- Вопрос или проблема
- Ответ или решение
- Быстрое сканирование и сортировка бумажных документов
- 1. Выбор подходящего сканера
- 2. Разработка структуры папок
- 3. Упрощение процесса сканирования
- 4. Альтернативные методы сортировки
- 5. Подбор программного обеспечения
- 6. Обучение и осведомленность сотрудников
- Заключение
Вопрос или проблема
Я немного изучал системы сканирования и архивирования, такие как neat.com или paperless(-ng), но в обеих отсутствует этап, который предварительно сортирует сканируемые документы.
Чаще всего, вероятно, сканируется всего несколько типов документов: квитанции, запросы на отпуск, бумажные заметки и т.д. Поэтому можно было бы подготовить папки (в системе DMS) для каждого типа. Если диалог сканера спросит, какой тип документа, и просто отправит его в соответствующую папку, это значительно упростит процесс, на мой взгляд.
Также возможен другой вариант, при котором вы делаете фото документа, ставите рядом небольшой штрих-код, который распознается приложением для фото и снова отправляет документ в заранее заданную папку. Это также позволит другим людям быстро отправлять вам отсканированные файлы с других ПК в сети.
Кто-нибудь когда-нибудь видел что-то подобное?
С уважением
Я также рекомендую обратить внимание на приложения, такие как NAPS2 или Paperless-CLI, которые предлагают интерфейсы командной строки. Таким образом, вы сможете выполнить часть предварительной сортировки через скрипт.
Ответ или решение
Быстрое сканирование и сортировка бумажных документов
Современные технологии сканирования и управления документами позволяют значительно упростить и ускорить процесс работы с бумажными носителями. Задача предсортировки сканируемых файлов в процессе сканирования – это важное требование для увеличения эффективности рабочего процесса. В этой статье мы рассмотрим решение вашей проблемы с помощью различных приложений и методов, которые помогут автоматизировать и оптимизировать процесс сканирования и классификации документов.
1. Выбор подходящего сканера
Выбор сканера – это первый шаг к эффективному управлению бумагами. Инвестируйте в многофункциональные устройства (МФУ), которые поддерживают функции автоматической подачи документов (ADF). Это позволит значительно ускорить процесс сканирования за счет обработки нескольких страниц одновременно. Убедитесь, что сканер поддерживает интеграцию с рекомендованными вами системами управления документами (DMS).
2. Разработка структуры папок
Перед началом сканирования важно заранее определить структуру хранения документов. Создайте папки для каждого типа документа (например, "Квитанции", "Запросы на отпуск", "Заметки"). Это позволит вам быстро ориентироваться в данной системе в будущем.
3. Упрощение процесса сканирования
Используйте программное обеспечение, которое поддерживает возможность выбора типа документа в процессе сканирования. Например, наличие выпадающего списка категорий в окне сканирования позволит пользователю сразу указывать тип документа. Как результат, сканируемый файл может быть автоматически перемещен в соответствующую папку. К сожалению, не все доступные решения предлагают данную функциональность.
Существует ряд программ, таких как NAPS2 и Paperless-CLI, которые обеспечивают интерфейс командной строки. Это позволит автоматизировать процесс; например, можно написать скрипт, который будет обрабатывать и направлять файлы в заранее определенные каталоги в зависимости от имени файла или других метаданных.
4. Альтернативные методы сортировки
Инновационным подходом является использование QR-кодов или штрих-кодов. Вы можете создать изображение документа и разместить возле него небольшой код, который будет распознан приложением при сканировании или фотографировании. Это структуру кодов можно предварительно связать с конкретными папками. Такой метод, безусловно, упростит совместную работу, так как другие пользователи смогут отправлять документы напрямую в определенные категории.
5. Подбор программного обеспечения
Существует несколько программ, которые могут помочь в автоматизации процесса. Некоторые из них могут поддерживать функции, которые вам нужны:
- Neat: хотя эта платформа не обладает полным набором функций предсортировки, она все же предлагает возможности для упрощения работы с документами.
- Paperless: этот инструмент фокусируется на уменьшении бумажного документооборота, однако некоторые его функциональности можно адаптировать под ваши нужды.
Вы также можете рассмотреть подходы, использующие API, чтобы интегрировать собственные решения в существующие системы.
6. Обучение и осведомленность сотрудников
Важно внимательно отнестись к обучению сотрудников: проведите обучение по новым системам и процессам, которые вы внедряете. Изучите их существующие привычки и определите, как можно улучшить их работу с документами, а также как наиболее эффективно использовать новые технологии.
Заключение
Ускорение процесса сканирования и предсортировки документов – это не просто вопрос удобства, а необходимость в быстром и организованном рабочем процессе. Использование современных технологий, автоматизация и правильная подготовка структуры организации документов помогут вам в решении данной задачи. Активное внедрение новых решений не только ускорит работу, но и существенно повысит продуктивность вашей команды.