Вопрос или проблема
Как настроить разрешения на Excel в SharePoint?
Я хочу достичь следующего
- Два пользователя будут иметь полный контроль над Excel-файлом
- Другие пользователи должны иметь возможность редактировать ячейки, не имея возможности форматировать/добавлять/удалять строки или столбцы?
Я пытался использовать VBA и защиту листа, но поскольку это Excel Web на SharePoint,
вот с какими проблемами я столкнулся
- Если файл Excel снимается с защиты пользователем с полным доступом, другие, кто имеет доступ к файлу, получают полный контроль.
- Мы не можем просить пользователей
редактировать на рабочем столе - VBA работает только тогда, когда файл открыт на рабочем столе
Пожалуйста, дайте знать, как это можно реализовать, любые направления будут очень полезны
Ответ или решение
Для достижения указанных вами целей по настройке прав доступа к рабочей книге Excel на SharePoint, рекомендуется применить следующие шаги:
1. Настройка прав доступа
-
Создайте группу пользователей: В SharePoint создайте отдельную группу для пользователей с полным доступом, которая позволит им редактировать файл без ограничений. Назовите эту группу, например, "Полный доступ".
-
Добавьте пользователей в группу: Включите пользователей, которым требуется полный контроль, в созданную группу.
-
Настройка прав на файл: Перейдите в настройки библиотеки документов, содержащей ваш файл Excel. Для этого:
- Доступ к настрокам осуществляется через вкладку "Настройки" в правом верхнем углу.
- В разделе "Права доступа" выберите "Настроить права на документ".
- Установите индивидуальные права на файл, разграничив доступ между группой "Полный доступ" и другими пользователями.
2. Защита листа Excel
-
Защита листа: Пользователи с полным доступом могут включить защиту листа в Excel Online уже после того, как файл загружен на SharePoint. Это можно сделать следующим образом:
- Откройте файл в Excel Online.
- Перейдите во вкладку "Рецензирование" и выберите "Защитить лист".
- Убедитесь, что в параметрах защиты вы оставили возможность редактирования ячеек, но запретили изменение формата, добавление и удаление строк и столбцов. Для этого снимите галочки с пунктов "Форматировать ячейки", "Добавлять или удалять строки" и "Добавлять или удалять столбцы".
-
Организация прав доступа к редактированию: Чтобы избежать ситуаций, когда файл может быть снят с защиты без ведома, убедитесь, что пароль для защиты листа известен только пользователям с полным доступом. Это позволит предотвратить несанкционированные изменения.
3. Применение правил
-
Обучение пользователей: Убедитесь, что все пользователи понимают важность соблюдения правил работы с защищённым файлом. Проведите небольшую инструктаж по работе с документом.
-
Мониторинг изменений: С помощью возможности отслеживания версий в SharePoint, обратите внимание на изменения, внесенные в файл. Это позволит при необходимости откатываться к предыдущим версиям документа.
Заключение
Настраивая права доступа и защищая лист в Excel, вы сможете обеспечить контроль над редактированием документов в SharePoint. К сожалению, в веб-версии Excel могут возникать ограничения, которые требуют более строгой организации рабочего процесса и контроля доступа. Настоятельно рекомендую регулярно проверять настройки, чтобы убедиться, что они соответствуют вашим требованиям.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы или потребуется помощь в настройке, не стесняйтесь запрашивать поддержку у ИТ-отдела вашей компании.