Вопрос или проблема
Фон
Мне было поручено создать дашборд для базы данных волонтеров. Одна из требуемых информаций — это соотношение полов среди волонтеров. База данных находится в Google Spreadsheet (поскольку это менее 1000 человек и проще для отдела администрирования для ввода данных). Я смог подключить её к Looker Studio и создать для неё круговую диаграмму.
Теперь они хотят, чтобы я создал таблицу соотношения полов на каждый месяц года. И они также хотят, чтобы это было сделано ежемесячно для каждого другого параметра, например, соотношение активных к общей численности, возрастная группа.
| Янв | Фев | Мар | Апр | |
|---|---|---|---|---|
| Мужчины | 150 | 180 | 200 | 240 |
| Женщины | 250 | 220 | 300 | 260 |
| Соотношение | 38 | 45 | 40 | 48 |
Я понял, что нужно создать еще одну таблицу для хранения значений каждого параметра: количество мужчин, количество женщин, соотношение мужчин к женщинам, количество активных волонтеров, общее количество волонтеров, количество <20 лет и так далее, для каждого месяца.
На данный момент самый простой метод — это чтобы администратор в конце каждого месяца вводил цифры для каждого отслеживаемого значения в эту таблицу.
Мои опасения:
- Возможно, что отслеживаемые параметры будут расти, и нам потребуется предоставить ретроактивные данные (до начала отслеживания параметра)
- Связано с первым пунктом: администратор не может успеть за количеством параметров, которые нужно отслеживать
- Ошибка ввода данных, так как это делается вручную
Исходя из этого, я пришел к выводу, что мне необходимо ежемесячно создавать снимок данных, на котором администратор будет работать. Это позволит откатываться при необходимости (пункт 1) и обеспечит аудит и исправление числовых ошибок (пункт 3).
Правильная ли это стратегия? Что я могу улучшить в этой стратегии? Особенно то, что может помочь с пунктом 2.
Мне кажется, что это базовый вопрос, но у меня очень мало опыта в разработке стратегий и больше в формулах Excel. Если мой курс правильный, я хотел бы спросить о том, как автоматизировать снятие снимков в Looker (если возможно) и использовать их автоматически при создании отчетов.
Ответ или решение
Создание ежемесячного отчета является важной задачей для эффективного ведения бизнеса, так как он позволяет анализировать динамику изменений и принимать обоснованные решения. В предоставленной ситуации вы сталкиваетесь с задачей создания отчета на основании данных о волонтерах, представленных в Google Таблицах и визуализированных в Looker Studio. Для успешного выполнения этой задачи, необходимо продумать надежную стратегию, которая минимизирует ошибки и упрощает процесс.
Теория
Прежде чем приступить к реализации стратегии, необходимо понять, какие параметры вам нужно отслеживать и каким образом вы будете анализировать и отображать эту информацию. Проблема увеличения количества отслеживаемых параметров со временем и риск ошибок ввод данных требуют, чтобы вы разработали систему автоматизации, которая бы минимизировала вмешательство человека в процессы сбора и обработки данных.
Кроме того, создание механизма моментальных снимков данных каждый месяц позволяет добиться аудита и ретроспективного анализа данных. Это особенно важно в случаях, когда требуется восстановить данные за прошлые периоды.
Пример
Рассмотрим создание аналогичного отчета для другой организации. Основной набор данных включал в себя гендерный состав, возрастные группы и статус активности участников. Использование инструментов Google Sheets позволяло раз в месяц автоматически копировать данные в отдельную таблицу, которая хранила снимки данных за каждый месяц.
Далее, данные из этих таблиц автоматически подтягивались и визуализировались в отчетах с помощью Looker Studio, что позволяло менеджерам получать актуальные сведения без лишних усилий на ввод данных. Добавление новых параметров в отчет через динамические диапазоны длилось всего несколько минут.
Применение
Для вашей ситуации, оптимальной стратегией будет следующая:
-
Автоматизация ввода данных:
- Создайте отдельные листы в Google Таблицах для данных каждого месяца. Используйте Google Apps Script для автоматического создания копий ежемесячных данных.
- Используйте функции Google Sheets, такие как QUERY и IMPORTRANGE, для извлечения и агрегирования данных из разных листов, а также для построения сводных таблиц.
-
Стандартизация и расширение параметров:
- Разработайте стандартную форму для ввода данных. Это может быть отдельный шаблонный лист в Google Таблицах, который будет обновляться администратором минимально.
- Особенно полезным будет сделать так, чтобы новая информация автоматически затягивалась из других листов, что уменьшает вероятность ошибок и ускоряет процесс.
-
Интеграция с Looker Studio:
- Установите регулярное обновление данных из Google Sheets в Looker Studio с помощью настроек подключения, чтобы отчеты автоматически обновлялись каждый месяц.
- Используйте надежные методы визуализации для представления сложных данных в удобной, легко воспринимаемой форме. Это позволит менеджерам и заинтересованным сторонам быстрее принимать решения.
-
Контроль данных и аудиты:
- Осуществляйте регулярные аудиты данных, чтобы убедиться в их точности. Организуйте процесс проверки и поддержки данных с учетом неверных или отсутствующих значений.
- Разработайте систему уведомления для администраторов о необходимости коррекции данных при обнаружении отклонений.
-
Обучение сотрудников:
- Проведите обучающие сессии для администраторов, чтобы они понимали все нюансы ввода данных и использования Google Sheets и Looker Studio.
Следуя этой стратегии, вы сможете создать систему, которая обеспечит надежное и эффективное использование данных, полностью автоматизированный сбор и анализ информации. Это не только улучшит качество отчетов, но и обеспечит долгосрочную устойчивость и гибкость в изменениях требований к данным.