Вопрос или проблема
Гипертекстовые ссылки копируются с сайтов Microsoft SharePoint в Microsoft Outlook.
Текст по умолчанию в Outlook в этом случае – Calibri, размер 11. При вставке гипертекстовых ссылок с сайтов, отличных от SharePoint, гипертекстовые ссылки вставляются как Calibri 11, но с подчеркнутым текстом и синим цветом:
Это желаемое поведение.
Когда ссылки копируются с частного сайта SharePoint компании, наблюдается другое поведение. Ссылка копируется:
Чтобы такие гипертекстовые ссылки вставлялись правильно, их необходимо вставлять с настройкой Слияния форматирования:
Однако при использовании метода вставки по умолчанию, используя CTRL + C, применяется другой размер и тип шрифта, Aptos (Body), размер 12, для вставленной гипертекстовой ссылки:
Настройка по умолчанию должна быть для слияния форматирования, как установлено в Outlook в
Файл -> Параметры -> Почта -> Параметры редактора -> Дополнительно -> Вставка из других программ:
Почему гипертекстовые ссылки, скопированные с сайтов SharePoint, по умолчанию не вставляются с объединённым форматированием?
Ответ или решение
Поведение вставки гиперссылок из Microsoft SharePoint в Microsoft Outlook: Понимание и решение проблемы
Когда пользователи копируют гиперссылки из сайтов Microsoft SharePoint и вставляют их в Microsoft Outlook, они сталкиваются с неожиданным поведением: текст гиперссылок копируется с измененным шрифтом и размером, отличным от стандартного. Это может создать трудности в поддержании единого стиля и визуального оформления деловых сообщений.
Описание проблемы
По умолчанию текст в Outlook установлен на Calibri, размер 11. Когда пользователи вставляют гиперссылки, скопированные из сайтов, не относящихся к SharePoint, они получают ожидаемое форматирование — текст с синим цветом и подчеркиванием. Это помогает подчеркнуть интерактивность ссылки и сохраняет стиль, привычный для пользователей.
Однако при вставке гиперссылок из SharePoint текст становится Aptos (Body), размер 12, что значительно отличается от стандартного оформления. Это поведение требует от пользователей дополнительных действий для коррекции формата: необходимо выбрать опцию вставки с слиянием форматов, что не является интуитивно понятным процессом.
Почему гиперссылки из SharePoint вставляются неверно?
Существует несколько причин, по которым гиперссылки, скопированные из Microsoft SharePoint, не вставляются с применением настройки "Смешивание формата" по умолчанию:
-
Форматирование SharePoint: Microsoft SharePoint может использовать свои собственные стили и форматы при отображении текста. Эти стили могут не соответствовать стандартному шрифту, который используется в Outlook.
-
Настройки безопасности: В зависимости от политик безопасности вашей компании, гиперссылки, скопированные из SharePoint, могут обрабатывать стили по-другому, чтобы предотвратить потенциальные риски в области безопасности.
-
Проблемы совместимости: Outlook и SharePoint могут иметь различия в формате данных, которые могут нарушать стандартные процессы вставки, приводя к неправильному отображению URL.
Решение проблемы
Чтобы решить эту проблему и сделать вставку гиперссылок из SharePoint более удобной, вы можете предпринять следующие шаги:
-
Настройка параметров вставки: Убедитесь, что у вас выбраны правильные параметры вставки в Outlook:
- Перейдите в меню File (Файл) -> Options (Параметры) -> Mail (Почта) -> Editor Options (Параметры редактора) -> Advanced (Дополнительно) и проверьте настройки для вставки из других программ. Убедитесь, что стоит опция "Смешивание формата".
-
Использование сочетаний клавиш: Поскольку стандартная вставка (CTRL + V) не приводит к ожидаемому результату, рассмотрите возможность использования сочетаний клавиш для вставки с слиянием форматов (например, ALT + H, V, F).
-
Обратная связь с ИТ-отделом: Если проблема продолжает существовать, возможно, стоит проконсультироваться с вашей ИТ-командой для анализа настройки SharePoint и Outlook, чтобы устранить потенциальные конфликты.
Заключение
Правильная вставка гиперссылок из Microsoft SharePoint в Outlook — это вопрос как настройки программного обеспечения, так и процесса работы пользователей. Понимание этих аспектов и внедрение предложенных решений непременно улучшит пользовательский опыт и обеспечит единый стиль оформления сообщений. Сложности с форматированием не должны отвлекать от основных задач, и эти рекомендации помогут минимизировать вмешательство в вашу продуктивность.