Автоматически пересылать электронные письма, вручную перемещенные в определенную папку.

Вопрос или проблема

Сценарий: я планирую использовать единый универсальный почтовый ящик для получения писем от поставщиков, когда у них возникает вопрос. Поставщиков более 2000. Поддержку поставщиков осуществляют 6 специализированных команд. К сожалению, 3 из этих команд не входят в мой почтовый домен, они поддерживаются третьей стороной. Входящие письма могут поступать от любого поставщика с различными темами.
Возможное решение: в настоящее время я считаю, что каждое письмо придется вручную проверять нашей основной командой, чтобы определить, какая команда должна заняться запросом. Как только они это узнают, письмо будет перемещено в одну из 6 папок, созданных для каждой из 6 команд. Для 3 из этих команд я надеялся на автоматическую пересылку писем, когда они перемещаются в соответствующую папку команды.
Вопрос: является ли предполагаемое решение разумным, или мне стоит думать об этом иначе? Если это хорошая стратегия, как я могу настроить правило соответственно?

Для тех, кто наткнулся на этот пост, как и я, решение VBA доступно в этом старом вопросе Make Outlook run rules on non-inbox folders automatically

Ответ или решение

Основная теория:

Проблема, которую вы описываете, довольно распространена в крупных корпоративных средах, где необходимо управлять большими объемами электронной почты и эффективно распределять их между различными командами. В вашем случае у вас есть единая электронная почта, которая получает запросы от более чем 2000 поставщиков. Эти запросы затем нужно распределить по шести командам, три из которых не находятся в вашей доменной области, а поддерживаются третьей стороной.

Ваше предлагаемое решение:

Первоначальная сортировка электронной почты вручную: Согласно вашему плану, ваша основная команда будет вручную проверять каждое входящее письмо и определять, какая из шести команд должна заниматься специфическим запросом. Это представляет собой более трудоемкую часть процесса, который может быть автоматизирован в будущем.
Переадресация по папкам: Как только письма будут распределены по папкам, вы планируете автоматически переадресовать их для трех команд, находящихся вне вашей доменной области.

Оценка предложенного решения:

Ваше предложенное решение вполне разумно для начала. Оно позволяет на начальной стадии избежать путаницы и обеспечивает, что вся корреспонденция будет проверена человеком перед отправкой. Однако, стоит учитывать автоматизацию некоторых процессов проверки в будущем, чтобы сократить временные затраты и снизить риск человеческой ошибки. Например, использование классификаторов на основе ИИ или машинного обучения для предварительного распределения писем может значительно ускорить процесс.

Техническая реализация:

Для того чтобы реализовать автоматическое переадресование, когда письма перемещаются в определенные папки, можно воспользоваться различными подходами. Один из наиболее распространенных инструментов для этого — использование правил в Microsoft Outlook, так как это одна из наиболее используемых платформ для работы с электронной почтой в корпоративной среде.

Создание правила для переадресации: В Microsoft Outlook, вы можете создать правила, которые автоматически переадресуют письма, попадающие в определенные папки. Однако, стандартные правила не позволяют отслеживать уже перемещенные вручную письма. В этом случае требуется использовать скрипты VBA, которые могут запускаться автоматически при определенных событиях, таких как перемещение письма в папку.
Использование VBA для автоматизации: С помощью VBA можно создать скрипт, который будет отслеживать события перемещения писем и выполнять необходимую переадресацию. Вы можете задать триггер, который будет срабатывать при перемещении письма в заданную папку, и автоматически отправлять его на предварительно определенный адрес электронной почты.
Внедрение и тестирование: Перед развертыванием такой системы на основе VBA, рекомендуется провести тестирование в небольшом масштабе, чтобы убедиться в корректности работы и отлаженности всех процессов. Таким образом, вы сможете исправить потенциальные ошибки до перехода на массовое использование.

Пример реализации VBA-сценария:

Private Sub Application_ItemMove(ByVal Item As Object, ByVal MoveEvent As Object)
    Dim mail As Outlook.MailItem
    Dim folder As Outlook.Folder

    If TypeOf Item Is Outlook.MailItem Then
        Set mail = Item
        Set folder = mail.Parent

        If folder.Name = "Имя вашей папки" Then
            Dim forwardMail As Outlook.MailItem
            Set forwardMail = mail.Forward
            forwardMail.Recipients.Add "адрес@другойдомен.com"
            forwardMail.Send
        End If
    End If
End Sub

Этот код мониторит папки и запускает переадресацию писем, когда они перемещаются в определенную папку. Этот подход требует запуска макросов в Outlook, поэтому убедитесь, что ваша безопасность позволяет это сделать.

Возможные дальнейшие шаги:

Анализ и оптимизация: После внедрения текущей схемы, следите за эффективностью и ищите возможности дальнейшей автоматизации. Например, рассмотрите возможность использования классификаторов или инструментов машинного обучения, чтобы на начальном этапе сужать круг писем, требующих ручной проверки.
Интеграция с другими системами: Исследуйте инструменты и возможности интеграции с другими системами (например, CRM), которые могут помочь в более автоматизированной обработке и регистрации писем.

Заключение:

Ваше текущее решение является обоснованным для начальной стадии внедрения, учитывая необходимость ручной проверки и распределения. Тем не менее, стратегия должна предусматривать шаги для автоматизации, внедрения ИИ и интеграции, чтобы со временем улучшать и оптимизировать процесс обработки электронной почты. Будущие усовершенствования позволят максимально эффективно использовать ресурсы вашей команды и адаптироваться к изменяющимся условиям.