Вопрос или проблема
Я создал документ Word и поделился им с несколькими коллегами через OneDrive.
Как я могу получить оповещение:
- Когда кто-то откроет документ?
- Когда кто-то изменит документ?
Вы можете получить уведомление, когда файлы, которые вы поделились, редактируются.
Это опция по умолчанию. Вы можете проверить это следующим образом:
- Кликните правой кнопкой мыши на иконке OneDrive в панели задач и выберите Настройки
- Перейдите на вкладку “Настройки”
- В разделе “Уведомления” проверьте, отмечен ли следующий пункт:
“Показывать уведомления, когда люди делятся со мной или редактируют мои общие файлы” - Если он не отмечен, отметьте его и нажмите OK.
Ответ или решение
Для того чтобы получать оповещения о том, когда кто-то изменяет документ Word или Excel, хранящийся в OneDrive, выполните следующие шаги:
1. Убедитесь, что уведомления активированы
OneDrive позволяет получать уведомления о редактировании ваших файлов по умолчанию. Чтобы проверить, что данная функция включена:
- Щелкните правой кнопкой мыши на значок OneDrive в панели задач (или системном трее).
- Выберите опцию "Настройки".
- Перейдите на вкладку "Настройки".
- В разделе "Уведомления" убедитесь, что установлен флажок "Показывать уведомления, когда люди делятся со мной или редактируют мои общие файлы".
- Если он не отмечен, установите его и нажмите "ОК".
2. Настройка уведомлений о просмотре документов
На данный момент OneDrive не предоставляет встроенной функциональности для получения уведомлений о том, когда кто-то просматривает ваш документ. Однако вы можете воспользоваться функциями совместной работы и истории версий.
- Если документ был изменён, вы получите уведомление. В случае, если важно знать, был ли просмотрен документ, можно обсудить со своими коллегами создание специального процесса, например, чтобы они сообщали вам о просмотре.
3. Использование Microsoft Teams или Outlook для уведомлений
Если вы используете Microsoft Teams или Outlook, вы также можете интегрировать уведомления в этих сервисах:
- Создайте канал в Teams, где вы можете общаться с коллегами о редактировании и просмотре документов. В Teams легко отправлять сообщения и отслеживать изменения.
- Если вы используете Outlook, вы можете настроить напоминания об изменениях в документе, отправляя сообщения команде с просьбой уведомлять вас о редактировании.
4. Проверка истории версий
Вы также можете проверять историю версий документа в OneDrive, чтобы видеть изменения и, в некоторой степени, выявлять, кто и когда редактировал файл:
- Щелкните правой кнопкой мыши на документе в OneDrive.
- Выберите "История версий".
- В этом разделе вы можете увидеть все изменения и того, кто их создал.
Пожалуйста, учитывайте, что функции и возможности могут изменяться в зависимости от обновлений OneDrive и используемых приложений. Рекомендуется следить за официальной документацией Microsoft для получения актуальной информации.