Вопрос или проблема
Существует ли инструмент, который я могу использовать для восстановления моей личной истории доступа/редактирования во всех документах Google, к которым у меня есть доступ? Идеальный формат выглядел бы примерно так:
- открыт документ X 10 февраля, 10:00
- отредактирована таблица Y 10 февраля, 13:30
- добавлен комментарий в презентацию Z 10 февраля, 15:30
- открыт документ X 11 февраля, 10:30
- и т.д.
Лучший вариант, который я нашел, — это вкладка “Недавние” на drive.google.com/drive/recent. Это уже полезно, но показывает только последнее взаимодействие с каждым документом, а не каждое взаимодействие. (Например, если я открою документ X 10 февраля и 11 февраля, он отобразится только как открытый 11 февраля в этом представлении.) Вкладка “Активность” тоже не подходит, потому что она показывает только активность других людей, которая каким-то образом имеет отношение ко мне (комментарии к документам, принадлежащим мне, или упоминания меня и т.д.).
Это возможно?
Контекст:
Я часто хочу восстановить работу, проделанную за последние пару недель. Моя работа во многом зависит от написания кода, и я могу легко восстановить эти действия, изучая коммиты git и используя различные инструменты на основе git. Но моя компания также активно использует Google Docs (а также таблицы, презентации и т.д.) для внутренней работы, и я все чаще взаимодействую с ними как часть моей повседневной работы. (Да, я мог бы просто записывать все, что я делаю, но это требует уровня постоянной мета-организации, которого я бы хотел избежать.)
Есть множество документов, к которым у меня есть доступ и с которыми я теоретически могу взаимодействовать каждый день, так что я не ищу инструмент, где документы должны быть зарегистрированы заранее для отслеживания или где я должен проверять каждый документ вручную. Я не ищу взаимодействия других людей с этими документами, только свои собственные. И мне на самом деле не важен контент любых правок, достаточно информации “работал над документом X”.
Ответ или решение
Вопрос о том, как реконструировать историю личного доступа и изменений во всех документах Google, отражает актуальность проблемы управления информацией в современном рабочем процессе. При активном использовании Google Docs, Sheets, Slides и других инструментов Google Workspace, пользователи часто сталкиваются с трудностями в отслеживании своих действий, особенно когда они стремятся восстановить свои рабочие шаги за определенный период времени.
Теория
На сегодняшний день Google предоставляет определенные механизмы для отслеживания активности пользователей в своих приложениях, однако они имеют ограничения. Стандартные инструменты, такие как вкладка "Recent" на странице drive.google.com/drive/recent, показывают только последние взаимодействия с документами, что ограничивает исторический обзор действий пользователя. Вкладка "Activity", в свою очередь, ориентируется больше на действия других пользователей, что не соответствует цели отслеживания собственной активности.
Примеры
Вопрос поднимает необходимость в функциональности, которая могла бы предоставить хронологический отчет о взаимодействиях пользователя с документами, аналогично тому, как это делает система контроля версий для кода, например, Git. Очень часто такие средства используются в IT-индустрии для аудита действий и анализа эффективности работы. Пользователи могут увидеть, какие изменения были внесены и когда.
Применение
Вопрос резонно задает вопрос о существовании сторонних инструментов, которые могли бы расширить возможности Google Docs в этой области. Например, можно рассмотреть использование Google Apps Script API, который предоставляет доступ к различным данным, связанным с Google Workspace, включая события использования. Однако написание скрипта для систематического сбора данных может потребовать существенных временных и технических ресурсов.
Одним из вариантов решения может стать разработка сценария на Google Apps Script, который будет периодически обеспечивать захват данных о событиях доступа и изменений на основе Google Drive Activity API. Данный API предоставляет возможность извлекать информацию о документах, к которым был доступ, включая время изменения и работы с отдельными файлами.
Примерный алгоритм решения может включать следующие шаги:
-
Авторизация в Google API: Для доступа к метаданным документов необходимо сначала настроить сам Google API и получить необходимые токены для аутентификации.
-
Настройка Google Apps Script: Этот скрипт может быть настроен на автоматический запуск, к примеру, каждый день или раз в неделю, чтобы собирать данные об активности.
-
Использование Google Drive Activity API: API позволяет запрашивать список действий с файлами, передавая параметры, которые будут фильтровать запросы по времени и типу действия (например, открытие или редактирование).
-
Вывод и Анализ Данных: Результаты можно экспортировать в формате CSV или в Google Sheets для дальнейшего анализа деятельности.
-
Автоматизиация и Уведомления: Дополнительно можно настроить уведомления или отчеты, которые будут отправляться, например, на электронную почту пользователя с регулярными обновлениями о его активности.
Таким образом, без наличия готовых решений от Google, стоит рассмотреть возможность написания индивидуального инструмента с использованием доступных API. Это может потребовать начальных усилий по разработке скрипта, но в дальнейшем существенно упростит процесс отслеживания собственного взаимодействия с документами в Google Workspace, что особенно полезно в условиях корпоративной среды с большим объемом цифрового взаимодействия.