Как изменить формат даты в MS Word 2016, чтобы отображались только часы и минуты при слиянии с файлом Excel?

Содержание

Вопрос или проблема
Ответ или решение
1. Открытие исходного файла Excel
2. Слияние данных из Excel в Word
3. Вставка полей слияния
4. Форматирование поля
5. Завершение слияния
6. Сохранение шаблона

Вопрос или проблема

Я пытаюсь выполнить слияние почты с письмом в MS Word и файлом MS Excel, который содержит даты и время, а также другие поля. Я пытаюсь собрать информацию для вызова людей на собеседования в разное время. Хотя я установил формат времени для отображения часов и минут, например, 11.30, при слиянии почты время также отображается с секундами, например, 11:30:00. Я бы предпочел, чтобы секунды не отображались.

Я делаю все свои форматы, добавляя столбец в таблице с данными (обычно денежные значения с разделителями тысяч и даты/дата-время) с использованием =text("<шаблон формата>", A2), а затем использую этот столбец в слиянии почты вместо столбца с оригинальными данными.

Вы можете использовать форматирование в полях слияния. Вам нужно использовать

{MERGEFIELD Ваша Дата \@ "hh:mm"}

Вы можете найти подробную тему на следующей странице:
http://answers.microsoft.com/en-us/office/forum/office_2010-word/date-format-problem-in-mail-merge-word-2010/91e86ec7-1176-e011-8dfc-68b599b31bf5?auth=1

Я пытаюсь сохранить шаблон, в который встроено слияние почты.
Это слияние связано с таблицей, в которой содержатся даты.
Поля даты отформатированы как даты (d, ddd-mmm-yyyy)

Я обнаружил, что если я сохраняю шаблон Word (filename.dotx), файл шаблона сохраняет форматирование как задано в опции ‘переключить коды полей’.

Однако – когда мои пользователи открывают этот шаблон, который, в свою очередь, открывает новый ‘Document1.doc’ – настройка кодов полей теряется.
Единственный способ сохранить настройку – это сохранить мой оригинал как документ Word (filename.DOCX) и надеяться, что мои пользователи не перезапишут его.

Ответ или решение

Для изменения формата отображения времени при выполнении слияния почты в MS Word 2016, чтобы показывались только часы и минуты, без секунд, необходимо выполнить несколько шагов. Давайте разберем процесс подробно, чтобы вам было легче его понять и применить.

1. Открытие исходного файла Excel

Сначала убедитесь, что ваш файл Excel, содержащий данные для слияния, корректно отформатирован. Если в нем есть столбец с данными времени, то можно воспользоваться текстовой функцией, чтобы правильно отобразить время.

Убедитесь, что время в формате hh:mm:ss. Например, если время в ячейке A2, в ячейку B2 введите формулу:
```
=TEXT(A2, "hh:mm")
```
Это преобразует значение в формате чч:мм, что исключит секунды.

2. Слияние данных из Excel в Word

После того как вы привели данные к нужному формату в Excel, можно переходить к слиянию с MS Word.

Создайте новый документ в Word или откройте существующий, где вы хотите осуществить слияние.
Перейдите на вкладку "Рассылки" и выберите "Начать слияние" > "Письма".
Нажмите на "Выбрать получателей" и выберите "Использовать существующий список…". Найдите и выберите ваш файл Excel.

3. Вставка полей слияния

Далее вам необходимо вставить поле слияния для отображения времени в нужном формате.

На вкладке "Рассылки" выберите "Вставить поле слияния" и выберите тот столбец из Excel, который содержит отформатированное время. Предположим, что вы создали столбец B для времени hh:mm.
С помощью комбинации клавиш ALT + F9 отобразите коды полей. Это позволит вам редактировать код поля слияния. Вы увидите нечто подобное:
```
{ MERGEFIELD Время }
```

4. Форматирование поля

Теперь вам нужно отформатировать поле, чтобы оно отображало только часы и минуты.

Измените код следующим образом, добавив форматирование:
```
{ MERGEFIELD Время \@ "hh:mm" }
```
Убедитесь, что вы используете правильное название поля (например, вместо Время может быть B или другое).

5. Завершение слияния

После того как вы внесли изменения:

Снова нажмите ALT + F9, чтобы скрыть коды полей и увидеть результат.
Перейдите на вкладку "Рассылки" и выберите "Завершить и объединить" > "Напечатать документы…" или "Отправить по электронной почте" в зависимости от ваших нужд.

6. Сохранение шаблона

Если вы хотите сохранить шаблон с настройками слияния, помните, что лучше всего сохранить его в формате .docx, поскольку формат .dotx может не сохранять поля слияния с отформатированным текстом.

Следуя данным шагам, вы успешно измените формат времени в слиянии почты с отображением только часов и минут. Этот метод не только упрощает процесс, но и делает ваши письма более аккуратными и профессиональными. 六合