Вопрос или проблема
Закрыто. Этот вопрос основан на мнении. В данный момент ответы не принимаются.
Хотите улучшить этот вопрос? Обновите вопрос, чтобы его можно было ответить на основе фактов и цитат, отредактировав этот пост.
Закрыто 9 лет назад.
Этот пост был отредактирован и передан на рассмотрение 4 часа назад.
Улучшить этот вопрос
У меня ежедневно поступает несколько сотен писем на работу. Многие из них являются частью электронного разговора, который продолжается несколько дней или даже недель, поэтому мне не хочется просто их удалять, так как в какой-то момент в ближайшем будущем они могут понадобиться мне для справки. В результате у меня в папке “Входящие” находится тысячи писем, и большинство из них уже не актуально. Я использую Thunderbird, поэтому у меня есть некоторые функции организования, но что мне действительно нужно, так это эффективная общая методология управления электронной почтой. Есть ли у кого-нибудь советы?
Комбинация различных интерпретаций стратегии “нулевой почтовый ящик” и процесса “Сделай дела”.
Самодисциплина: просматривайте свой почтовый ящик всего несколько раз в день – когда начинаете работу, незадолго до ее окончания и пару раз в промежутках.
Организация почтовых файлов: создайте две “специальные” папки в своем почтовом файле: корзину и мягкий мусор. Затем создайте папки для работы (и, возможно, личные) с различными подпапками для проектов / тем.
Процесс: всякий раз, когда вы открываете свой почтовый ящик, разберите все письма, начиная с верхнего и не останавливаясь, пока почтовый ящик не станет пустым. В зависимости от количества почты просматривайте почтовый ящик итеративно, пока он не станет пустым.
Возможные действия с каждым письмом:
удалить сразу в корзину почтового ящика (вещи, которые вам определенно больше не нужны)
переместить в папку мягкого мусора (вещи, которые вам могут понадобиться в ближайшем будущем)
переместить в папку корзины (вещи, которые вы хотите сохранить)
переместить в специализированную папку под папками работы или личными (вещи, которые вы хотите сохранить и которые достаточно важны)
Разница между корзиной и специализированными папками под работой
Постарайтесь положить все в корзину и просто используйте функцию поиска. Но, возможно, есть определенные темы / проекты / вопросы, которые вы хотите сгруппировать вместе и иметь возможность видеть их целиком – тогда вы помещаете их в соответствующим образом названную папку.
Еще один совет для папки корзины – в зависимости от вашего почтового приложения – используйте теги для улучшения функций поиска.
Что делать с папкой мягкого мусора
Регулярно удаляйте письма из папки мягкого мусора, например, письма старше 3 месяцев. Это дает вам определенное количество отложенных писем, когда вы понимаете, что вам нужно то письмо, которое вы удалили 2 дня назад, потому что думали, что больше не понадобиться…
“Н零” — безусловно, лучший ответ, как предложил Мани. После того, как вы с этим разберетесь, ознакомьтесь с “Сделай дела: Искусство продуктивности без стресса” (печатное издание).
Это поможет вам уточнить ваши newfound superpowers.
Чтобы обобщить процесс GTD:
При обработке ведра строго соблюдается рабочий поток:
Начинайте с верхней части.
Рассматривайте один элемент за раз.
Никогда не возвращайте ничего в ‘входящие’.
Если предмет требует действия, сделайте одно:
Сделайте это (если это занимает менее двух минут)
Делегируйте это
Отложите это
Если предмет не требует действия, сделайте одно:
Запишите это для справки
Выбросьте это
Инкубируйте это для возможного действия позже
Если что-то занимает менее двух минут, это должно быть сделано немедленно. Правило двух минут является руководством и охватывает примерно то время, которое потребуется, чтобы официально отложить действие.
Смотрите статью в Википедии для получения дополнительной информации.
Мне действительно нравится стратегия “нулевой почтовый ящик”. Конечно, это требует определенных усилий, но вы не можете ожидать беззатратного управления электронной почтой, не так ли?
Это немного экстремально/неконтролируемо, но иногда я делаю (в gMail) “Выбрать все”, а затем просматриваю и снимаю выбор с важных писем, а затем нажимаю ‘Архивировать’. Это оставляет только важные вещи в “Входящих”.
У меня намного больше ненужной почты, чем я осознаю, так что это действительно хорошо работает для меня.
