Контроль версий для Word

Я работаю в небольшом офисе при университете и отвечаю за физические документы для студентов, такие как пособия, анкеты и так далее. У нас есть 10-15 студентов в год, которые работают с нами, чтобы заработать немного денег и помочь нам в подготовке этих документов, помощь другим студентам и т.д.

Предыдущий директор офиса ужасно разбирался во всем, что связано с компьютерами, поэтому мы в конечном итоге работали на бумаге для каждого изменения, которое нам нужно было внести, накапливая тонны бесполезных листов и сходя с ума, когда нам нужно было найти последнюю версию чего-либо.
Более того, имея нового стажера каждый день, было буквально невозможно отслеживать изменения в чем-либо.

Итак, я сейчас ищу золотую середину и думал о чем-то вроде git-рабочего процесса для непrogramмеров.
Я создаю базовый документ, скажем, студенческое пособие 2015-16.doc, и ежедневно студент, работающий над ним, будет отправлять запрос на объединение, который я принимаю полностью или частично и могу просмотреть предыдущие версии.

Я не могу использовать cygwin и просить людей вводить команды git в оболочке (это же не компьютерно-научный университет), поэтому я задавался вопросом, существует ли что-то вроде плагина для Word, который работает незаметно за кулисами.

Если можете, попробуйте перейти на Google Docs. Он отлично справляется с этой ситуацией.

Он предназначен для совместной работы над документами; он подкрашивает правки или отмечает их зачеркиванием для удалений, пока правка не будет одобрена.

Вы можете видеть, кто внес какие-либо правки на странице, потому что он отображает имя в правом поле для ожидающих правок.

Google Docs Об этом

Недавно я делал корректуру документа в google docs. Внесенные мною изменения были окрашены в зеленый цвет и отмечены в правом поле с именем, показывающем моё имя, пока владелец документа не проверил и не одобрил их.

Вот документ справки Google о том, как сделать “предложенные изменения”.

Справочный раздел Google docs

В Word есть инструменты для совместной работы и контроля версий, но, как и во многих других случаях с Microsoft, это не соответствует стандарту, несовместимо с чем-либо другим и может даже не работать между версиями или установками Word.

Если вам необходимо использовать Word, я бы предложил использовать встроенные инструменты рецензирования, но вместо git – который обрабатывает .docx как двоичный файл, воспользуйтесь mercurial, (hg), с расширением zipdoc. Я бы рекомендовал делать обзор перед коммитом изменения.

Вы можете использовать открытый менеджер документов для совместной работы и отслеживания версий. Я бы начал с изучения alfresco, nuxeo и sensenet. (Раскрытие информации: моя компания является партнером SenseNet.)

Мы используем SenseNet внутри компании для управления нашими документами, чтобы избежать ситуации, которую вы описали. Чтобы реализовать это решение, вам сначала нужно загрузить и установить базу данных; MS SQL Server Express бесплатен и подходит для небольшой группы, такой как ваша. Затем загрузите и установите общественную версию SenseNet на Codeplex. У SenseNet есть форум, который может помочь, если у вас возникнут проблемы с установкой.

После установки вам нужно перейти на страницу Рабочей области документов и щелкнуть по ссылке “Новая Рабочая область документа” и заполнить диалоговое окно. “Менеджер проекта” может утверждать документы, поэтому установите это значение для соответствующего пользователя. Если вы хотите, чтобы все документы имели версионность, установите выпадающее меню История версий на “Основные и второстепенные” и “Утверждение содержимого” на Истинно, затем нажмите кнопку Сохранить. После этого вы должны увидеть что-то похожее на скриншот ниже.

Члены рабочей области затем могут просматривать/изменять/одобрять в зависимости от разрешений, которые вы назначили им при добавлении. Большинство операций, которые вам нужны, отображаются в выпадающем меню документа (см. выделенные элементы на втором изображении):

• Скачать (просто получить копию)
• Выдача (блокирует изменения до возврата)
• Опубликовать (утверждает документ)
• Версии (просмотр предыдущих версий и
  опционально возврат)
• Установить уведомление (уведомляет пользователей об изменениях в
  документе)

Посмотрите на Draft. Вы не можете использовать документы Word с ним, но я думаю, что у него есть совместные и одобрительные аспекты, которые вы ищете.

Он в первую очередь предназначен для обычного текста и markdown, так что учтите это. Он действительно позволяет взаимодействие в стиле “запроса на объединение”, которое вы запрашиваете:

Однако, когда вы делитесь своим документом с помощью Draft, любые изменения, которые вносит ваш сотрудник, происходят на их собственной копии документа, и вы можете принять или проигнорировать каждое отдельное изменение, которое они вносят. Вот как это выглядит:

Вы можете использовать сервер Sharepoint или сервис Sharepoint (который бесплатен в использовании).

Если это подходит вашему бизнес-кейсу, вы также можете проверить Office 365. Подобный процесс проверки/одобрения уже интегрирован в Word некоторым образом.

Использование git в этом случае не является лучшей идеей, так как он просто обрабатывает полный файл как коммит, а не части внутри контейнера Word.

Если вы действительно хотите контроля версий, что, судя по всему, вы хотите, поскольку упоминаете git, и хотите, чтобы это могло использоваться людьми, не слишком разбирающимися в технологии, то я могу горячо рекомендовать PlasticSCM.

Я использую его уже несколько лет для своего личного кода на разных языках. Меня особенно впечатляют его возможности сравнения/слияния, а также некоторые графические элементы (не говоря уже о бесплатной футболке за прохождение опроса ,-)

Что лучше всего для вас, он интегрируется с MS Office, добавляя новые кнопки на панель инструментов, и у него есть мощные возможности сравнения и слияния MS Office (Word и Excel).

Мы только что выпустили новые изменения в интеграции Plastic SCM с
несколькими инструментами Microsoft Office: Word, Excel и PowerPoint.

Теперь вы сможете сравнивать документы Word, таблицы Excel и даже
презентации PowerPoint (ограничено старыми версиями, которые поддерживали это).

Теперь вы также сможете объединять файлы Microsoft Word… сразу из коробки! О чем новые изменения, которые касаются ситуации, когда несколько человек обновляют
и делают копии одних и тех же файлов, несколько версий легко выходят из-под контроля.

Теперь Plastic SCM может сравнивать программные форматы, включая файлы Microsoft Office.

Мы выпустили интеграцию с Office в Windows для выполнения сравнения и
слияния для документов Office.

Как уже упоминалось, теперь вы можете использовать Plastic SCM (по умолчанию) для
слияния документов Microsoft Word.

Новый релиз также добавляет возможности сравнения для:

Excel - Microsoft Excel 2003 и позже
Word - Microsoft Word 2003 и позже
PowerPoint - Microsoft Power Point 2003 (Microsoft перестал поддерживать сравнение после релиза 2003 года)