Вопрос или проблема
Я не могу предоставить доступ к отдельным листам в Microsoft Excel Online; я создал новый файл Excel в mydomain.sharepoint.com. Этот файл Excel содержит 3 листа: лист 1 называется (Visual), лист 2 называется (Space 1), лист 3 называется (Space 2).
Мой запрос:
-
Пользователь 1 должен иметь доступ для редактирования только к листу 2, остальные листы — только для чтения.
-
Пользователь 2 должен иметь доступ для редактирования только к листу 3, остальные листы — только для чтения.
-
Админ может редактировать листы 1, 2 и 3.
Также все пользователи имеют свою собственную доменную почту с подписками Office 365.
Вот способы и платформы, которые я пробовал использовать для этого, но достичь этого не удалось.
Я создавал отдельные Excel файлы в SharePoint для каждого пользователя и каждому пользователю присваивал каждый Excel файл. У меня более 30 пользователей, и данные этих пользователей нужно сортировать, фильтровать и визуализировать. Эти пользователи могут в любое время вносить изменения в свой лист, и каждое изменение должно быть скопировано в один файл Excel, чтобы только я мог сортировать, фильтровать и визуализировать это. И это не правильный способ управления этими данными.
Платформы:
SharePoint, OneDrive, Excel Desktop и Excel Online, Power Automate
Мои ожидания:
-
На основе их входа в учетную запись Office 365 они должны получить доступ для редактирования конкретного листа Excel.
-
Не следует использовать защиту паролем для листов Excel, чтобы защитить доступ для редактирования.
-
Все данные пользователей должны находиться в одном файле Excel, тогда ими легко управлять.
-
Необязательно использовать только Excel, разрешено использовать аналогичные продукты, но они должны быть продуктами Office 365.
Кажется, вы используете неподходящий инструмент. Базы данных предназначены специально для хранения, доступа и корреляции данных. Электронные таблицы отлично подходят для вычисления и отображения одного набора данных.
Представления позволяют различным пользователям получать доступ к различным частям таблицы, например, но не ко всему. Например, представление может называться USER_A, а SQL-запрос за ним мог бы быть SELECT FROM SALES WHERE USER_NAME=”USER_A”. User_A может видеть и изменять только соответствующие данные, если ему предоставлен доступ к представлению, а не ко всей таблице.
Базы данных также разработаны для обеспечения атомарных транзакций, то есть решения вопросов, когда более одного пользователя вносят изменения в одни и те же данные одновременно.
MS Office включает Access database, LiberOffice имеет Base, а также есть множество бесплатных и платных баз данных, таких как Firebird и Oracle.
Использование Excel таким образом напоминает попытку использовать молоток для кнопок, чтобы забивать железнодорожные костыли.
Ответ или решение
Ваша задача заключается в том, чтобы предоставить определенным пользователям доступ к редактированию лишь отдельных листов в Excel-файле, размещенном в SharePoint, с использованием их учетных данных Office 365. Однако текущий подход и платформа не позволяют эффективно решить эту задачу. Рассмотрим, как лучше всего структурировать ваш процесс с помощью доступных инструментов и методов.
Анализ текущей ситуации
Вы находитесь в ситуации, где основным инструментом для управления данными выступает Microsoft Excel Online, и вы сталкиваетесь с ограничениями в настройке доступа на уровне отдельных листов. Ваша цель – минимизация времени на сопровождение и укрепление контроля над доступом к данным.
Возможное решение
1. Используйте Microsoft Power BI или Access
Ваша задача более подходит для реляционной базы данных, чем для традиционной электронной таблицы. Рассмотрите возможность использования Power BI или Microsoft Access для того, чтобы:
- Обеспечить множество пользователям доступом только к определенным данным. Power BI идеально подходит для визуализации и анализа данных. Вы можете настроить панель, которая будет показывать каждому пользователю только релевантные данные.
- Облегчить объединение данных из разных источников. Access может служить мостом между Excel и более продвинутой системой управления данными. Вы можете настроить запросы и формы, чтобы пользователи видели только те данные, которые им разрешено редактировать.
2. Управляйте доступом через SharePoint Lists
Если база данных не является приемлемым вариантом, попробуйте воспользоваться Lists в SharePoint:
- Создайте список данных. Перенос данных из Excel в SharePoint Lists поможет в управлении доступом.
- Настройте разрешения на уровне элемента. Вы можете установить разрешения таким образом, чтобы пользователи видели только те записи, которые им необходимо редактировать.
3. Автоматизация с помощью Power Automate
Используйте Power Automate для автоматизации процесса синхронизации данных из нескольких файлов в один:
- Создайте поток, который будет объединять изменения пользователей. Это позволит вам автоматически собирать данные и при необходимости обновлять общий файл.
4. Рассмотрите альтернативные приложения внутри Office 365
При необходимости, если данные не строго конфиденциальны и могут быть обработаны альтернативными инструментами из пакета Office 365:
- OneNote может использоваться для ведения записей, доступных избранным пользователям.
- Microsoft Forms для сбора определенной информации от пользователей, если это применимо к вашей ситуации.
Заключение
Проблема, с которой вы сталкиваетесь, идеально решается с использованием реляционных баз данных или специализированных инструментов для анализа данных, таких как Power BI. Эти методы позволят вам не только обеспечить необходимый доступ и защиту данных, но также и улучшат возможности для анализа и визуализации. Рекомендуется проанализировать и выбрать наиболее подходящее решение в зависимости от объема данных и требований безопасности.
Переход на более продвинутые инструменты не только упростит управление, но и обеспечит гибкость и масштабируемость вашего решения.