Вопрос или проблема
Проблема.
В нашей компании есть различные технические задания, которые они используют перед подачей предложения. Эти технические задания хранятся на сайте компании SharePoint. Многие из этих технических заданий имеют постоянный раздел, то есть шаблон, повторяющийся в различных документам Word, и переменный раздел. Например, сколько консультантов будет нужно (статично) и ответ на пример 5 (должен быть заполнен пользователем). Более того, разные технические задания имеют разные шаблоны в разных бизнесах. Итак, чтобы подвести итог, процесс будет выглядеть примерно так.
Требования
- Пользователю представляется представление с различными вопросами.
- Пользователь выбирает опции, которые показывают ему макет технического задания, соответствующий данной линейке бизнеса.
- Пользователь затем отвечает на несколько вопросов, чтобы заполнить динамическую часть. Техническое задание заполняется этими динамическими полями.
- Конечный результат – это документ Word, заполненный выбранными пользователем опциями.
Существуют ли какие-либо инструменты или решения, которые я могу использовать для выполнения этих требований? Идеально, чтобы это было что-то с процессом маршрутизации и утверждения, чтобы разные менеджеры могли подписать отредактированное техническое задание. В идеале мы бы хотели автоматизировать весь процесс.
Спасибо за чтение этого сообщения.
Вы можете попробовать Power Automate от Microsoft. С его помощью вы можете сделать практически все, что хотите, работая с документами, и это немного проще, чем VBA, вы найдете много стандартных шагов, которые уже созданы, и которые можно объединить в поток.
Например, в этом руководстве объясняется, как настроить шаблоны Word с полями, которые можно автоматически заполнять с помощью Power Automate. Свяжите это с формой для ввода данных, и вы сможете делать все это с мобильного приложения. Он хорошо интегрируется с SharePoint.
С этого я бы и начал, этот плейлист на YouTube научит вас основам.
Ответ или решение
Для автоматического заполнения документа Word на основе пользовательских вводов существует несколько подходов и инструментов, которые могут помочь вам решить вашу задачу. Исходя из описания вашей проблемы, ниже приведен пошаговый подход к решению.
1. Использование Microsoft Power Automate
Microsoft Power Automate – это мощный инструмент, который позволяет автоматизировать различные процессы, в том числе создание и заполнение документов Word. Вот как можно настроить автоматизацию в вашем случае:
Шаг 1: Создание шаблона Word
Создайте шаблон документа Word, в который вы добавите специальные поля для заполнения. Эти поля могут быть созданы с использованием контролей содержимого, чтобы Power Automate мог их идентифицировать и заполнять.
Шаг 2: Создание формы для сбора данных
Используйте Microsoft Forms или SharePoint для создания формы, где пользователи смогут вводить необходимые данные — количество консультантов, выбор шаблона и другие переменные. Эта форма может предусматривать разные варианты в зависимости от выбранной линии бизнеса.
Шаг 3: Настройка процесса с помощью Power Automate
- Создайте поток в Power Automate, который будет срабатывать при отправке формы.
- Настройте поток так, чтобы он:
- Получал данные из формы.
- Определял, какой шаблон документа использовать, в зависимости от выбора пользователя.
- Заполнял указанные поля в документе Word данными пользователя.
- Сохранял готовый документ в SharePoint или отправлял его по электронной почте.
Шаг 4: Внедрение процесса согласования
Для внедрения процесса согласования вы можете использовать Microsoft Power Automate для отправки уведомлений различным менеджерам после создания документа. Менеджеры могут просмотреть документ и утвердить его, добавляя свои комментарии или изменения. Эти шаги могут быть выполнены с помощью стандартных действий для создания задач и отправки уведомлений в Microsoft Teams или по электронной почте.
2. Использование шаблонов Word и макросов VBA
Если Power Automate вам не подходит, можно также рассмотреть использование макросов VBA (Visual Basic for Applications) в Word. Однако этот метод более сложный и требует программирования:
- Создайте шаблон Word с отметками, которые нужно будет заполнить.
- Напишите макрос, который будет открывать это шаблон, собирать данные от пользователя (например, через форму UserForm) и автоматически заполнять место для отметок в документе.
- Этот макрос можно также интегрировать с процессом согласования, используя электронные письма или уведомления в Teams.
Заключение
Исходя из ваших требований, Microsoft Power Automate вместе с Microsoft Forms является наиболее простым и эффективным решением для автоматизации заполнения документа Word на основе пользовательских вводов. Вы получите гибкость и возможность интеграции с другими продуктами Microsoft, а также процесс согласования, что делает его идеальным выбором для вашей компании.
Рекомендуется также ознакомиться с рядом руководств и примеров работы с Power Automate, чтобы глубже понять, как все работает.