Вопрос или проблема
Допустим, у меня есть таблица
| № | Имя | Класс | Пол |
|---|---|---|---|
| 1 | Джек | Наука | Мужской |
| 2 | Роза | Наука | Женский |
| 3 | Кевин | Социальный | Мужской |
| 4 | Оливия | Социальный | Женский |
и у меня есть шаблон
| № | Имя | Пол |
|---|---|---|
| 1 | ||
| 2 | ||
| 3 | ||
| 4 |
Как автоматически распечатать (если возможно) на основе их класса? Так первая печать будет выглядеть так:
| № | Имя | Пол |
|---|---|---|
| 1 | Джек | Мужской |
| 2 | Роза | Женский |
| 3 | ||
| 4 |
А вторая такая:
| № | Имя | Пол |
|---|---|---|
| 1 | Кевин | Мужской |
| 2 | Оливия | Женский |
| 3 | ||
| 4 |
Так что это похоже на использование шаблона, а затем печать на основе данных, в этом примере – его класса
Самый прагматичный подход заключается в том, чтобы иметь одну основную таблицу/диапазон на одном листе, а затем иметь отдельные листы, которые ссылаются/ищут значения, обращаясь к основному листу. Таким образом, вы можете просто выбрать лист, который хотите распечатать, и (или выбрать несколько, удерживая клавишу Ctrl и щелкая по листам) печатать по листам (в отличие от книги, выделения ячеек или текущего представления).
Если по какой-либо причине ваш диапазон/таблица может вместить только 5 записей, вы можете просто сделать вторую страницу. Используйте вид разрыва страницы, чтобы определить границы страниц, сохранив структуру контента, макет и заголовок/колонтитулы одинаковыми/динамичными. В представлении сплошные линии определяют край области печати, а пунктирные линии определяют край каждой страницы. В настройках печати вы можете выбрать печать по nX на nY страниц, что автоматически изменит размер содержимого, чтобы наилучшим образом соответствовать параметрам.
Откройте файл Excel с шаблоном. Перейдите на вкладку “Файл” и выберите “Печать”. Выберите принтер и убедитесь, что настройки печати правильные (например, ориентация страницы, поля). Просмотрите документ, чтобы убедиться, что он выглядит так, как задумано. Нажмите “Печать”, чтобы распечатать таблицу с форматированием шаблона. Убедитесь, что шаблон правильно настроен с необходимым форматированием перед печатью.
Ответ или решение
Для печати электронной таблицы Excel с использованием шаблона и автоматическим разделением данных по классам, следуйте приведённому ниже пошаговому руководству. Этот процесс позволяет структурировать данные и избежать ручных ошибок при печати.
1. Подготовка шаблона
Перед началом убедитесь, что у вас есть готовый шаблон. В данном случае шаблон включает колонки «No», «Name» и «Gender», что позволяет легко вносить данные.
-
Создайте основной лист:
- Откройте Excel и создайте новый файл или откройте существующий, содержащий данные (например, "Данные учащихся").
- Разместите на основном листе таблицу (как в вашем примере) с данными, которую нужно распечатать, например:
No Name Class Gender 1 Jack Science Male 2 Rose Science Female 3 Kevin Social Male 4 Olive Social Female -
Создайте отдельные листы для классов:
- Создайте два новых листа в том же файле: один для «Науки» и один для «Социальных» классов, используя шаблон. Назовите листы, например, "Наука" и "Социальный".
2. Заполнение класса в шаблонах
-
Заполните данные по классам:
- В листе "Наука" внесите данные студентов, относящихся к этому классу:
No Name Gender 1 Jack Male 2 Rose Female - В листе "Социальный" аналогичным образом внесите данные для «Кевина» и «Оливии»:
No Name Gender 1 Kevin Male 2 Olive Female
3. Подготовка к печати
-
Настройка параметров печати:
- Перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Печать".
- Убедитесь, что выбран правильный принтер.
- Настройте параметры печати, такие как ориентация страниц (портретная или альбомная), поля и размер бумаги.
-
Предпросмотр печати:
- Проверьте документ в режиме предварительного просмотра, чтобы убедиться, что он выглядит должным образом. Визуально убедитесь, что информация корректно отображается.
4. Печать таблиц
- Печать по классам:
- Выберите лист «Наука» и нажмите «Печать», чтобы распечатать первую таблицу.
- После завершения печати повторите процесс для листа «Социальный», чтобы получить вторую таблицу.
Дополнительные советы
- Разбивка на страницы: Если у вас много студентов, рассмотрите возможность использования разрыва страницы, чтобы таблица не превышала максимально допустимый размер.
- Форматирование: Убедитесь, что шаблон правильно оформлен, включая заголовки, границы и формат ячеек.
- Автоматизация: Для более сложных действий можно использовать макросы VBA, которые автоматизируют процесс копирования и вставки данных из основной таблицы в шаблон, а затем выводят на печать.
Таким образом, вы сможете эффективно управлять данными и печатать их согласно заданному шаблону, что будет полезно для упрощения учётной работы и подготовки отчетов.