- Вопрос или проблема
- Описание проблемы
- Возможное решение
- Требования
- Ответ или решение
- Конфигурация шаблонов рабочих групп для Office 365 с использованием SharePoint
- Шаг 1: Загрузка шаблонов в SharePoint
- Шаг 2: Синхронизация SharePoint на устройствах пользователей
- Шаг 3: Создание политики конфигурации для указания на синхронизированные шаблоны
- Заключение
Вопрос или проблема
Описание проблемы
Мы обновили корпоративные шаблоны, которые будут использоваться сотрудниками для Microsoft Word, PowerPoint и Excel, и загрузили их в Microsoft SharePoint.
Мы хотим гарантировать, что наши сотрудники всегда используют последние доступные шаблоны, и облегчить им выбор необходимого шаблона непосредственно из приложений Microsoft Office. Подобно тому, как можно создать документ из пользовательского шаблона, например, в MS Word для флаера, календаря или отчета.
Возможное решение
Несколько лет назад на предыдущей работе я сохранял шаблоны на каждом ноутбуке пользователей в указанной папке, чтобы они появились в клиенте Office, подобно этому: Пользовательские шаблоны, отображаемые в приложениях Office
Для этой реализации мы хотим использовать шаблоны Office, сохраненные в SharePoint.
Я посмотрел на эти ресурсы, но оба они объясняют физическое расположение папки (я хотел бы использовать SharePoint):
Требования
Есть несколько требований, которые помогут упростить реализацию и управление этими шаблонами:
- Простое развертывание для наших пользователей, желательно из центрального места, такого как портал M365/O365
- Шаблоны должны ссылаться на SharePoint, а не на сетевое местоположение, как в приведенных выше ссылках
Я нашел эту запись в блоге, но еще не пробовал. Похоже, она довольно полная https://www.mobile-mentor.com/insights/centrally-deploy-and-manage-office-templates-using-microsoft-intune-tutorial-how-to
Высокий уровень, указанный в этой статье, говорит:
На высоком уровне это шаги, которые необходимо выполнить
Загрузите шаблоны на сайт SharePoint и настройте доступ
Создайте и назначьте скрипт для синхронизации сайта SharePoint на устройстве конечного пользователя
Создайте и назначьте политику конфигурации, которая указывает приложениям Office на синхронизированный сайт SharePoint
Ответ или решение
Конфигурация шаблонов рабочих групп для Office 365 с использованием SharePoint
Вопрос, с которым вы столкнулись, касается эффективной настройки и управления пользовательскими шаблонами Microsoft Office на базе SharePoint. Это позволяет гарантировать, что сотрудники всегда работают с актуальной версией документов, облегчая процесс выбора необходимых шаблонов непосредственно из приложений Office, таких как Word, PowerPoint и Excel. Давайте подробно рассмотрим каждый шаг установки данной конфигурации.
Шаг 1: Загрузка шаблонов в SharePoint
Первоначально необходимо загрузить обновленные корпоративные шаблоны в определенный документ-сайт SharePoint. Убедитесь, что у всех сотрудников есть доступ к этому сайту. Для выполнения этого шага:
- Войдите в вашу учетную запись Microsoft 365 и перейдите на сайт SharePoint.
- Создайте новую библиотеку документов или откройте существующую.
- Загрузите ваши шаблоны (например, .dotx, .potx, .xltx) в эту библиотеку.
- Настройте права доступа, предоставив нужные разрешения для сотрудников, чтобы они могли использовать шаблоны.
Шаг 2: Синхронизация SharePoint на устройствах пользователей
Чтобы шаблоны были видны и доступны в приложениях Office на устройствах пользователей, вам нужно убедиться, что библиотека SharePoint синхронизирована. Это можно сделать, используя Microsoft Intune или Group Policy для автоматизации процесса.
-
Использование Microsoft Intune:
- Создайте сценарий PowerShell для синхронизации библиотеки SharePoint на устройствах пользователей. Скрипт будет автоматически загружать файлы шаблонов с SharePoint на локальные устройства.
- Назначьте этот сценарий группе пользователей через Intune.
-
Ручная синхронизация (альтернативный вариант):
- Пользователи могут вручную синхронизировать библиотеки SharePoint, воспользовавшись функцией "Синхронизировать" в библиотеке документов.
Шаг 3: Создание политики конфигурации для указания на синхронизированные шаблоны
Следующим шагом является создание политики, которая будет указывать приложениям Office на расположение синхронизированных шаблонов:
- Войдите в администраторский центр Microsoft 365.
- Перейдите в раздел "Устройства" и выберите "Конфигурация".
- Создайте новую конфигурационную политику для Office с использованием Intune:
- В разделе "Настройки Office" укажите путь к папке, куда прошла синхронизация (например,
C:\Users\%USERNAME%\SharePoint Templates). - Убедитесь, что вы применили политику к группе пользователей, которые нуждаются в доступе к шаблонам.
- В разделе "Настройки Office" укажите путь к папке, куда прошла синхронизация (например,
Заключение
Постепенно внедряя эти шаги, вы обеспечите централизованное управление и доступ к шаблонам Microsoft Office с использованием SharePoint, что существенно упростит их использование для сотрудников. Таким образом, вы не только сохраняете актуальность шаблонов, но и упрощаете рабочие процессы в вашей организации. Следуйте указанным рекомендациям для успешной интеграции и дайте вашим сотрудникам возможность максимально эффективно использовать корпоративные ресурсы.