Вопрос или проблема
Пользователи иногда по ошибке отправляют электронные письма внешним пользователям и забывают использовать скрытую копию (bcc). Это легкая ошибка для менее разбирающихся в ИТ или очень занятых пользователей. Есть ли способ получить предупреждение «вы уверены», когда электронное письмо имеет много внешних получателей?
Ответ или решение
Вопрос о том, существует ли надстройка для Microsoft Exchange, способная предупреждать пользователей электронной почты о необходимости использования поля BCC (скрытая копия) при отправке сообщений с большим числом внешних получателей, имеет важное значение для обеспечения конфиденциальности и безопасности коммуникаций вашей компании.
Проблема
В условиях современного делового общения пользователи иногда по неосторожности отправляют электронные письма внешним адресатам, не используя функцию BCC. Это может привести к случайному раскрытию адресов получателей, что в свою очередь создает риски безопасности, особенно если в списке получателей находятся клиенты или партнеры. Решение этой проблемы требует внедрения технологий, которые могут не только повысить уровень безопасности, но и облегчить работу пользователей.
Решение
На данный момент для Microsoft Exchange существуют различные надстройки и инструменты, которые могут помочь в решении этой проблемы. Рассмотрим некоторые из них:
-
Скрипты и макросы: С помощью PowerShell можно создать кастомизированные скрипты, которые будут отслеживать поля адреса при создании новых писем. Такие скрипты могут выдавать предупреждение, если в поле "Кому" или "Копия" указано большое количество внешних адресатов.
-
Third-Party Add-Ins: Существует ряд сторонних надстроек, которые могут предлагать функционал автоматического предупреждения о необходимости использования BCC. Такие решения могут осуществлять анализ электронных писем перед отправкой и при обнаружении большого количества внешних получателей отображать уведомление с предложением использовать BCC. Например, надстройки как "Email Etiquette" или "Outlook BCC Warning" могут стать отличными вариантами для решения задачи.
-
Настройки безопасности Exchange: Сам Exchange предоставляет некоторые настройки для повышения безопасности в коммуникациях. Можно настроить правила, которые будут проверять содержание сообщений и в случае обнаружения потенциально небезопасных действий отправлять предупреждения администраторам или самим пользователям.
Рекомендации
Для успешной реализации подобных решений в вашей организации рекомендуется:
- Провести оценку потребностей пользователей: Определите, насколько часто возникает проблема с отправкой писем без BCC и сколько сотрудников нуждаются в таком предупреждении.
- Тестирование надстроек: Прежде чем внедрять любое стороннее решение, важно протестировать его функционал и убедиться, что оно не вызовет дополнительных проблем с производительностью.
- Обучение сотрудников: Проведение обучения по этике переписки поможет повысить осведомленность сотрудников о том, когда и как использовать BCC.
Заключение
Использование нужных инструментов, надстроек и процессов может в значительной степени улучшить безопасность переписки в вашей организации. Внедрение системы предупреждений о необходимости использования BCC окажется полезным для снижения риска утечек данных и упростит жизнь как менее технически грамотным, так и очень загруженным пользователям. В результате повысится общая культура общения в компании и доверие со стороны клиентов.
Для получения дополнительной информации и выбора наиболее подходящего решения рекомендуется обратиться к IT-специалисту или поставщику надстроек для Microsoft Exchange.