Вопрос или проблема
Запрашиваю вашу поддержку, так как не очень хорош в скриптинге. Я использую gmail для почтовой связи, и он также настроен в Outlook через настройки imap.
Так как моя почтовая ящик gmail часто заполнен из-за большого количества ежедневных отчетов по электронной почте, я хочу переместить ежедневные отчеты, которые старше 1 дня, в определенную папку в моем локальном файле PST.
Поэтому прошу вашей помощи в достижении этой задачи.
Из-за ограниченной способности отдельного человека предоставлять услуги по скриптингу, как обходной путь, вы можете использовать правила в Outlook, чтобы перемещать эти ежедневные сообщения в специальную папку и автоматически архивировать эту папку. Однако не рекомендуется устанавливать интервал архивации на один день, так как это может привести к задержкам в работе Outlook и повлиять на остальные ваши операции.
Кроме того, возможно, вам будет интересно узнать о других способах управления размером почтового ящика, и я нашел похожую тему, где вы можете найти немного вдохновения.
Ответ или решение
Как создать макрос для перемещения крупных писем в PST-файл
Вам может понадобиться автоматизировать процесс перемещения писем в формате PST, особенно в ситуациях, когда почтовый ящик Gmail, доступный через Outlook с использованием IMAP, заполняется из-за большого объема отчетов. В этом ответе мы рассмотрим, как создать макрос VBA в Outlook, который будет перемещать письма старше одного дня в определенную папку PST.
1. Подготовка к созданию макроса
Перед тем как начать, убедитесь, что у вас разрешено использование макросов в Microsoft Outlook:
- Откройте Outlook.
- Перейдите в "Файл" > "Параметры".
- Выберите "Центр управления безопасностью" > "Параметры центра управления безопасностью".
- Убедитесь, что настройки позволяют запускать макросы.
2. Создание макроса
Следуйте данным инструкциям, чтобы создать макрос, который будет перемещать письма:
- Откройте Outlook.
- Нажмите
ALT + F11, чтобы открыть редактор Visual Basic for Applications (VBA). - В меню "Insert" выберите "Module", чтобы создать новый модуль.
- Скопируйте и вставьте следующий код в редактор:
Sub MoveOldReportsToPST()
Dim olNS As Outlook.Namespace
Dim olFolder As Outlook.Folder
Dim olDestinationFolder As Outlook.Folder
Dim olItem As Object
Dim olMail As Outlook.MailItem
Dim dateLimit As Date
Dim PSTFolderName As String
PSTFolderName = "Имя вашей папки PST" ' Укажите имя вашей целевой папки в PST
dateLimit = Date - 1 ' Письма старше 1 дня
Set olNS = Application.GetNamespace("MAPI")
Set olFolder = olNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Входящие
Set olDestinationFolder = olNS.Folders("Имя вашего PST файла").Folders(PSTFolderName)
For Each olItem In olFolder.Items
If TypeOf olItem Is Outlook.MailItem Then
Set olMail = olItem
If olMail.ReceivedTime < dateLimit Then
olMail.Move olDestinationFolder
End If
End If
Next olItem
MsgBox "Перемещение завершено.", vbInformation
End Sub3. Настройка макроса
- Замените
"Имя вашей папки PST"на название папки, в которую вы хотите перемещать старые сообщения. - Замените
"Имя вашего PST файла"на название вашего PST файла.
4. Запуск макроса
Чтобы запустить макрос:
- В редакторе VBA нажмите на кнопку
F5или выберите "Run" > "Run Sub/UserForm". - В Outlook глобально переместятся все письма старше одного дня в выбранную папку PST.
5. Настройка автоматического запуска
Для автоматического выполнения этого макроса вы можете создать правило или использовать планировщик задач в Windows, чтобы запускать Outlook и использовать данный макрос периодически.
6. Рекомендации по управлению почтой
Кроме макросов, вы можете также рассмотреть использование правил в Outlook для автоматического перемещения почты в определенные папки. Например, правила могут фильтровать письма по отправителю или по теме и перемещать их в заданные папки. Однако, хотя вы можете настроить правила для перемещения писем, следует избегать определения интервалов архивации в один день, так как это может негативно отразиться на производительности Outlook.
Заключение
Создание и использование макросов может значительно облегчить вашу работу с Outlook, особенно при управлении большим объемом электронной почты. Следуя указанным рекомендациям, вы сможете эффективно перемещать старые отчеты в PST, что поможет сохранить ваш почтовый ящик в порядке.