Независимые листы данных для каждой презентации PowerPoint.

Вопрос или проблема

.

Ответ или решение

Создание независимых таблиц данных для каждой презентации PowerPoint — это задача, требующая понимания взаимодействия между приложениями Microsoft Office, в частности PowerPoint и Excel, особенно в контексте работы с облачными сервисами Microsoft 365. Проблема заключается в том, что при копировании презентации для новой итерации спринта созданные диаграммы ссылаются на исходные таблицы данных, из-за чего изменения влияют на прошлые презентации. Рассмотрим, как можно организовать процесс так, чтобы данные для каждой презентации оставались независимыми.

Теория

Организация работы с данными и диаграммами

В Office 365, когда вы вставляете диаграмму в PowerPoint и редактируете её в Excel, PowerPoint создаёт связанную таблицу данных. Однако при копировании и вставке таких презентаций в новые папки ссылки на происхождения данных остаются неизменными, что и вызывает возникновение данной проблемы.

Независимые данные

Основной принцип для решения вашей задачи заключается в создании независимых таблиц данных для каждой новой презентации, чтобы изменения данных в одной презентации не затрагивали другие. Это требует работы с механизмами интеграции PowerPoint и Excel, в частности с OLE (Object Linking and Embedding), или использования VBA для автоматизации создания новых таблиц данных.

Пример

Предлагаемые шаги для решения проблемы

1. Создание шаблона с пустыми данными:

   • Создайте PowerPoint презентацию, содержащее все необходимые диаграммы, но с пустыми данными в Excel. Экспортируйте и храните эту презентацию как эталонную версию или шаблон.

2. Использование макросов VBA:

   • Напишите макрос VBA, который будет автоматически создавать копию презентации и новой таблицы Excel, копировать все данные из шаблона в новую таблицу и перенастраивать ссылки диаграмм соответственно.

3. Настройка связей с данными:

   • В PowerPoint с использованием встроенных функций Office можно управлять источниками данных, но это требует ручного вмешательства, что не всегда будет удобно для регулярных задач.

4. Использование скриптов Azure или Power Automate:

   • Если ваша организация использует инфраструктуру Microsoft Azure, можно рассмотреть возможность написания скрипта, который автоматизирует копирование и обновление презентаций.

Применение

Внедрение решения в рабочий процесс

1. Создание шаблона:

   • Создайте презентацию PowerPoint с необходимыми диаграммами, используя фрагментарные данные. Выгрузите ее как шаблон и храните его отдельно.

2. Автоматизация через VBA:

   • Разработайте макрос VBA, который при запуске создаёт новое экземпляр презентации и Excel, копирует структуру диаграмм и создаёт новые таблицы данных. Убедитесь, что макрос корректно перенастраивает все ссылки на новые файлы.

   Sub CreateNewSprintPresentation()
      ' Открытие шаблона презентации
      Dim pptApp As Object
      Set pptApp = CreateObject("PowerPoint.Application")
      Dim pptPresentation As Object
      Set pptPresentation = pptApp.Presentations.Open("Template.pptx")
   
      ' Создание нового файла таблицы Excel
      Dim xlApp As Object
      Set xlApp = CreateObject("Excel.Application")
      Dim xlWorkbook As Object
      Set xlWorkbook = xlApp.Workbooks.Add
      xlWorkbook.SaveAs "NewData.xlsx"
   
      ' Обновление ссылок в презентации
      Dim slide As Object
      For Each slide In pptPresentation.Slides
          Dim shape As Object
          For Each shape In slide.Shapes
              If shape.HasChart Then
                  shape.Chart.ChartData.Workbook.Close
                  shape.Chart.ChartData.Activate
                  shape.Chart.ChartData.Workbook.SaveAs "NewData.xlsx"
              End If
          Next shape
      Next slide
   
      ' Сохранение новой презентации
      pptPresentation.SaveAs "NewSprintPresentation.pptx"
      pptPresentation.Close
      xlWorkbook.Close False
   
      pptApp.Quit
      xlApp.Quit
   
      Set xlWorkbook = Nothing
      Set xlApp = Nothing
      Set pptPresentation = Nothing
      Set pptApp = Nothing
   End Sub

3. Тестирование:

   • Проверьте работу макроса в среде тестирования, чтобы убедиться, что все связи обновляются корректно и данные остаются независимыми между спринтами.

4. Внедрение в рабочий процесс:

   • Внедрите процесс как стандартную операционную процедуру для подготовки спринтовых отчётов.

Такое решение позволяет сохранить данные независимыми для каждой версии презентации, снизить риск случайного изменения исторических данных и автоматизировать процесс подготовки документов, что значительно снижает трудозатраты и вероятность ошибок.

Этот подход требует начального времени на настройку, однако он экономит значительное количество ресурсов в долгосрочной перспективе, минимизируя ручные вмешательства и повышая точность презентационных данных.