Вопрос или проблема
Как поделиться быстрыми частями Outlook 2013 с другими пользователями в сети? Так чтобы один пользователь мог создавать их для других пользователей в Outlook.
Мы используем сервер удаленного рабочего стола, поэтому можем также хранить это на нем.
Быстрые части хранятся в файле NormalEmail.dotm
Ищите его в эквиваленте вашей сети C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.
Вы можете сохранить копию файла NormalEmail.dotm одного пользователя, чтобы другие пользователи могли копировать ее, заменяя свою собственную.
Ответ или решение
Чтобы поделиться "Быстрыми частями" (Quick Parts) Outlook 2013 с другими пользователями в сети, важно понимать, что эти шаблоны хранятся в файле NormalEmail.dotm. Этот файл локализуется в папке: C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.
Шаги для обмена Quick Parts:
-
Определение файлового пути: Во-первых, определите путь к файлу NormalEmail.dotm для пользователя, создавшего "Быстрые части". Этот файл содержит все пользовательские шаблоны и может быть передан другим.
-
Копирование файла: Скопируйте этот файл NormalEmail.dotm на общий ресурс вашей сети, предпочтительно на сервер с удаленным доступом. Этот сервер может служить центральным местом для хранения и обмена шаблонами.
-
Раздача пользователям: Предоставьте доступ к этому файлу другим пользователям, чтобы они могли скопировать его в свою локальную папку по пути: C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.
-
Замена файла: Попросите пользователей заменить свой собственный файл NormalEmail.dotm на предоставленный файл с общего ресурса. Это заменит их существующие "Быстрые части" на то, что было создано исходным пользователем.
-
Тестирование: Проверьте, чтобы убедиться, что все изменения были приняты и "Быстрые части" доступны для использования другими пользователями.
Рекомендации:
-
Резервное копирование: Прежде чем заменять файл NormalEmail.dotm, рекомендуется сделать резервную копию существующего файла у всех пользователей. Это сохранит их персональные настройки на случай необходимости вернуть всё в исходное состояние.
-
Обновление шаблонов: Если в дальнейшем будут сделаны изменения в "Быстрых частях", необходимо будет повторить процесс обмена файлами, чтобы обновления стали доступны всем.
-
Контроль доступа: Убедитесь, что только авторизованные пользователи могут вносить изменения в общий файл NormalEmail.dotm, чтобы избежать нежелательных изменений или потери данных.
Поделившись файлами таким образом, вы значительно упрощаете процесс обмена шаблонами и ускоряете работу с Outlook для всех пользователей в вашей сети, создавая более эффективное рабочее окружение.