Вопрос или проблема
Кто-нибудь нашел хорошее приложение, которое позволило бы пользователю хранить коллекцию информации, такой как информационные листы оборудования/продуктов, в формате, который более устойчив, чем просто попытка категоризировать по папкам?
Я регулярно работаю над проектами, где мы выбираем продукт и можем иметь листы данных, инструкции по установке и котировки, связанные с оборудованием. Пытаться сортировать их по папкам работает до определенной степени, но становится крайне утомительным, когда необходимо собрать какую-то конкретную информацию после того, как вы тщательно отсортировали, потому что вам затем нужно просмотреть все папки и подпапки, чтобы найти соответствующие файлы.
Еще одной полезной функцией было бы заморозить коллекцию данных об оборудовании на определенной главной версии/этапе. Тогда будет запись о изменениях, которые произошли в процессе проекта.
Я предлагаю Alfresco.
Просто установите Alfresco на сервер где-то в вашей компании и сообщите всем адрес (вы можете связать Alfresco с LDAP или ActiveDirectory, чтобы не нужно было создавать учетные записи вручную).
Люди смогут хранить документы в Alfresco:
- в иерархии папок
- с категориями (следуя иерархии категорий, определенной администратором)
- с тегами (свободно создаваемыми пользователями)
- с датой
Например, документ “manual.pdf” может иметь категории “Мир>Азия>Пакистан”, “Документы>Руководства” и “Поставщики>Cisco>NWD48”. Люди также могут добавить теги “устаревший” и “Проект Athena2020” и “обновление Epson 2018”.
Поиск очень мощный:
- Поисковые запросы обрабатываются всего за несколько секунд, а не за минуты, как это было бы с файловой системой или общим диском,
- Доступен полнотекстовый поиск,
- Вы можете фильтровать поиск по определенным категориям и тегам или между двумя датами,
- Вы можете даже настроить OCR, если вам нужно искать среди сканированных документов.
Alfresco бесплатный и с открытым исходным кодом.
Пример использования тегов: 
Мы используем Doxis 4 (не облачную версию, но я бы хотел, чтобы это было так).
Ответ или решение
Приложение для хранения структурированного справочного материала проекта
В современных условиях ведения проектов эффективное управление информацией критически важно для успеха и продуктивности. Часто возникает необходимость организовать и хранить разнообразные документы, такие как спецификации оборудования, инструкции по установке и коммерческие предложения. Простая классификация по папкам может оказаться неэффективной и трудоемкой. В данной статье мы рассмотрим возможные решения, которые позволят вам хранить структурированный проектный справочный материал с максимальным удобством и эффективностью.
Почему важен правильный выбор приложения?
Как вы правильно заметили, попытка систематизировать информацию через папки и подпапки может привести к большому количеству времени, потраченного на поиск нужных материалов. Кроме того, необходимо учитывать возможность возврата к измененной версии информации, особенно когда проект требует фиксирования данных на определенных этапах его выполнения.
Рекомендуемое решение: Alfresco
Одним из наиболее рекомендованных решений является Alfresco – мощное программное обеспечение для управления документами с открытым кодом. Установка Alfresco на сервер внутри вашей компании обеспечит доступ всем участникам проекта к нужной информации.
Ключевые особенности Alfresco, которые могут быть полезны:
-
Многоуровневая организация документов: Позволяет хранить документы в иерархической системе папок, а также использовать категории и теги. Это значительно упростит процесс классификации и поиска.
-
Сильные возможности поиска: Alfresco поддерживает полнотекстовый поиск, а также фильтрацию по категориям и тегам. Вы можете искать документы по ключевым словам или датам, что сделает процесс поиска быстрым и эффективным.
-
Пользовательские теги и категории: Каждый пользователь может добавлять теги, что позволит эффективно связывать документы между собой. Например, документ "инструкция.pdf" может быть помечен тегами "устаревший", "проект 2022", что упростит его нахождение в будущем.
-
Заморозка версий: Вам потребуется возможность фиксировать коллекцию данных оборудования на определенной версии или событии. Alfresco поддерживает управление версиями, что позволит отслеживать изменения и возвращаться к предыдущим версиям документа.
Другие возможные решения
Для небольших компаний или команд также может подойти временное решение, такое как Doxis 4. Хотя это решение не связано с облачной версией, Doxis 4 предоставляет обширные возможности для управления документами, включая структуру каталогов и богатые функции поиска. Однако для более крупной организации с реальными потребностями в систематизации и доступности информации, Alfresco выглядит более предпочтительным вариантом.
Заключение
Выбор правильного приложения для хранения структурированного справочного материала проекта может существенно повысить эффективность работы вашей команды. Программное обеспечение, такое как Alfresco, предлагает мощные инструменты для организации информации, что окупится за счет экономии времени и сокращения путаницы с документами.
Учитывая ваши требования, рекомендую рассмотреть возможность интеграции Alfresco в вашу рабочую среду. Это решение может стать важным шагом к более организованному, продуктивному и структурированному управлению проектной документацией.