Outlook BCC Электронные письма

Вопрос или проблема

У меня есть уникальная проблема, по которой я надеялся получить совет по созданию потока в Power Automate или другому решению.

У нас есть общий почтовый ящик, давайте назовем его группой XZ. Мы работаем с консультантами, которые отправляют BCC на этот ящик, чтобы вся наша команда была включена в ответ. Они не будут отправлять CC на этот ящик по различным не относящимся к делу причинам. Когда я включен в “Кому” или “Копия” и “Скрытая копия” – Outlook объединяет эти два письма в одно. Однако в таком случае я не знаю, получил ли мой весь коллектив ответное письмо или только я. Возможно, консультант забыл отправить скрытую копию в мою группу “XZ”? Тогда мне придется переслать письмо своей команде, и это сводит на нет саму идею существования группы “XZ”.

Я пытался использовать следующие подходы, включая:

Правила электронной почты (работают только для “Копия” или “Кому”), но не для “скрытой копии”
Макросы электронной почты (не допускаются в моей организации)

Я думал, что, возможно, можно использовать Power Automate для изоляции этих писем.

Возможно, Power Automate сможет определить, если мне отправлено письмо одновременно “Кому” или “Копия” и “Скрытая копия”, и отправит мне письмо, уведомляющее меня о том, что я технически получил это письмо дважды, но Microsoft объединила его в одно. Или может быть есть другая идея/подход, который мне будет еще более интересен, так как я нахожу Power Automate сложным и капризным в использовании, несмотря на его кажущуюся простоту. Кажется, я упускаю более простое решение и усложняю этот процесс.

Ответ или решение

Уважаемый пользователь,

Проблема с обработкой писем, полученных с BCC в Outlook, действительно может быть сложной, особенно когда речь идет о совместном почтовом ящике, как в вашем случае с группой XZ. Часто подобные ситуации требуют разработок нестандартных решений, поскольку стандартные инструменты Outlook, такие как правила обработки сообщений, не предоставляют возможности выполнения действий на основании данных о BCC. Рассмотрим ваш запрос более подробно с использованием структуры TEA (Theory, Example, Application).

Теория

Когда вы получаете письмо через BCC, Outlook не отображает адрес почтового ящика, который был получен в поле BCC, из соображений конфиденциальности. Это мешает использовать стандартные инструменты фильтрации и автоматизации. Проблема усложняется тем, что письма, где вы одновременно указаны в качестве получателя в полях "To" или "CC", а так же в BCC, объединяются Outlook в одно письмо.

Microsoft Power Automate (ранее Microsoft Flow) может быть полезным инструментом в создании автоматизированных рабочих процессов и интеграций между различными API-сервисами, но всё же имеет ограничения в интеграции с Outlook на уровне полей BCC. Тем не менее, Power Automate предоставляет возможность мониторинга и обработки писем в вашем Microsoft 365 почтовом ящике, что может быть использовано в решении вашей задачи, хотя и косвенно.

Пример

Предположим, вы используете Power Automate для мониторинга входящих писем. Хотя Power Automate не может непосредственно определить адреса в поле BCC из-за ограничений API, он может быть настроен на выполнение ряда действий, когда вы получаете письмо с определенными критериями (например, если вы в "To" или "CC"). Это может быть полезной частью комплексного решения.

Приложение

Хотя конечное решение может включать навыки программирования и глубокое понимание Power Automate, я бы рекомендовал следующий подход:

Уведомление о дублировании:
- Создайте в Power Automate поток, который будет отслеживать все входящие письма, в которых ваш адрес включен в поля "To" или "CC".
- Создайте условие, при выполнении которого отправляется внутреннее уведомление (из Power Automate в вашу команду или отдельного участника), что вы получили письмо, особенно если вас часто BCC.
Автоматическое уведомление всей команды:
- Если ваш адрес был указан в "To" или "CC", система подразумевает, что письмо должно было быть отправлено и на почту XZ через BCC.
- Ваш Power Automate поток может автоматически переслать такие письма в общий почтовый ящик только, если вас не было в списке BCC (будет сложно определить напрямую в Power Automate, но можно решить косвенной логикой).
Запрос подтверждения от отправителя:
- В качестве дополнительного шага рассмотрите возможность создания системного сообщения или автоматическое уведомление от отправителя с просьбой подтверждать, что все необходимые адресаты, включая BCC, были указаны.
- Это будет выполняться путем внедрения дополнительного процесса организации или интеграции скрипта в почтовием API (например, при помощи Azure Logic Apps).
Использование аналитики и отчетов Power BI:
- В значительном объеме писем, Power Automate можно интегрировать с Power BI для создания отчетов, которые помогут анализировать тенденции и частоту возникновения проблемы, сопоставляя ваши сообщения, полученные в "To" или "CC", с тех, которые были пересланы в группу XZ.

Эти рекомендации, хотя и требуют настройки и понимания работы сигналов и интеграции, могут существенно снизить вероятность упуска коммуникации с вашей командой и повысить эффективность использования общего почтового ящика. Задача требует креативного подхода, и безусловно, использование интеграционных возможностей Microsoft обеспечивает гибкость и многообразие решений, даже если не все элементы вашей задачи поддерживаются "из коробки".