Вопрос или проблема
Файл совместно используют многие пользователи и он сохранен на One Drive.
Мы продолжаем делать копии этого файла Excel, потому что обычно используем его одновременно и потом сохраняем.
Я надеюсь, что кто-то научит меня, можно ли запрограммировать файл так, чтобы он был заблокирован для редактирования, когда его использует один человек, и отправлял предупреждение “файл используется”.
Надеюсь, кто-то сможет помочь или предложить другие решения, чтобы нам не приходилось делать копии и пытаться выяснить, что было отредактировано, чтобы сохранить один файл.
Спасибо!
Совместное использование книги означает, что многие пользователи могут РЕДАКТИРОВАТЬ книгу по сети.
Самый простой метод, доступный в Excel, находится на вкладке РЕЦЕНЗИЯ, команда Совместное использование книги. Как только вы нажмете кнопку, вы увидите диалоговое окно, состоящее из двух основных частей.
- Редактирование
- Дополнительно.
Для редактирования отметьте флажок “Разрешить изменения более чем одному пользователю”.
А для дополнительно вы можете установить такие параметры, как История изменений, время автосохранения, конфликт, кто сохраняет первым.
Во время этого процесса вы также можете защитить книгу с помощью пароля и включить отслеживание изменений.
Но помните, что этот процесс имеет некоторые технические проблемы, которые не позволяют пользователю совместно использовать книгу:
Когда книга имеет таблицы, проверку данных, поддерживает макросы, группировку и подытоживание или даже фильтры.
Таким образом, для современных пользователей это бесполезно.
Теперь вторая мысль технически лучше решить проблему.
Excel 2013 и более поздние версии предоставляют замечательное средство, которое позволяет пользователям совместно использовать книгу через облачные технологии, то есть размещать файл на ONE DRIVE.
Вы можете сделать это, используя команду “Сохранить как”, выбрав такие варианты, как One Drive, Компьютер и Добавить место. Любой из двух вариантов в конечном итоге будет в облаке. Для One Drive вам нужно использовать свой ID и пароль учетной записи Microsoft. С опцией “Добавить место” другой вариант – это Office 365 Share Point, он также требует ID и пароль учетной записи Microsoft.
Другой вариант в меню Файл – найти команду “Поделиться”. В конечном итоге это приведет к облачному методу, который я описал в предыдущем абзаце.
Другой вариант – Goggle Sheet.
NB: Лично я использовал метод ONE Drive в нескольких случаях и он оказался лучше.
Надеюсь, вы найдете это решение ПОЛЕЗНЫМ, оставьте свой КОММЕНТАРИЙ в случае дальнейших проблем.
Ответ или решение
Если вы столкнулись с проблемой, что общий документ Microsoft Excel 2016 заблокирован для редактирования "другим пользователем" в условиях совместного использования, это может вызывать немало неудобств. В данной ситуации мы рассмотрим несколько подходов, которые помогут вам оптимизировать процесс редактирования и избежать частого создания копий документа.
Проблема и ее причины
Когда несколько пользователей одновременно работают с одним файлом Excel, существует вероятность, что файл будет заблокирован для редактирования, если кто-то уже его открыл. Архитектура Microsoft Excel, особенно версия 2016 и старше, требует, чтобы при совместном редактировании файл был доступен для всех пользователей. Однако, если один из пользователей заблокировал его, другие получат сообщение о том, что "файл занят другим пользователем".
Решение проблемы с совместным редактированием
1. Использование функции "Совместное редактирование"
Microsoft Excel 2013 и более новые версии предоставляют возможность совместного редактирования через облачное хранилище, такое как OneDrive или SharePoint. Чтобы использовать эту функциональность:
-
Сохраните файл в OneDrive: Выберите "Сохранить как", затем укажите OneDrive как место загрузки. Вам потребуется вход в систему с вашим аккаунтом Microsoft.
-
Используйте функцию совместного использования: В разделе "Файл" выберите "Поделиться" и пригласите пользователей для совместного редактирования документа. Все изменения будут обновляться в реальном времени, исключая необходимость создания новых копий.
2. Настройка "Защиты книги"
Если вы хотите предотвратить конфликты редактирования, можно установить защиту для книги. В этом случае пользователи должны будут вводить пароль для редактирования, уведомляя друг друга о том, когда файл будет доступен для редактирования. Это также может помочь вам отслеживать изменения.
3. Использование Google Sheets
Если Microsoft Excel оказывается недостаточно эффективным в ваших условиях, рассмотрите возможность перехода на Google Sheets. Данная облачная альтернатива предоставляет удобные функции совместного редактирования, а все пользователи могут видеть изменения в реальном времени. Это минимизирует риск конфликтов и блокировок файлов.
4. Уведомления о редактировании
Создайте макрос в Excel, который автоматически будет отправлять уведомления, когда файл открыт одним из пользователей. Это потребует определенных навыков программирования в VBA, но при правильной настройке поможет избежать путаницы.
Заключение
Использование облачных технологий, как OneDrive, значительно упрощает совместную работу с документами Excel. Настройка защиты и использование альтернатив, таких как Google Sheets, могут стать выходом из сложной ситуации, когда файл блокируется. Я надеюсь, что предоставленные рекомендации помогут вам оптимизировать процесс редактирования и избежать возникновения дублирующих версий файлов.
Если у вас остались вопросы или появились дополнительные трудности, не стесняйтесь обращаться за помощью. Мы здесь, чтобы поддержать вас в вопросах, связанных с IT и управлением данными.