Вопрос или проблема
Я знаю, как получить ссылку на избранное приложение/входящую почту, но меня интересует, есть ли способ получить эту ссылку, не добавляя мою собственную учетную запись в список доступа к почтовому ящику и не добавляя её в мой Lotus. Просто чтобы это было проще, чем вручную добавлять их для пользователей (у нас их много, для отдельных клиентов, поэтому я добавлял и удалял себя для наших основных корпоративных ящиков. Мне бы хотелось легко получать ссылки для каждого из них).
У меня есть доступ для добавления/удаления людей из почтовых ящиков, но это всё, на что простирается мой административный доступ.
Почему вы добавляете себя в список контроля доступа? Предположительно, если вы администратор, у вас должен быть административный доступ в acl, будучи частью какой-то группы администраторов, уже находящейся в acl. Вы можете отправить doclink конечным пользователям, добавив базу данных в ваше рабочее пространство, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав база данных–>копировать как ссылку, а затем вставив эту ссылку в письмо.
Ответ или решение
Создание ссылки на группу электронной почты в Lotus Notes требует понимания различных тонкостей работы этой платформы. Давайте обсудим теорию процесса, приведем примеры и углубимся в применение.
Теория
Lotus Notes, теперь известный как HCL Notes, представляет собой мощную платформу для управления электронной почтой и документами с возможностью создания ссылок для прямого доступа к определенным почтовым ящикам или базам данных. Каждый объект в Notes, будь то электронное письмо, документ или база данных, имеет уникальный идентификатор — doclink, который можно использовать для доступа к ресурсу. Обычно для создания такого doclink требуется доступ к объекту, например, добавление в список контроля доступа (ACL).
Поскольку вы имеете возможность добавлять и удалять пользователей из почтовых ящиков, но ваше админское поручение ограничено, это накладывает определенные рамки. Понимание того, как осуществляется взаимодействие с ACL и каким образом создаются ссылки в Lotus Notes, поможет выстроить стратегию без необходимости постоянного добавления себя в ACL конкретного почтового ящика.
Пример
Чтобы создать ссылку на почтовый ящик Lotus Notes, обычно нужно завести этот почтовый ящик на своей рабочей панели и уже оттуда извлечь ссылку:
-
Добавление базы на рабочую панель: Откройте Lotus Notes и добавьте нужную базу данных на свой рабочий стол. Для этого вы можете использовать внутреннюю навигацию по базам данных или поиск нужной базы по имени или алиасу.
-
Копирование ссылки: На рабочем столе щелкните правой кнопкой мыши по иконке базы данных. В контекстном меню выберите «База данных» -> «Копировать как ссылку» -> «Ссылка на документ» или «Ссылка на вид», в зависимости от вашего предпочтения.
-
Передача пользователям: Вставьте эту ссылку в электронное письмо или другой документ, чтобы отправить ее пользователям. Это действие позволяет обойти необходимость добавления вас в ACL почтового ящика на постоянной основе.
Теперь, имея ссылку на базе данных, вы можете отправить ее по электронной почте пользователям. Они смогут открыть базу данных через ссылку при условии, что у них есть соответствующие разрешения в ACL.
Применение
Чтобы эффективно использовать этот метод, рекомендуется организовать рабочий процесс следующим образом:
-
Категоризация баз данных: Создайте систему категоризации для почтовых ящиков на вашей рабочей панели. Это облегчит процесс поиска необходимых ссылок и увеличит вашу эффективность при работе с многочисленными клиентскими профилями.
-
Создание шаблонов писем: Для быстрого распространения ссылок подготовьте шаблоны писем, в которых пользователи будут получать не только ссылку, но и информацию о том, как ее использовать. Это особенно важно, если пользователь не настолько погружен в детали работы с Lotus Notes.
-
Обратная связь: Включите секцию для обратной связи в шаблоне письма. Это позволит пользователям быстро сообщать об ошибках или трудностях с доступом, что в свою очередь позволит быстро изменить ACL, если это действительно необходимо.
-
Автоматизация процессов: Рассмотрите возможность автоматизации процесса добавления и удаления пользователей из ACL с помощью скриптов или административных инструментов Lotus Notes. Это потенциально снизит необходимость ручного вмешательства в рутинные операции.
Изучив предложенные методы, вы сможете более эффективно управлять доступом к почтовым ящикам в Lotus Notes без необходимости добавления себя в списки контроля доступа, что упростит вашу работу и повысит продуктивность.