Вопрос или проблема
Я создал четыре разных правила для почты в Microsoft Outlook (офлайн-версия Office 365). Все четыре очень просты — «ловят» адрес электронной почты с определенным шаблоном и перемещают его в указанный каталог.
При создании пятого правила в конце процесса создания правила я увидел следующее сообщение:
Какой параметр или условие в правиле решает это? Единственное отличие между этим, пятым правилом, и четырьмя созданными ранее заключается в том, что оно также помечает сообщение как прочитанное перед перемещением в другой каталог.
Может ли это быть проблемой?
Это очень раздражает меня, потому что это правило используется для перемещения сотен писем в день (фактически работает каждую минуту), но по какой-то причине оно делает это одно за другим. Итак, когда я открываю эту локальную копию в понедельник утром, она «блокируется» на 15-20 минут, когда это правило перемещает более 1000 писем в папку назначения.
Все остальные правила мгновенно перемещают соответствующие им письма. Я фактически не вижу их в работе — все письма просто попадают в папку назначения. В то время как пятое правило работает с 1-2 письма в секунду в лучшем случае, и я ясно вижу, как письма попадают во Входящие, а затем медленно перемещаются оттуда в папку назначения.
ИЗМЕНЕНИЕ: Как указано выше («офлайн-версия Office 365»), я использую учетную запись Exchange (фактически учетную запись Office.com / Office 365). Я использую только эту единственную учетную запись, поэтому все пять правил (четыре онлайн и одно на клиентской стороне) являются правилами учетной записи Exchange.
Когда я создаю это пятое правило в автономном клиенте Outlook, я могу увидеть его в OWA с замечанием, что это правило на клиентской стороне. Однако я все еще могу его видеть и редактировать. Когда я создаю его в OWA, в автономном клиенте Outlook я вижу только замечание, что существует ряд дополнительных правил, созданных в более новой версии Outlook или OWA, и что их нельзя редактировать через автономный Outlook.
Правила на стороне сервера и только для клиента:
Правила только для клиента имеют по крайней мере одно условие или действие, использующее функцию Outlook:
- Общие условия, делающие правило только для клиента:
- Назначено категории
- Помечено для действия
- Отмечено как важное
- Отмечено как конфиденциальное
- С конкретными словами в теле
- С конкретными словами в заголовке сообщения
- С конкретными словами в адресе получателя
- С конкретными словами в адресе отправителя
- С конкретными словами в теме
- Общие действия, делающие его правилом только для клиента:
- Назначить в категорию
- Очистить флажок сообщения
- Отобразить оповещение на рабочем столе
- Отобразить конкретное сообщение в окне “Оповещения о новых элементах”
- Пометить сообщение для последующей обработки в это время
- Отметить как прочитанное
- Перемещение сообщений в каталог, который существует только на ПК
- Удалить его навсегда
- Воспроизвести звук
- Распечатать его
- Outlook также накладывает ограничение до 32 КБ на правила в OWA
Я четко вижу и подтверждаю, что добавление флага и пометить как прочитанное к любому правилу заставляет мой Outlook начинать рассматривать данное правило как только для клиента:
При удалении этого флага данное правило будет действовать также в Outlook Web Access (по крайней мере, я так предполагаю из этих предупреждений):
Итак, это окончательный ответ на мой вопрос: Форсирование любого правила на пометку сообщения как прочитанного приводит к тому, что правило работает только в случае, если открыта офлайн-программа Outlook.
Однако я совершенно не понимаю, почему это происходит именно так? Почему простая операция пометки сообщения как прочитанного не может быть обработана в Outlook Web Access. Это должна быть странная часть вопроса глубоко в Outlook.
Ответ или решение
Что делает правило Microsoft Outlook клиентским
Введение
Если вы столкнулись с тем, что одна из ваших созданных в Microsoft Outlook (офлайн-версия Office 365) правил является только клиентской, то вы не одни. Это довольно распространенная ситуация, особенно когда мы сталкиваемся с простыми задачами, такими как перемещение электронной почты. Эта статья подробно объяснит, почему так происходит и каковы возможные причины. Мы используем методику FOREST для создания полного и ясного изложения.
Факты, основанные на проблеме
Вы упоминаете, что правила, которые вы создали, включают "улов" адреса электронной почты и перемещение его в определенную папку. Все эти правила хорошо работают, за исключением одного, где вы добавили условие "пометить как прочитанное". Это небольшое добавление изменяет тип вашего правила на клиентское.
Причины
-
Условия и действия, требующие клиента:
- Когда правилу требуется выполнение действия, которое поддерживается только в Outlook, а не на уровне сервера, оно становится клиентским. Добавление действия «пометить как прочитанное» именно такое действие, так как оно требует, чтобы локальный клиент Outlook обработал его.
-
Технические ограничения онлайн-сервисов:
- Почему «пометить как прочитанное» нельзя выполнить в OWA — это вопрос технических ограничений сервера Exchange или дизайна приложения Outlook. Возможно, это связано с тем, что эта операция требует состояния клиента, которое сервер не может отслеживать без активации локального клиента.
-
Другие возможные клиентские действия:
- Другие действия, которые делают правило клиентским, включают: назначение категории, удаление сообщения, игра звука, показывание всплывающего уведомления и так далее. Все эти действия предполагают некоторую форму обращения к клиенту.
Проблемы и вызовы
Автоматическая обработка большого количества писем требует быстрой и эффективной работы правил. Клиентские правила, которые работают только при открытии Outlook, могут вызвать значительные задержки при обработке, что, как вы упомянули, приводит к "блокировке" программы на 15-20 минут. Это вызовет неудобства, особенно если обработка данных должна быть выполнена молниеносно в вашем рабочем процессе.
Решения и рекомендации
-
Пересмотреть условия и действия:
- Рассмотрите возможность минимизации клиентских условий и действий или переход на аналогичные серверные, если возможно.
-
Оценить потоки работы:
- Планируйте использование правил так, чтобы важные действия происходили, когда клиент работоспособен, или добавьте их расписание для вечерних или менее загруженных отрезков времени.
-
Использовать другие инструменты и интеграции:
- Ищите сторонние инструменты и интеграции, которые могут справляться с похожими задачами, не задействуя клиента Outlook.
Заключение
Понимание, почему определенные правила Outlook становятся клиентскими, является ключом к оптимизации вашего рабочего процесса в Microsoft Outlook. Оценка и адаптация использования правил может существенно повысить продуктивность и минимизировать задержки. Если у вас возникли дополнительные вопросы по оптимизации или сценариям использования Outlook, вам стоит рассмотреть исследования дополнительных материалов или ресурсов.