Как импортировать даты из Excel в Access, если в некоторых ячейках текст?

Содержание

Вопрос или проблема
Ответ или решение
Теоретическая часть (Theory)
Изучение проблемы (Example)
Практическое применение (Application)

Вопрос или проблема

Я пытаюсь импортировать столбец с датами из Excel в Access. Проблема заключается в том, что на протяжении многих лет пользователи Excel случайно вставляли текстовые заметки в этот столбец с датами несколько тысяч раз. Удалить весь текст вручную было бы невозможно. Мне удалось импортировать этот столбец в Access, преобразовав формат в текстовый во время импорта. Проблема в том, что мне все равно нужно найти способ преобразовать новое текстовое поле Access, содержащее мои даты, обратно в поле с датами, чтобы я мог выполнять базовые арифметические функции с ним (добавлять дни для различных прогнозируемых сроков выполнения проектов). К сожалению, Access не позволяет мне преобразовать записи с текстом обратно в даты, как и не позволяет мне импортировать их как даты.

Мой первый вопрос: есть ли способ обойти это? Если нет, я думал о каком-то условном операторе UPDATE, который позволил бы мне удалить только текст в этих ячейках, оставляя числовые значения нетронутыми (т.е. «ЕСЛИ текст найден, ОБНОВЛЕНИЕ этого поля для удаления только текста»). Однако не уверен, возможно ли это.

Если ни один из этих вариантов невозможен, может быть, у кого-то есть другие идеи? Заранее спасибо!

Это довольно просто. Добавьте столбец с датой в вашу таблицу в Access. Откройте режим конструктора запросов и напишите запрос на обновление, чтобы перенести корректные даты в новое поле, удалив их из старого поля.

UPDATE Table1 SET [Table1].[NewDateField] = [Table1].[OldDateField], [Table1].[OldDateField] = "" WHERE IsDate([Table1].[OldDateField])=True;

Этот SQL-запрос работает в Access.

Ответ или решение

Импорт данных из Excel в Access может представлять определенные вызовы, особенно когда дело касается столбцов с датами, содержащих текстовые данные. Если в выделенной вами таблице Excel столбец с датами содержит текстовые примечания, это может затруднить обработку этих данных в Access, поскольку Access ожидает, что столбец с датами будет содержать только даты. Давайте рассмотрим, как можно эффективно справиться с этой задачей.

Теоретическая часть (Theory)

Прежде всего, важно понять, зачем Access ограничивает импорт только теми данными, которые полностью соответствуют ожидаемому типу. Даты в Access хранятся специальным образом, что позволяет системе эффективно выполнять арифметические операции и фильтрацию. Любое несоответствие в данных (например, текст там, где ожидается дата) потенциально может привести к сбоям в операциях.

Изучение проблемы (Example)

В вашем случае, проблема заключается в необходимости перенести данные из столбца, который не соответствует единому формату. Попытки конвертации таких данных за один прием обречены на неудачу из-за наличия текстовых заметок в некоторых ячейках.

Здесь может помочь метод, предложенный в вашей ситуации — использование SQL-запроса, который изолирует данные, с которыми можно работать, и перемещает их в новый столбец. Эффективный способ выполнения этой задачи — использовать обновляющий запрос (UPDATE), который будет переносить корректные даты в новый, специально созданный столбец.

Практическое применение (Application)

Создание нового столбца для хранения дат.
- В вашей таблице Access создайте новый столбец, например, с именем NewDateField, с типом данных "Дата/время". Это позволит хранить только корректные даты без текста и улучшит работу с данными.
Написание SQL-запроса для обновления.
- Из интерфейса Access откройте конструктор запросов и переключитесь в режим SQL. Вставьте следующий код:
```
UPDATE Table1 SET [Table1].[NewDateField] = [Table1].[OldDateField], [Table1].[OldDateField] = "" WHERE IsDate([Table1].[OldDateField])=True;
```
- Этот запрос будет проверять каждую запись в OldDateField. Если значение в этой ячейке является допустимой датой, оно будет скопировано в NewDateField, а старая запись будет очищена.
Проверка и обработка ошибок.
- После выполнения запроса убедитесь, что все допустимые даты корректно перенесены в новый столбец. Просмотрите записи на предмет ошибок или неконвертированных данных.
- Для строк, которые осталось преобразовать (с текстом вместо дат), вы можете либо вручную их просмотреть и исправить, либо воспользоваться скриптами VBA для автоматизации процесса удаления или исправления текста.
Автоматизация процесса для будущих импортов.
- Чтобы избежать аналогичной проблемы в будущем, рекомендуется обучать пользователей корректному форматированию данных или создавать дополнительные макросы и скрипты для предварительной очистки данных перед импортом.
Обработка некорректных данных.
- Создайте отчет, который соберет все данные, не перемещенные в NewDateField, для дальнейшего анализа. Это позволит выявить и устранить системные ошибки ввода данных.

Применение такого подхода обеспечит высокую степень автоматизации обработки данных и уменьшит количество ошибок при импорте. Вы также сможете смогли бы избежать возникновения таких проблем в будущем, работая строго по предложенным в сценарии инструкциям.