Вопрос или проблема
Это не такой простой вопрос, как может показаться. Отсюда весь описательный текст…
Я и моя команда используем Outlook 2007. У меня есть свой личный календарь, и я также делюсь календарем с другими членами команды (который в основном используется для уведомления всех об отпусках и других событиях). Остальные в моей команде не являются техническими специалистами.
Я хотел бы создать ярлык или шаблон, который любой из нас может использовать для создания встречи в общем календаре. Моей первоначальной мыслью было создать новую встречу, но вместо того чтобы фактически добавлять ее в календарь, я сохранял бы ее как файл шаблона Outlook (.oft). После создания я отправлю его своей команде и скажу, чтобы они поместили его в свои файлы шаблонов и разместили ярлык на рабочем столе. Затем, если они хотят добавить отпуск в общий календарь, они просто дважды щелкнут по ярлыку, изменят даты и т. д., затем сохранят и закроют его.
Однако, когда я это делаю, это не сохраняет факт того, что это встреча в общем календаре – это просто добавляет встречу в личный календарь члена команды. Похоже, в шаблоне нет возможности указать календарь. Я также пробовал сохранять шаблон как файл .ics или .vcs, без особого успеха.
Кроме того, если член команды добавляет встречу в общий календарь, другие участники не получают уведомлений, если встреча не создана как собрание, и другие участники не приглашены явным образом.
Я нашел это онлайн (http://office.microsoft.com/en-us/outlook-help/keep-everyone-informed-about-time-away-from-the-office-HA010209819.aspx), что, ПОХОЖЕ, говорит, что это не встроенная функция (так как показывает кучу шагов, которые нужно пройти). Я бы ПРЕДПОЧЕЛ не добавлять этот материал напрямую в личные календари каждого другого человека.
Итак…
- Можно ли это сделать нативно (т.е. напрямую в Outlook)?
- Будет ли такой функционал в календаре Sharepoint более логичным решением?
- Есть ли способ сделать то, что я хочу, чтобы другие члены команды получали уведомления?
Как я уже сказал, я ищу максимально простой интерфейс – эти люди не захотят делать больше, чем просто открыть что-то и изменить даты. Кроме того, у них, вероятно, не будет никакого сложного программного обеспечения на их компьютерах, хотя у них будут обновлены Java и (возможно) .NET фреймворки.
Также, до того как кто-то начнет шутить, да, это должно работать с Outlook 2007, так как это корпоративный стандарт – мы не можем его изменить, хотя, например, Google Calendar сделал бы это прекрасно. Очевидно, если эта функция доступна в Outlook 2010, это замечательно – возможно, мы сможем обновиться.
Спасибо!
Вы подключаетесь через сервер Exchange? Какой у вас почтовый сервер? Ваша команда должна иметь возможность отправлять приглашения друг другу, чтобы делиться календарем. Как только они это сделают и другие члены примут приглашение, этот человек должен иметь возможность щелкнуть правой кнопкой мыши по своему календарю и установить уровни прав. Мы используем MSExchange2003 и Outlook 2007 и можем это сделать.
Ответ или решение
Создание встречи в общем календаре Outlook 2007 может оказаться более сложной задачей, чем кажется на первый взгляд, особенно с учетом ограничений, связанных с использованием устаревшей версии программы. Давайте рассмотрим шаги, которые помогут вам максимально эффективно работать с этой ситуацией.
Возможности и ограничения Outlook 2007
-
Нативная реализация в Outlook 2007:
К сожалению, Outlook 2007 не поддерживает создание шаблонов, которые бы автоматически размещали встречу в общем календаре. При создании шаблона в формате .oft, .ics или .vcs, событие по умолчанию сохраняется в личный календарь пользователя. Единственным способом напрямую добавлять событие в общий календарь является создание встречи вручную, что может быть неудобно для членов вашей команды.
-
Использование SharePoint:
Если вашей организации доступен SharePoint, возможно, стоит рассмотреть создание календаря на этой платформе. SharePoint предлагает улучшенные функции работы с общественными календарями и может упростить добавление и уведомление о встречах. Благодаря интеграции с Microsoft Outlook, многие задачи можно было бы автоматизировать и упростить.
-
Уведомления о событиях:
В Outlook 2007 уведомления для других пользователей могут быть отправлены только в формате встреч, где другие участники добавляются как обязательные или опциональные. Для автоматического уведомления всех пользователей нужно будет обеспечить, чтобы они были приглашены на каждый созданный в общем календаре ивент.
Как эффективно организовать процесс
-
Создание инструкции: Создайте пошаговую инструкцию для вашей команды, описывающую процесс создания встреч в общем календаре. Вы можете подготовить скриншоты для облегчения восприятия.
-
Обучение и поддержка: Поскольку члены вашей команды не обладают техническими знаниями, рекомендуется провести небольшую сессию обучения или просто объяснить основные действия. Это поможет устранить возможные ошибки и ускорить процесс привыкания к новому способу работы.
-
Настройка разрешений: Убедитесь, что всем членам команды предоставлены необходимые права доступа к общему календарю, чтобы они могли добавлять и изменять события.
-
Обновление системы: Если есть возможность, рассмотреть вопрос обновления до более поздней версии Outlook, что предоставит больше функциональных возможностей и удобства в использовании.
Альтернативные подходы
- Использование скриптов VBA: Если ваша компания позволяет использование макросов, можно написать макрос на VBA, который бы автоматически добавлял событие в общий календарь. Однако этот подход требует технических знаний и может быть сложным для непрофессионалов.
Заключение
Хотя задача создания встречи в общем календаре в Outlook 2007 и связанная с этим автоматизация может быть сложной, следуя вышеописанным рекомендациям, вы сможете значительно упростить этот процесс и сделать его более эффективным для всей команды. Помните, что ключом к успешной организации процесса является ясное объяснение и обучение ваших коллег.