Как изменить источник данных диаграммы в Microsoft Word?

На чтение 3 мин Опубликовано 06.01.2025

Вопрос или проблема

У меня есть документ Word, заполненный диаграммами. Все эти диаграммы извлекают данные из одного файла Excel. Этот файл Excel хранится в сети нашей компании, поэтому я беспокоюсь, что когда я отправлю документ Word внешним пользователям, ссылка может разорваться и данные не будут отображаться в диаграммах.

Из-за этого я хочу изменить источник данных, чтобы они хранились в документе Word (как это происходит, если создать диаграмму в Word, просто нажав кнопку вставки диаграммы).

Дайте мне знать, если вам нужно пояснение того, что я пытаюсь достичь.

В индустрии документы часто хранятся на сетевом сервере. это может быть как где-то в стране, так и за границей.

Если вы создаете документы, которые включают множество графиков, распространенная практика заключается в связывании этих графиков и хранении их на сетевом сервере, где они доступны всем.

При связывании с графиком через сеть, Word отслеживает расположение графика с помощью UNC (универсальной конвенции именования). При проверке старых и новых адресов вы можете заметить, что единственное, что изменилось, это название сервера.

Чтобы изменить все ссылки в вашем документе, чтобы они отражали новое имя сервера, выполните следующие действия.

Откройте документ, в котором вы хотите изменить ссылки.
Переключитесь в черновой режим.
Нажмите Alt+F9, чтобы показать коды полей.
Нажмите Ctrl+H, чтобы отобразить окно «Найти и заменить».
В поле поиска введите часть ссылки, которую вы хотите изменить.
В поле замены введите новую часть ссылки.
Завершите, нажав Заменить все, затем Ctrl+A и F9.

Word обновит все поля в документе, включая те ссылки, которые вы только что изменили.

Ответ или решение

Чтобы изменить источник данных диаграммы в Microsoft Word так, чтобы данные хранились непосредственно в документе, а не ссылались на внешний файл Excel, выполните следующие действия:

Откройте документ Word: Убедитесь, что документ содержит диаграммы, которые вы хотите изменить.
Выберите диаграмму: Щелкните по диаграмме, чтобы она была выделена. Появится вкладка "Работа с диаграммами".
Перейдите к источнику данных:
- Нажмите на вкладку "Конструктор" (в составе инструментов "Работа с диаграммами").
- Найдите и нажмите кнопку "Изменить данные". Это откроет связанный файл Excel, в который введены текущие данные.
Копирование данных:
- В открывшемся файле Excel выберите все данные, которые используются в диаграмме.
- Скопируйте эти данные (Ctrl+C).
Перенос в документ Word:
- Вернитесь в Word и создайте новую таблицу внутри документа: Вставка -> Таблица -> Выберите нужный размер таблицы.
- Вставьте скопированные данные из Excel в созданную таблицу (Ctrl+V).
Изменение источника данных диаграммы:
- Снова щелкните по диаграмме, чтобы открыть вкладку "Конструктор".
- Нажмите "Изменить данные", но на этот раз выберите "Изменить данные в Word".
- Появится таблица в мини-формате. Вставьте точно такие же данные, которые вы скопировали из Excel.
Обновление диаграммы:
- После вставки данных в Мини-таблицу Word, диаграмма обновится автоматически. Теперь данные будут храниться внутри документа Word.

Таким образом, вы избежите проблем с разрывом ссылок, когда документ будет отправлен извне корпоративной сети. Важно помнить, что после выполнения этих шагов, данные диаграмм не будут автоматизированно обновляться при изменении оригинального файла Excel, так как связь теперь прервана.

Этот способ, направленный на интеграцию данных в документ Word, способствует уверенности в целостности данных диаграмм при передаче или совместном использовании документа.