Я управляю компанией по недвижимости, у которой есть офисы в двух разных городах и несколько разъездных сотрудников. Нам нужно делиться большим количеством файлов, но у меня возникли несколько вопросов, и я не могу найти лучший способ их решить. На данный момент нам нужно около 75 ГБ памяти (с некоторым запасом для роста), что включает много изображений и таблиц, которые необходимо постоянно обновлять.

• Конечно, я рассматривал решения для облачных файловых серверов (Google Drive, Dropbox и т. д.), но боюсь, что скорость доступа к файлам и стоимость будет проблемой. Стоимость на пользователя с нужным мне объемом памяти превысит бюджет, поэтому я внимательно изучил вариант с Nextcloud на быстром хостинге. Некоторые PDF-файлы имеют размер 10-20 МБ, и когда нужно быстро получить эту информацию во время разговора по телефону, это может быть болезненно.

• Учитывая это, я думал о локальном сервере. Я колеблюсь с этим из-за типичных проблем, таких как управление и первоначальные капитальные затраты. Также, как удаленные пользователи смогут элегантно получить доступ к файлам на сервере, размещенном в одном из двух офисов? Снова сталкиваюсь с проблемой скорости доступа.

• Мобильные пользователи должны иметь удаленный доступ в любом случае, так какой вариант будет для них оптимальным?

• Я рассматривал терминальные службы, но а) один из моих сотрудников работает на другие компании, управляемые в моем офисе, так что структура обмена файлами и программное обеспечение специфичны для нее, и б) наш графический дизайнер будет сильно ограничен.

Возможно, мне просто нужно взять на себя риск одним или другим способом (или скомбинировать пару идей), но я exhausted исследованием всего этого и все еще не имею ясного ответа, поэтому я хотел бы связаться и узнать, что делают другие компании с аналогичной структурой.

Одно из предложений, которое я бы сделал, это изменить ваши рабочие практики так, чтобы PDF был только одним из выходных форматов.

Используя инструменты, которые берут стандартный ввод, состоящий из обычного текста для всех необходимых деталей и группы изображений/графиков, либо с обычными именами, либо с отображением между фактическими именами файлов и некоторыми стандартными именами, и заставляя инструмент создавать несколько выходов, таких как:

• PDF высокого разрешения в формате CYMK для профессиональной печати
• PDF среднего разрешения в формате RGB (возможно, с водяным знаком) для загрузки пользователями настольных ПК.
• Веб-страницы среднего разрешения для настольного просмотра
• Веб-страницы низкого разрешения для мобильного доступа

Если бы все это автоматически создавалось из общего набора данных, они все содержали бы одну и ту же информацию, возможно в разных макетах, с соответствующими уровнями детализации и размерами загрузки.

Одно из приятных моментов в принятии такого подхода заключается в том, что исходный материал (изображения и обычный текст), а также шаблоны обычно производятся один раз (изображения) или пригодны для контроля версий, например, git на таком сервисе, как GitHub (текстовые тела и шаблоны).

Использование программного обеспечения для распределенного управления версиями позволяет легко работать из нескольких мест и отслеживать, кто и что изменил, плюс даже позволяет работать в оффлайн-режиме, например, во время путешествий, а затем объединять изменения, когда сеть станет доступной.

А также вместо хранения данных в таблицах храните данные в файлах .csv с четкими правилами, что куда идет, а затем отображайте их в таблицах, если необходимо.

Изменения в шаблонах, логотипах, данных и т. д. могут вызвать регенерацию всех форматов документации для всех затронутых экземпляров или, что еще лучше, вы можете организовать генерацию рендерного контента по мере необходимости — то есть, когда происходит загрузка, чтобы любой запрашиваемый формат всегда содержал самые актуальные данные.

Хотя я не занимаюсь продажей недвижимости, я видел, как такой способ работы был весьма успешным при распределенной работе на глобальном уровне.

Если вы можете позволить себе некоторые хостинговые сборы, я бы рассмотрел решение с частным облаком.

С точки зрения сервиса вы можете получить Linode за $20 в месяц, который обладает достаточной скоростью обработки для того, чтобы быть удаленным файловым сервером и удовлетворяет ваши заявленные потребности в дисковом пространстве. Когда вам понадобится больше дискового пространства, вы можете либо обновить весь линод, либо добавить некоторое количество его блочного хранилища. Они предоставляют недорогую функцию создания снимков для резервного копирования, и время от времени происходят улучшения сервиса, что приводит к увеличению памяти, центрального процессора, дискового пространства или сетевого трафика. (Не имею отношения к Linode, просто счастливый клиент на протяжении 14 лет)

Теперь, когда у вас есть место для хранения файлов, вам нужен способ доступа к ним.

Добавьте имя хоста в ваш DNS для вашего домена, например “filecabinet.example.com” или любое другое, укажите его на IP-адрес вашего Linode. Получите LetsEncrypt SSL-сертификат, настройте Apache, PHP и т. д. Выберите один из множества веб-менеджеров файлов, например PHPfileNavigator или аналогичный — это, возможно, будет вторым вопросом — я знаю, что есть такие, которые позволят вам редактировать простые документы Word и таблицы Excel непосредственно, просто я не достаточно знаком с предложениями….

Все офисы и удаленные сотрудники используют одно централизованное хранилище файлов.

Прибыль!

Я думаю, что ownCloud или NextCloud — отличные решения с открытым исходным кодом (бесплатные) для самосточного хостинга, которые определенно удовлетворят все ваши потребности в разъездных и обменах документами. Кроме того, они предоставляют множество дополнительных функций для связи, хранения и управления.

Недостаток их, как вы указали, в том, что требуется определенный набор навыков для управления сервером и начальные капитальные затраты. Также, обновления и обслуживание в дальнейшем.

Я бы рекомендовал Google G-Suite. Вы упомянули, что рассматриваете решения для облачных файловых серверов, но набор приложений и решений для хранения от Google стоит около $12 на сотрудника в месяц. Это включает 1 ТБ памяти для каждого сотрудника но, если у вас подписано 5 или более сотрудников, объем памяти не ограничен.

Я не являюсь сотрудником Google и не получаю за это оплату. Тем не менее, я нашел G-Suite очень полезным для координации малого бизнеса, обеспечивая надежный мобильный и настольный доступ к документам, календарям, встречам и контактам. Если у вас больше 5 сотрудников, вы не найдете лучше цены.

https://gsuite.google.com/pricing.html