Вопрос или проблема
Ситуация: В нашей рабочей группе есть общий номер для конференц-связи. Чтобы избежать двойного резервирования номера, нам нужно бронировать время в общем календаре. У всех пользователей есть права на чтение и запись, и наш самый простой способ забронировать временной промежуток – это просто перетащить уже запланированные встречи из нашего личного календаря (левая сторона) в общий календарь (правую сторону), как показано ниже.
Вопрос: Я хотел бы помочь с визуализацией и обозначить каждого пользователя цветом. Как я могу поделиться условным форматированием, чтобы каждый пользователь или “организатор” этой встречи отображался разным цветом.
Я могу условно форматировать каждого пользователя на своей личной сессии, но я проверил у коллеги, и цветовое форматирование не синхронизировалось с его сессией.
Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на элементе календаря и использовать категории вместо этого, чтобы применить цвет к элементам календаря. Цвет должен применяться к любому другому пользователю, имеющему доступ к общему календарю. Одна категория применит определенный цвет, но две или более категории не будут. Категории ведут себя как теги, поэтому, если один из ваших коллег выберет другую категорию, элемент календаря будет иметь две категории.
Также следует обратить внимание на цвет по умолчанию/автоматический, который используется для общего календаря. Цвет по умолчанию может быть зеленым, поэтому вы можете исключить его как цвет.
Цветовое кодирование основано на том, чем вы пометили элемент календаря.
Для теста на левой стороне я выбрал зеленый цвет, но назвал его “Пурпурная категория”.
Поскольку “Пурпурная категория” общего календаря на самом деле пурпурная, она отображается там пурпурной:
Ответ или решение
Условия для выделения форматов в общей календарной системе Outlook
Ситуация
В вашей рабочей группе существует общая конференц-связь, доступ к которой необходимо зарезервировать в общем календаре, чтобы избежать дублирования. Все пользователи имеют права на чтение и запись, однако для упрощения процесса бронирования вы применяете метод перемещения встреч из личного календаря в общий.
Неправильное выступление в плане визуализации, ненадлежащая идентификация организатора из-за отсутствия цветовой кодировки может привести к недоразумениям. Чтобы решить эту проблему, вы стремитесь обозначить каждого пользователя цветом.
Проблема
Вы смогли настроить условное форматирование для своих собственных элементов календаря, но, как выясняется, наложенное форматирование не синхронизируется с другими пользователями. Ваш коллега не видит те же цвета, которые вы назначили, следовательно, требуется другой подход.
Решение: Использование категорий
Вместо использования условного форматирования, я рекомендую воспользоваться функцией "Категории" в Microsoft Outlook. Эта функция позволит вам назначить определенные цвета встречам, что будет синхронизировано между всеми участниками, имеющими доступ к общему календарю.
-
Создание и Назначение Категорий:
- Щелкните правой кнопкой мыши на элементе календаря, который вы хотите изменить.
- Выберите опцию «Категории» и далее «Все категории».
- Создайте новую категорию, присвойте ей желаемое имя и цвет. Убедитесь, что вы выбрали уникальные цвета для разных пользователей.
-
Применение Категорий:
- После того как вы создали категории, присвойте соответствующую категорию каждому событию в общем календаре. Эта категория будет видна всем пользователям, имеющим доступ к календарю, и будет отображаться в назначенном цвете.
- Убедитесь, что каждый пользователь использует единую систему категорий. Например, если у вас есть "Категория синего цвета" для одного сотрудника, попросите всех остальных использовать ее для идентификации встреч от этого сотрудника.
Важные Замечания
- Обратите внимание на цвет, используемый по умолчанию в общем календаре. Например, если по умолчанию установлено зеленое выделение, избегайте использования этого цвета, чтобы предотвратить путаницу.
- Чтобы избежать наложения категорий, вы не должны использовать более одного цвета для одной встречи. Если вы назначите несколько категорий, отображение будет зависеть от порядка их применения.
Заключение
Следуя предложенному способу с категориями в Microsoft Outlook, вы значительно упростите процесс визуализации и уменьшите вероятность дублирования резервирования конференц-связи. Все участники смогут видеть цветовые коды, точно отражающие организаторов встреч, что в свою очередь повысит общую продуктивность вашей группы.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы или потребуется помощь в настройках, не стесняйтесь обратиться за профессиональной поддержкой.