Вопрос или проблема
Я использую Outlook, где у меня есть Глобальный адресный список (GAL) онлайн с сервера Exchange. Некоторые из этих контактов были добавлены в мой список личных контактов в Outlook. В моих личных контактах также есть некоторые контакты Lync, но в другом списке.
Когда данные в GAL тех контактов, которые также в моем списке личных контактов, изменяются, я хотел бы, чтобы последние тоже обновлялись.
Причина в том, что контакты Outlook, включая те, которые из Lync, автоматически синхронизируются с устройствами на iOS, Android или WP, но GAL – нет. Чтобы сделать это более ясным, я не хочу, чтобы весь GAL копировался в папку контактов каждого пользователя и синхронизировался в память каждого устройства, просто чтобы обновить уже имеющиеся там контакты из GAL.
Чтобы этого достичь, каждому пользователю нужно искать контакты в GAL и затем повторно добавлять их в личный список контактов.
Как это сделать? Я предпочитаю решения, где не нужно покупать другое программное обеспечение.
На самом деле, если у вас включен Outlook Social Connector, он автоматически обновляет ваши контакты из GAL. Чтобы проверить это, откройте вкладку Вид на ленте, нажмите кнопку Область людей и выберите там Настройки учетной записи.
Ответ или решение
Чтобы достичь автоматического обновления личных контактов Outlook при изменении данных в Глобальном адресном списке (GAL) и избежать покупки дополнительного программного обеспечения, можно воспользоваться некоторыми встроенными в Outlook возможностями. Основной задачей является обеспечение синхронизации, которая обновляет личные контакты пользователя на основе изменений, происходящих в GAL, особенно если они уже находятся в списке личных контактов.
Шаги для реализации:
-
Outlook Social Connector: Проверьте, активирован ли Outlook Social Connector. Эта встроенная функция позволяет автоматизировать обновление контактов, используя данные из GAL. Для активации:
- Откройте вкладку "Вид" на ленте.
- Нажмите на кнопку "Область людей".
- Выберите "Настройки учетной записи".
Это позволит системе отслеживать изменения в GAL и синхронизировать их с вашими личными контактами.
-
Ручная синхронизация при обновлении: В случае, если Outlook Social Connector не полностью решает вашу задачу, возможно, потребуется периодически вручную проверять изменения:
- На главной странице Outlook выберите "Книга контактов" и откройте GAL.
- Найдите контакт, у которого произошли изменения, и повторно добавьте его в личные контакты.
- Это необходимо для того, чтобы данные обновлялись в синхронизированных устройствах (iOS, Android, WP).
-
Создание макросов (опционально): Если у вас есть базовые навыки в программировании на VBA, можно написать макрос для автоматического поиска и обновления контактов на основе GAL. Это требует анализа текущих данных и написания скрипта, который будет запускаться по расписанию.
-
Организационные процессы: Убедитесь, что на уровне вашей организации есть общая политика и процедуры, которые поддерживают регулярные обновления GAL. Это уменьшит вероятность появления изменений, которые не синхронизируются корректно.
Заключение:
Эти действия помогут вам сохранить актуальность личных контактов и одновременно удовлетворит потребности синхронизации с мобильными устройствами без необходимости полного копирования GAL и использования дополнительного программного обеспечения. Внедрение этих шагов улучшит ваши рабочие процессы и повысит общую производительность.