Вопрос или проблема
Я знаю, что если я использую @John Smith в тексте электронного письма, то Outlook автоматически поместит адрес электронной почты John Smith в поле Кому.
Как я могу отметить John Smith в тексте письма, но чтобы в этот раз его адрес электронной почты попал в поле Копия?
(Мое обходное решение заключается в том, что я отмечаю его как обычно, а затем вручную перемещаю его из Кому в Копия)
@person предназначен для привлечения внимания, и вся функция Упоминаний зависит от того, что они находятся в поле Кому.
Ваше обходное решение — это практическое решение, но оно изменит поведение при использовании функции поиска для нахождения Упоминаний.
Альтернативой было бы написать надстройку или найти существующую надстройку, которая выполняет необходимое вам действие.
Для получения дополнительной информации перейдите сюда.
К сожалению, в данный момент в клиенте Outlook нет такой функции. Как указано в официальной документации, упоминаемый контакт также добавляется в строку “Кому” письма или приглашения на собрание. Согласен здесь с @spikey_richie, что это предназначено для оповещения пользователей, которые были упомянуты.
Многие функции Outlook разрабатываются и обновляются на основе отзывов клиентов. Рекомендуется разместить ожидаемые вами функции и ваши искренние предложения на вебсайте, посвященном сбору отзывов.
Ответ или решение
В Microsoft Outlook использование функции упоминаний через символ «@» позволяет автоматически добавлять человека в поле «Кому» при отправке электронного письма. Это делается для того, чтобы привлечь внимание упоминаемого получателя и повысить вероятность его прочтения сообщения. Однако если ваша цель – добавление упомянутого контакта в поле «Копия», существуют определенные ограничения.
Теория (Theory):
Функция упоминаний в Outlook по умолчанию настроена так, чтобы добавлять человека в поле «Кому», поскольку предполагается, что это сигнал получателю об определенной ответственности или необходимости принять меры. Автоматическое добавление в «Кому» связано с интерфейсным и пользовательским дизайном Outlook. Такой порядок призван упрощать коммуникацию и акцентировать внимание на ключевых получателях.
Пример (Example):
Представьте, что вы пишете письмо, в котором необходимо уведомить группу коллег о завершении проекта, но хотите, чтобы Джон Смит был в «Копии», а не в первичных адресатах. Вы упоминаете его, вводя «@John Smith» в тело письма, что автоматически помещает его в поле «Кому». Ваш текущий обходной путь заключается в том, чтобы после этого вручную перемещать Джона Смита из поля «Кому» в поле «Копия». Это приводит к небольшому изменению в рабочем процессе, но при этом может искажать логику использования упоминаний, так как система идентификации упоминаний в поиске будет работать с учетом первоначального расположения адресата.
Применение (Application):
На данный момент возможности автоматического добавления упомянутого лица непосредственно в поле «Копия» в Outlook не предусмотрено. Если это критически важно для вашего рабочего процесса, можно рассмотреть создание пользовательского надстройки. Надстройка могла бы анализировать содержимое письма на наличие упоминаний и изменять заложенный алгоритм добавления адресатов в соответствующее поле.
Для разработки подобной надстройки нужно следовать несколько этапов:
-
Определение требований: Четко сформулируйте, какие именно функции должна выполнять надстройка, например, автоматическое перемещение упоминаемых контактов в «Копию».
-
Разработка: Используйте язык программирования, совместимый с Office Add-ins, например, JavaScript или .NET, для создания соответствующего решения.
-
Тестирование: Проведите обширное тестирование надстройки в разных средах Outlook, чтобы убедиться, что она функционирует корректно по вашим требованиям.
-
Внедрение: Установите надстройку в клиентский Outlook и настройте для использования в ежедневной переписке.
Альтернативой программированию может быть использование внешних решений и готовых надстроек, которые могут расширить функциональность Outlook. Не забудьте об анализе авторитетных источников и внимательное рассмотрение отзывов.
Если вас интересуют более простые и стандартные решения, вы также можете предлагать улучшения функции и давать обратную связь на официальной платформе для обратной связи от Microsoft. Компания часто учитывает пожелания пользователей при разработке следующих версий продуктов. Таким образом, ваше предложение может быть учтено в будущих обновлениях Outlook.
Учитывая вышеописанное, на данном этапе вы делаете все возможное для временного решения задачи, и расширение через личные разработки или обращения внимания Microsoft через официальные каналы представляются наилучшими подходами к решению вашей задачи.