Функция слияния в Word 2010

У меня есть Excel файл с несколькими листами, которые я хочу импортировать в формат письма Microsoft Word.

Сначала я начал слияние почты с этим файлом Excel и выбрал этот конкретный лист/таблицу, затем заполнил письмо необходимыми полями и готово.

После этого я хотел снова выполнить слияние почты с тем же файлом, но в этот раз выбрать другую таблицу с другими столбцами, чтобы заполнить письмо этими данными. Когда я попытался это сделать, я получил ошибку, которая говорила, что нужно удалить ранее заполненное поле и заменить его этим новым.

Сообщение об ошибке:

Это поле слияния используется в основном документе, но оно не существует в источнике данных. Вы можете удалить недействительное поле слияния из основного документа. Или вы можете заменить его на действительное поле слияния из источника данных.

Необходимые мне столбцы находятся в разных таблицах в файле Excel, поэтому я извлек данные отдельно.

Как устранить ошибку?

Слияние почты для нескольких документов должно содержать одну таблицу с один ряд для каждой записи. Самый простой способ сделать это — объединить ваши листы, чтобы у вас была одна таблица. Заполнение с использованием этой таблицы создаст x документов, где x — количество строк без заголовков в таблице.

На мой взгляд, способ, предложенный jmac, вероятно, самый простой и надежный, если у вас нет доступа к хорошим ресурсам для программирования. Или примите, что вам придется копировать и изменять ваш основной документ для слияния почты, чтобы объединить данные из каждого листа.

Существуют и другие способы, но большинство из них требует программирования или методов, которые, на мой взгляд, недостаточно надежны для типичных сценариев, и другой способ будет работать только в некоторых случаях.

Также зависит от того, хотите ли вы объединить все данные из нескольких листов в один вывод или хотите отдельные выводы для каждого листа.

Если вы используете поля ADDRESSBLOCK или GREETINGLINE, которые зависят от сопоставления полей, все становится еще сложнее.

Для “отдельных выводов для каждого листа”:

a. если каждый лист использует одни и те же столбцы, но с разными именами, вы можете использовать номер столбца вместо имени. Например, предположим, что в вашем рабочем файле 2 листа, Sheet1 и Sheet2, и на Sheet1 столбец 1 называется namea, а на Sheet2 столбец 1 называется nameb. Тогда (используя Alt-F9, чтобы посмотреть на имена полей) вам нужно следующее в вашем основном документе для слияния почты для Sheet1:

{ MERGEFIELD namea }

для Sheet2

{ MERGEFIELD nameb }

Но

{ MERGEFIELD 1 }

должно работать в обоих случаях. (Это нигде не документировано, насколько я знаю).

b. вы можете использовать “Адресные поля” вместо “База данных полей”. Это связано с ограничением, которое я бы обычно считал критическим (опишу его позже), но это работает следующим образом:

Вместо использования названия столбца (“namea”) через { MERGEFIELD namea }, вы используете Адресное поле так:

{ MERGEFIELD “First Name” \m }

Это использует стандартный набор имен полей, которые вы “сопоставляете” с именами столбцов в вашем Excel листе. Вы можете выбрать эти поля из полного диалогового окна Вставка поля, выбрав опцию “Адрес” вместо стандартной опции “База данных”, и вы можете переназначить поля с помощью кнопки Сопоставить поля… в этом диалоговом окне. Вы должны отметить Запомнить это сопоставление для этого набора источников данных на этом компьютере внизу. Тогда, когда вы переключаетесь с одного источника данных на другой, Word должен запомнить правильные сопоставления.

Это теория, но на практике, я думаю, что это неподходящий подход в большинстве сценариев. Потому что Word запоминает (в реестре Windows) только одно сопоставление для каждого названия базы данных. Так что если у вас есть поле, называемое namea, в одном листе, которое нужно сопоставить с First Name, но в другом листе нужно сопоставить namea с Last Name, вы не можете этого сделать (насколько я знаю). Хуже того, если кто-то изменит сопоставления, существующие документы для слияния могут в итоге подтянуть неправильные данные, и пользователь не получит никакого предупреждения.

Подходы, которые включают программирование, включают следующее:

c. у вас есть код (например, код VBA), который собирает и сохраняет необходимые имена на каждом листе, затем вставляет правильные названия для каждого поля MERGEFIELD. Вы могли бы использовать вложенные поля для этого, фактически создавая ваше собственное сопоставление. Вновь используя пример (а), вы могли бы, например, иметь переменную документа, названную “thename”, использовать VBA для ее заполнения либо значением namea, либо nameb, и использовать следующее вложенное поле:

{ MERGEFIELD { DOCVARIABLE thename } }

(и это работает только в том случае, если ваш VBA успевает сделать замены до того, как Word попытается проверить имена полей).

d. (если вы требуете объединить выбранные листы в единое слияние, а не одно слияние на лист), вы либо пишете код для автоматизации Excel, чтобы объединить листы с использованием модели объектов Excel, либо заставляете Excel (или Access) сделать это, создав запрос UNION для объединения листов. Вновь используя наш пример, UNION мог бы выглядеть так:

SELECT 1 AS [thesheet], namea AS [thename] FROM [Sheet1$]

UNION

SELECT 2, nameb FROM [Sheet2$]

Хотя вы можете настроить запрос такого рода в Word VBA, Word имеет ограничение в 511 символов в своих запросах для слияния почты, которое вы, вероятно, превысите. Вы можете настроить запрос в новой рабочей книге Excel, чтобы сделать что-то подобное, но я не знаю, существуют ли в этом продукте ограничения по длине запросов или другие ограничения. Также вы, вероятно, потеряете любые данные типа “мемо” (длиной более 255 символов), поэтому опять же, это вариант только для некоторых типов источников данных.

Вы пробовали перейти в “Выбор получателей” и снова выбрать исходный лист? Если нет, сделайте это и выберите правильный лист.