Как всегда, ваш опыт может отличаться.
Я перестал организовывать свою почту, потому что чувствовал, что все портит и позволяю письмам накапливаться, и тогда просто не мог найти то, что искал, потому что не знал, в какую папку его положил. Заметьте, я использую Outlook 2003 и получаю менее 30 сообщений в день.
Вот что я делаю сейчас:
Я установил Google Desktop, потому что он позволяет мне лучше искать в электронной почте, чем что-либо другое, что я могу найти.
Я сохраняю один месяц почты в “Входящих”. После этого я переношу его в отдельный архив.
У меня есть несколько папок, которые я использую, но они в основном для автоматизированных писем, которые я получаю, и для писем, на которые я часто ссылаюсь. Большинство из этих папок имеют настроенное правило, которое автоматически помещает письмо в эту папку и полностью игнорирует мой почтовый ящик.
Удачи!
Ответ или решение
Управление почтовым ящиком может быть проблематичным, особенно если вам ежедневно приходит огромное количество писем. Эффективные методологии управления электронной почтой могут значительно повысить вашу продуктивность и снизить уровень стресса, связанного с перегруженной почтой. Рассмотрим несколько стратегий, которые помогут вам организовать свой почтовый ящик и минимизировать загромождение.
Методология "Inbox Zero"
Inbox Zero (Ноль в почтовом ящике) — это подход, который предполагает, что ваша цель состоит в том, чтобы обрабатывать каждое письмо и поддерживать почтовый ящик в чистоте. Главное правило этого метода заключается в том, чтобы не оставлять письма в папке "Входящие" без анализа. Программа обработки писем обычно делится на несколько этапов:
-
Обработка входящих писем: Каждый раз, когда вы открываете почтовый ящик, обрабатывайте его сверху вниз. Не оставляйте непроверенные письма.
-
Действия с письмами:
- Удалить: Если письмо не требуется, немедленно удалите его.
- Переместить в папку "Мягкий мусор": Если вам может понадобиться письмо в ближайшем будущем, переместите его в эту папку.
- Переместить в папку "Корзина": Для долговременного хранения используйте специальные папки для проектов или тем.
- Ответить или сделать: Если на письмо требуется ответ или действие, сделайте это немедленно, если задача занимает менее двух минут.
-
Регулярные ревизии: Обязательно проверяйте папку "Мягкий мусор" каждые несколько месяцев и удаляйте лишние письма, чтобы предотвратить её переполнение.
Метод "Getting Things Done" (GTD)
Методология, известная как Getting Things Done (GTD), разработанная Дэвидом Алленом, также предлагает системный подход к управлению электронными письмами. Основные этапы GTD включают:
- Сбор: Все бумаги, включая электронные письма, собираются в одном месте.
- Обработка: Каждое письмо обрабатывается индивидуально с решением, требуются ли действия.
- Организация: Определите, какие письма можно удалить, какие следует выполнить и какие нужно сохранить.
- Огляд ситуации: Регулярно пересматривайте все папки и задания, которые вы создали.
Эта система помогает отвлекаться от потока входящих писем и придерживаться рабочего плана.
Оптимизация структуры папок
Создание эффективной структуры папок имеет решающее значение. Вот несколько советов:
- Создайте специальные папки: Папки для проектов и тем (профессиональные и личные) помогут быстро находить нужные письма.
- Используйте "Поиск": Если ваша почтовая программа поддерживает поисковые метки, используйте их для улучшения поиска по важным проектам.
- Объединение автоматизации: Настройте правила на автоматическую сортировку определённых писем в соответствующие папки. Это снизит нагрузку на вашу "входящую" почту.
Подход к управлению временем
Ограничьте количество раз, когда вы проверяете почту в течение дня. Например, планируйте это делать только трижды: в начале рабочего дня, перед окончанием работы и дважды в промежутке. Это поможет вам сосредоточиться на более важных задачах, а не на постоянных уведомлениях.
Заключение
Ведение почтового ящика в порядке требует творчества, упорства и регулярного контроля. Методологии Inbox Zero и GTD предоставляют действенные стратегии для достижения нуля в почтовом ящике и повышения вашей продуктивности. Разработайте подход, который будет соответствовать вашим рабочим привычкам, и не бойтесь адаптировать его под себя.