Вопрос или проблема
Я обновляю серию трекеров для своей работы. Они содержат суммы по состоянию на текущий месяц и год по счетам, которые мы рассматриваем в различных отчетах. У некоторых из нас есть 2-4 отчета для анализа, у других – 3-6 отчетов, и все это зависит от частоты генерации указанных отчетов.
Каждая вкладка этих трекеров предназначена для конкретного сотрудника. На каждой вкладке находится серия из 13 таблиц. Во всех таблицах строки помечены названием отчета слева. Для первых 12 таблиц столбцы представляют собой дни каждого месяца. В правом столбце мы получаем общую сумму по всем проанализированным счетам для каждого отчета. В последней таблице у нас просто несколько столбцов, которые суммируют MTD каждого отчета для расчета YTD общего результата.
Макет выглядит отлично, но есть некоторые проблемы с редактированием этих данных.
Возможно ли создать это динамически в Excel? Возможно, на последней вкладке таблицы может быть серия списков – имена каждого сотрудника и названия отчетов под их именами. Это можно добавлять или удалять, и отчеты будут динамически добавляться к каждой таблице, не перекрывая друг друга (так что если к месячным таблицам одного человека добавляются две строки, они добавляются без перезаписи любых таблиц внизу)? Я хочу иметь возможность вручную вводить числа, я пробовал использовать сводную таблицу, но здесь, похоже, она не работает, так как если я пытаюсь редактировать значения, возникает ошибка. Или я что-то упустил?
Ответ или решение
Чтобы создать динамические и повторяемые таблицы в Excel 365, основанные на списке, мы можем воспользоваться функциями Excel, такими как таблицы, формулы и функции динамического массива. Давайте рассмотрим этапы, которые помогут вам достичь этой цели.
Шаг 1: Подготовка данных
Создайте новый лист в вашем файле Excel, который будет служить в качестве базы данных. Назовем его, например, "Данные". В этом листе установите следующую структуру:
- Столбец A: Имя сотрудника
- Столбец B: Название отчета
- Столбец C: Данные (например, количество проверенных счетов)
Это позволит вам динамически добавлять и удалять записи, а также иметь возможность легко управлять данными.
Шаг 2: Создание динамических именованных диапазонов
Для того чтобы таблицы обновлялись динамически, создайте именованные диапазоны. Перейдите на вкладку "Формулы" и выберите "Менеджер имен". Создайте имя, например, "Сотрудники", и используйте формулу, подобную следующей:
=UNIQUE(Данные!A:A)Это будет динамически извлекать уникальные имена сотрудников из столбца A. Аналогично, создайте именованный диапазон для отчетов:
=UNIQUE(ФИЛЬТР(Данные!B:B, Данные!A:A=Сотрудники))Это создаст динамический список отчетов для каждого сотрудника.
Шаг 3: Использование таблиц
На каждом листе сотрудника создайте таблицы для отчетов. Для создания таблицы выделите диапазон данных и используйте "Вставка" → "Таблица". Убедитесь, что таблица имеет заголовки.
Шаг 4: Динамическое заполнение таблиц
Используйте формулы массива или функции, такие как ФИЛЬТР, чтобы собрать данные для каждой таблицы. Например, для первого отчета создайте формулу следующим образом:
=ФИЛЬТР(Данные!C:C, (Данные!A:A=Текущий_Сотрудник)*(Данные!B:B="Наименование_отчета"))Эта формула будет заполнять вашу таблицу данными, соответствующими текущему сотруднику и выбранному отчету.
Шаг 5: Создание новых строк для таблиц
Для того чтобы новые отчеты добавлялись без перекрытия, используйте РАЗДЕЛИТЬ для разделения таблиц на основе диапазона. Можно использовать простую формулу:
=МИН(ЧИСЛО(Данные!A:A))Это поможет вам динамически определять, сколько строк нужно для каждого отчета.
Шаг 6: Итоги и МТД / YTD
Для итоговых значений (МТД и YTD) вы можете использовать функции СУММ, которые будут складывать данные из столбца нужного отчета. Например:
=СУММ(ФИЛЬТР(Данные!C:C, Данные!A:A=Текущий_Сотрудник))После этого создайте итоги для YTD, складывая все значения МТД.
Шаг 7: Автоматизация
Для завершения процесса, вы можете использовать функции управления событиями в VBA или макросы для автоматического обновления данных, если это необходимо, хотя для большинства случаев перечисленных выше возможностей Excel 365 будет достаточно.
Заключение
Эти шаги позволят вам создать динамические таблицы в Excel, которые автоматически обновляются на основе введенных данных. Вам не потребуется вручную редактировать каждую таблицу, что значительно упростит ваш процесс работы с отчетами. Если у вас есть дополнительные вопросы или нужна помощь с конкретными формулами, не стесняйтесь спрашивать!