирать календарь. Однако существуют обходные решения, которые помогут вам организовать эффективный поиск по назначенным элементам. Ниже приведены пошаговые рекомендации и возможные альтернативы для упрощения работы с календарем в Outlook 365.
Как создать папку для поиска календарных элементов Outlook 365
-
Открытие Outlook 365: Запустите приложение на вашем компьютере.
-
Перейдите к разделу "Папки для поиска": В Navigation Pane (панели навигации) щелкните правой кнопкой мыши на пункте "Папки для поиска" и выберите "Создать папку для поиска".
-
Выбор типа папки для поиска: Так как календарь не отображается в списке, вам придется воспользоваться обходным путем.
Обходной способ через создание представления
Этот метод включает создание специального представления, которое будет отображать только элементы календаря, а затем использование этого представления в "Папках для поиска".
Шаги для создания представления:
-
Создайте новое представление:
- Перейдите в раздел "Папки" и выберите "Просмотр" (View) в верхнем меню.
- Выберите "Управление всеми представлениями" (Manage All Views) и создайте новое представление.
-
Настройка полей представления:
- В процессе настройки добавьте поля, специфичные для календарных элементов, такие как "Тема" (Subject), "Начало" (Start), "Конец" (End) и "Показать время как" (Show Time As).
-
Фильтрация элементов:
- Перейдите в настройки фильтра (Filter) вашего нового представления и укажите условие, при котором будут отображаться только элементы календаря. Например, можно фильтровать по полю "Показать время как".
-
Изменение вида:
- После того как представление будет настроено и фильтрация применена, вернитесь в раздел "Папки для поиска", щелкните правой кнопкой по недавно созданной папке и измените её вид на созданное представление.
Альтернативные методы поиска в календаре
Если создание папки для поиска методом представления не подходит, вы можете использовать более традиционный поиск через функцию "Поиск" в Outlook:
-
Использование расширенного поиска:
- Откройте календарь и в верхней части окна найдите строку поиска.
- Нажмите на стрелку, указывающую вниз, и выберите "Расширенный поиск" (Advanced Find). Здесь вы сможете более точно задавать параметры поиска по вашим нуждам и находить нужные события.
-
Повторное использование поиска:
- После того как вы нашли нужные элементы, вы можете сохранить параметры поиска, чтобы иметь возможность использовать их в будущем без необходимости повторного ввода всех критериев.
Заключение
Хотя Outlook 365 не предоставляет прямой возможности создания поисковых папок для календарных элементов, возможно использовать комбинацию представлений и пользовательских фильтров для упрощения поиска. Если у вас возникают частые и сложные запросы на поиск, рекомендуем привлекать специальные представления и расширенные функции поиска как наиболее эффективные инструменты. Этим способом вы сможете оптимизировать свою работу с календарем в Outlook 365, сократив время на выполнение рутинных задач.