Вопрос или проблема
В нашем офисе обычно используется крайне неэффективный рабочий процесс:
Пользователь A пишет технический отчет с рекомендациями.
Для того чтобы документ был выпущен, его должны подписать 4-5 человек.
Вариант 1: Пользователь A затем находит каждого подписанта и получает их подпись, которую он позже сканирует и отправляет. В итоге получается либо PDF-документ, который больше не является электронным, либо длительный процесс вставки подписанной страницы в цифровую копию.
Вариант 2: Пользователь A хочет выполнить ту же задачу в цифровом виде. Он отправляет документ подписанту 1 из 5 на подпись и инструкции передать подписанный документ подписанту 2 из 5 и так далее, пока процесс не завершится. Это длительный процесс, который может быть полностью прерван задержкой от одного из подписантов, что мешает следующему подписать документ. Иногда один из подписантов не настроил электронные подписи, и, следовательно, распечатывает, подписывает и сканирует, тем самым ставя под сомнение весь процесс.
—
Существует множество онлайн-сервисов, которые исправляют эту ситуацию [например, PandaDoc]. Вы загружаете документ со списком подписантов, и они могут подписать/одобрить его онлайн с помощью цифровой подписи в любом порядке и в любое время.
Я хотел бы реализовать такую систему, однако, поскольку наша работа является строго конфиденциальной, решение должно быть развернуто в локальной сети на наших собственных серверах – мне действительно не хочется писать это программное обеспечение самостоятельно.
Мы обычно используем adobe acrobat dc, который имеет функцию Заполнить и подписать для электронной подписи. Мы используем его, когда нам нужно представить или дать согласие на документы. Вы также можете использовать Sharepoint для легкого обмена и управления файлами.
Вы можете искать системы одобрения документов. В основном они платные и имеют демо по запросу.
Openkm платный, демо по запросу, имеет электронную подпись, автоматизацию процессов, файловый менеджер, историю и все соответствующие функции.
Ответ или решение
В условиях современных бизнес-процессов очень важно оптимизировать рабочие потоки, особенно когда речь идет о подписании и утверждении документов. Проблема, с которой вы столкнулись, обозначает множество недостатков текущих подходов к утверждению документов, и предлагает решение, которое может значительно упростить этот процесс.
Проблематика текущих методов подписания
Ваша команда использует несколько неэффективных методов, таких как ручное собирательство подписей или отправка документов по электронной почте. Оба метода имеют серьезные недостатки:
- Ручная обработка: Сбор подписей на бумаге приводит к необходимости сканирования и манипуляциям с файлами, что занимает много времени и не гарантирует сохранность оригинала.
- Электронные письма: Данная схема склонна к задержкам из-за отсутствия цифровых подписей у некоторых участников, что может привести к необходимости повторных действий, таким как печать и сканирование.
Решение: Централизованная система для подписания документов
Для оптимизации процесса утверждения документов можно рассмотреть внедрение специализированной системы, работающей в локальной сети (LAN). Это поможет обеспечить безопасность конфиденциальной информации. Прежде чем перейти к выбору конкретного решения, стоит рассмотреть некоторые из требований и возможностей, которые такая система должна предоставить.
Основные требования к системе
- Безопасность: Хранение и обработка документов должны проходить в защищенном окружении, что полностью исключит утечку данных за пределы компании.
- Электронные подписи: Возможность генерировать и применять электронные подписи, соответствующие законодательству, увеличит доверие к цифровым транзакциям.
- Простота использования: Интерфейс должен быть интуитивно понятным, чтобы пользователи могли быстро осваивать систему без необходимости длительного обучения.
- Автоматизация процессов: Возможность настроить рабочие потоки таким образом, чтобы документы автоматически передавались от одного подписанта к другому, без необходимости вмешательства пользователя.
- Полный контроль и аудит: Система должна предоставлять возможность отслеживать все действия с документами, включая время подписания и изменения, что упростит процесс проверки и отчетности.
Специализированные решения
Существует несколько систем, которые могут удовлетворить ваши требования. Рассмотрим некоторые из них:
-
OpenKM: Это решение предлагает функциональность электронных подписей, автоматизацию процесса и управление файлами. OpenKM поддерживает интеграцию с различными типами документов и позволяет отслеживать историю их обработки. Это решение платное, однако предлагает демонстрационные версии, которые помогут вам оценить функционал.
-
SharePoint с Adobe Acrobat DC: Если ваша организация уже использует SharePoint, можно рассмотреть возможность интеграции системы с Adobe Acrobat для использования его функций электронной подписи и заполнения форм. Это объединение позволит хранить документы в центре управления SharePoint, а пользователям будет проще получить доступ к необходимым им документам.
-
DocuWare: Это решение для управления документами и автоматизации рабочего процесса также имеет функции для настройки электронного подписания. Платформа поддерживает локальную установку и обеспечивает высокий уровень безопасности.
Заключение
Для решения проблемы неэффективного подписания документов в вашей компании стоит обратить внимание на специализированные системы, работающие в локальной сети. Они позволяют организовать процесс утверждения быстрее и удобнее, устраняя недостатки текущих методов. Рекомендуется протестировать несколько решений, таких как OpenKM или интеграцию SharePoint с Adobe Acrobat DC, чтобы выбрать оптимальный вариант, который полностью соответствует вашим требованиям и рабочим процессам.