Вопрос или проблема
Я ищу решение для распространения рекламных брошюр продукта на примерно 26 языках среди членов мировой торговой команды.
Я написал приложение около 15 лет назад, но оно desperately нуждается в доработке, поэтому мне интересно, есть ли какие-то «стандартные решения».
Текущие функции:
- Документы организованы по языку/стране маркетинговым отделом и обновляются ежеквартально
- Создается индекс путем сканирования документов, что позволяет использовать функцию поиска на стороне клиента
- Веб-приложение предоставляет документы клиентскому приложению
- Конечных пользователей информируют о новых документах
- Конечные пользователи могут выбрать одну или несколько групп для синхронизации со своим локальным устройством, позволяя офлайн-доступ
- Собирается статистика загрузки для генерации отчетов
- Статистика просмотров была бы хорошей, но в настоящее время не реализована
- Все документы в формате PDF. Все клиенты на Windows 10
Возможно, у меня нет лучшего решения, но учитывая, что вы пока не получили никаких откликов, вы можете рассмотреть вариант облачного хранилища.
Я работаю с ExaVault, который является облачным FTP-сервером, предоставляющим множество вариантов для подключения и распространения данных. Если ваше приложение может установить FTP-соединение и/или использовать наши API, это могло бы быть отличным решением.
Когда вы создадите учетную запись, у вас будут следующие функции:
- Документы организованы по языку/стране маркетинговым отделом и обновляются ежеквартально. Команде маркетинга могут быть назначены пользователи с конкретными правами доступа для доступа и обновления папок
- Конечных пользователей информируют о новых документах. Пользовательские уведомления могут быть настроены для всех папок.
- Собирается статистика загрузки для генерации отчетов. Предоставляется детализированный журнал сеансов для всей активности.
Следующее может быть настроено с помощью FTP-клиента, подключаясь с помощью пользовательских скриптов или используя наши API:
- Создается индекс путем сканирования документов, что позволяет использовать функцию поиска на стороне клиента. У нас есть полностью документированный API, который можно использовать.
- Веб-приложение предоставляет документы клиентскому приложению. У нас также есть очень удобные функции совместного использования, которые можно использовать из любого браузера.
Элементы, которые могут потребовать значительных усилий или потребовать рабочего процесса от подключения FTP-клиента:
- Конечные пользователи могут выбрать одну или несколько групп для синхронизации со своим локальным устройством, позволяя офлайн-доступ. Есть возможность создавать публичные ссылки “Поделиться” для доступа к конкретным папкам, но это не позволит синхронизироваться с локальным устройством – вместо этого доступ будет через браузер.
В настоящее время нет статистики просмотров для конкретных файлов, но есть квитанции о доставке для случаев, когда к общим файлам и папкам получен доступ.
В дополнение к вышеописанному у вас будет много вариантов для прав пользователей, параметров безопасности и нашей команды поддержки, чтобы помочь вам настроить систему.
Удачи!
Ответ или решение
Эффективное распределение брошюр для мировой команды продаж
Учитывая ваши требования к распределению продуктовых брошюр на 26 языках среди мировых членов команды продаж, существует несколько современном решений, которые могут обновить и улучшить вашу текущую инфраструктуру. Ваша первоначальная система, разработанная 15 лет назад, предоставляет основную функциональность, но современные стандарты и технологии могут значительно улучшить её производительность и удобство использования.
1. Облачные решения для хранения документов
Одним из эффективных подходов может быть использование облачного хранилища, такого как ExaVault. Это решение предлагает гибкие возможности для организации и распространения данных:
-
Организация документов: Ваши брошюры могут быть организованы по языкам и странам в специализированных папках, которые могут обновляться маркетинговым отделом на регулярной основе. Системы контроля доступа позволят назначать пользователям конкретные права для доступа и обновления содержимого.
-
Уведомления о новых документах: Пользователи могут получать уведомления о новых или обновлённых документах, что обеспечит их быстрое информирование о последних изменениях без необходимости постоянного мониторинга.
-
Статистика загрузок: Вы сможете собирать данные о загрузках для последующего анализа, что поможет в оценке интереса к вашим продуктам и их материалам. ExaVault предлагает подробные журналы сессий, которые помогут вам в составлении отчётов.
2. Осуществление поиска в документах
Создание индекса для документов может быть выполнено с использованием API, предоставляемого ExaVault. Это позволит вам обеспечить эффективный поиск на стороне клиента, улучшая общую доступность информации для пользователей.
3. Веб-приложение и клиентская связь
Хотя возможно сохранить вашу текущую веб-программу, учитывайте возможность интеграции с более современными облачными решениями. Это позволит пользователям получить доступ к брошюрам из любого браузера без необходимости установки дополнительных приложений.
4. Возможности оффлайн доступа
Для оффлайн доступа пользователям потребуется выбрать группы документов, которые они хотят синхронизировать с локальным компьютером. На данный момент облачные решения могут не предоставлять возможностей для синхронизации файлов, однако можно рассмотреть варианты с использованием FTP-клиентов или собственных скриптов для создания необходимого функционала.
5. Отчёты о просмотре статистики
На данный момент ExaVault не предоставляет статистику по просмотрам для конкретных файлов, но предусмотрены уведомления о том, когда файлы или папки были открыты пользователями. Это может стать началом для более сложной отчетности в будущем.
Заключение
Ваша текущая система нуждается в обновлении для того, чтобы соответствовать современным стандартам использования и безопасности. Решение, основанное на облачных технологиях, как, например, ExaVault, может предложить много преимуществ: это и легкость доступа к документам, и полноценные возможности для отслеживания загрузок и уведомлений о новшествах.
Убедитесь, что перед выбором новой системы вы составите перечень требований и функций, которые необходимы вашей команде, чтобы обеспечить наилучший опыт работы для всех пользователей.