Мне нужно предложение для небольшого, но динамичного проекта по автоматизации/генерации документов на заказ. В настоящее время я использую Excel.

Резюме:

У меня есть один конкретный клиент, который требует от нас доставки нескольких ежегодных пакетов и писем их партнёрам. Скажем, примерно 500 участников. Письма содержат текст параграфами, строки текста, значительные числовые данные и требуют определённого форматирования. Эти письма меняются каждый год в зависимости от актуального налогового законодательства и специфики налогового года. Это полуреализуемая работа в нашей компании, и поэтому масштабное решение для всей компании может оказаться слишком дорогим.

Текущее решение:

Сейчас мы используем MS Excel для писем. Преимущества этого способа заключаются в том, что числовые данные хранятся в том же рабочем файле, что и письма, так что легко можно сделать формулу суммы в письме (в отличие от необходимости создания совершенно нового набора данных), письма относительно легко форматировать и настраивать. Недостатком является то, что нам нужно много разных листов для каждой окончательной вариации в письмах. В данный момент я просто использую очень простой VBA-скрипт для печати писем в PDF. На этот счёт это примерно всё, на что я способен в кодировании, и в целом мне не нужно, чтобы требовалось слишком много (если вообще) скриптования, поскольку мне нужно, чтобы сотрудники CPA могли справляться с этим процессом.

Идеальное решение:

Совершенное решение позволило бы мне использовать какой-то логический алгоритм для определения, какую вариацию письма может получить участник. Например, набор партнёров, которые я мог бы определить как тип A, должен получить письмо с 3 параграфами и 15 строками с числовыми данными, специальным форматированием и второй страницей. Тип B получил бы что-то другое, возможно, всего два параграфа и 10 строк, без специального форматирования и без второй страницы.

Конечно, печать в PDF также необходима.

Уже пробовали:

В прошлом году мы пытались использовать фирменное программное обеспечение, которое интегрировало SSRS / Report Builder. Это имело логическую часть, но требовало использования некоторого SQL (что означало, что мне пришлось много помогать IT – слишком много), и возможности форматирования были неудобными (например, нельзя полностью выровнять текст по ширине, только по левому, правому, центру). Мы решили, что нам не нравится это решение.

Смотрим на:

Сейчас я занимаюсь поиском другого программного обеспечения в интернете, но многие из них кажутся либо слишком сложными, либо слишком «корпоративными» (дорогими). Мне очень понравился звук Windward Studios, но я боюсь, что это слишком углублённо, и я не думаю, что мы снова сможем разместить наши данные на SQL-сервере (слишком технически для модуля). Templafy показался немного слишком дорогим, начиная с 800 долларов в месяц. (Я думаю, что предпочёл бы, чтобы решение оставалось ниже 3000 долларов в год).

Я собираюсь запланировать звонок с Webmerge от Formstack, так как они, похоже, предлагают решения для малого бизнеса, но, честно говоря, не уверен, что смотрю в правильном направлении.

Если кто-то может предложить другие конкретные предложения или советы, я был бы очень признателен!

Большое спасибо!
Амеш

ВОЗМОЖНОЕ РЕШЕНИЕ

Пока не на 100% уверен в этом, и я удивлён, что это может быть так просто, но я думаю, что мы в конечном итоге просто используем функцию слияния почты в MS Word. Я честно не знал, что у него есть такой углублённый логический/условный механизм. Кроме того, «код» достаточно прост, чтобы я мог научить нескольких CPA, как это делать.

Могу предложить взглянуть на экосистему python, которая значительно упрощает автоматизацию таких задач. В частности, есть книга под названием Автоматизация скучных задач с помощью Python автора Алла Свейгарта которая доступна для бесплатного чтения или покупки и даёт отличное простое введение в выполнение именно тех задач, которые вы описали.

Я думаю, что вы могли бы быстро развить своё решение с:

• Имейте шаблон документа Word или PDF с любым необходимым форматированием для каждого макета.
• Изначально используйте таблицу Excel как источник ваших данных.
• Предположительно, есть либо один лист для каждого типа участника, либо один с всеми участниками, который включает колонку типа участника – оба варианта хороши.
• Позже вы могли бы перейти к использованию другого механизма для хранения данных участников, если это необходимо.
• То же самое касается числовых данных, их обработка может изначально происходить из таблицы(ц), но позже могут быть автоматически генерироваться у вас уже есть SQL-запросы сохраните их в качестве отправной точки для этого. Вы даже можете добавить промежуточный этап генерирования таблицы из базы данных или других источников с помощью python.

Существует несколько положительных моментов:

1. Цена – Python и большинство его инструментов абсолютно бесплатно, без первоначальных затрат и ежемесячных сборов
2. Постепенная разработка как описано выше, вы можете выполнять это поэтапно
3. Изучение python, как правило, быстрое, и существует много помощи
4. Разработка на python обычно быстрая.
5. Существует много модулей, бесплатных, для python, чтобы работать с PDF, Excel, Word, SQL/другие базы данных и т. д.
6. Вы можете легко включать графические элементы, такие как графики производительности и т. д.
7. Навыки работы с python действительно стоят того, чтобы учить их сами по себе.
8. Существуют дополнительные инструменты, которые могут сделать весь процесс гораздо проще, такие как Pandas и Jupyter.
9. Python доступен для запуска на всем, начиная от Raspberry Pi (или более мелких) и до стационарных машин, работающих под управлением Windows/Linux/OS-X, до кластеров суперкомпьютеров, (и вы всё равно можете получить доступ к файлам формата Excel/Word на любом из них).
10. Это был бы отличный проект для студента/стажёра в качестве летней работы, и многие из них изучали python в ходе своего курса.