Сопоставление имен из одной электронной таблицы Excel с другой.

Содержание

Вопрос или проблема
Ответ или решение
Теория
Пример
Применение

Вопрос или проблема

У меня есть две отдельные таблицы, обе содержат несколько сотен имен сотрудников. Моя задача в данный момент — просмотреть одну из таблиц, чтобы увидеть, есть ли совпадения сотрудников на обеих, что одновременно покажет мне и тех сотрудников, которых нет.

В ячейках есть только имена, без чисел. Я подумывал о том, чтобы попробовать использовать vlookup, но так как единственные данные, которые я ищу, это имена, я думаю, что это не обязательно?

Итак, в столбце A в обоих таблицах содержатся имена, а в столбце B — фамилии.

Какой будет лучший способ сделать точный поиск совпадений? Есть ли способ перекрестно проверить имя, а затем выяснить, какая из ячеек является совпадением из другой таблицы?

(Кстати, я пробовал эту формулу =IF(ISNA(MATCH(M2,Sheet2!M:M,0)),”Не найдено”,”Найдено”) – Однако после ручной проверки пары имен на точность формула, кажется, показывает неправильный ответ?)

Большое спасибо!

Добрый день,

Что вы можете попробовать, так это создать дополнительный столбец в обеих таблицах и использовать формулу объединения для сложения имени и фамилии вместе.

Вы можете затем использовать условное форматирование для выделения имен на обеих таблицах. Ссылка ниже предоставляет хорошее видео о том, как использовать условное форматирование на нескольких листах. Вы можете затем отфильтровать по цвету, чтобы увидеть список дубликатов.

https://www.youtube.com/watch?v=VhECzNIQTIY

Единственное, что вы должны использовать, это условное форматирование дубликатов, чтобы убедиться, что на отдельных таблицах нет дублирующихся имен.

Надеюсь, это поможет, Брад.

Ответ или решение

Теория

Когда у вас есть два набора данных в разных таблицах Excel, и вы хотите сравнить их, основной задачей является эффективное и точное сопоставление данных по заданным критериям. В вашем случае критериями являются имена и фамилии сотрудников, расположенные в отдельных колонках. Это требует внимания к деталям, чтобы избежать ошибок, и понимания того, какие инструменты Excel могут быть наиболее полезными в этом процессе.

Один из подходов, который сразу приходит на ум, это использование функций, таких как VLOOKUP или INDEX и MATCH. Однако, когда вы работаете исключительно с текстовыми данными, такими как имена, необходимо учитывать, что данные могут быть не идентичны из-за таких факторов, как неправильное написание, пробелы или регистр символов.

Пример

Представьте, что у вас есть две книги Excel:

Книга 1 (Шаг 1):
- Колонка A: Первые имена.
- Колонка B: Фамилии.
Книга 2 (Шаг 2):
- Колонка A: Первые имена.
- Колонка B: Фамилии.

Чтобы сравнить данные из этих двух книг:

Конкатенация: Создайте новую колонку в обеих книгах, где объедините имена и фамилии в одну строку. Используйте формулу =CONCATENATE(A2, " ", B2). Это поможет вам сравнивать полные имена, что повысит точность.
Сопоставление данных: После создания объединённых строк можно использовать функцию VLOOKUP или альтернативную INDEX/MATCH комбинацию для поиска совпадений.
Использование INDEX/MATCH:
```
=IF(ISERROR(MATCH(C2, 'Sheet2'!C:C, 0)), "Не найдено", "Найдено")
```
Здесь C2 относится к объединённой строке имени и фамилии.
Условное форматирование: Для визуального отличия совпадений установите условное форматирование. Это позволит выделить совпадающие и не совпадающие имена различными цветами. Включите его для обеих таблиц, чтобы было легче оценить результат.
Фильтрация: После применения формул и условного форматирования, вы можете отфильтровать данные по цвету или другому критерию, чтобы быстро выделить нужные записи.
Проверка дубликатов: Перед выполнением основного сравнения убедитесь, что в каждой книге нет дублирующихся записей. Для этого можно использовать условное форматирование для поиска дубликатов внутри каждого листа Excel.

Применение

Этот подход позволит вам эффективно и точно определить, какие сотрудники присутствуют в обеих таблицах, а какие — нет. Конкатенация и чёткое сопоставление данных минимизируют риск ошибок, особенно если имена возможны с вариациями в написании.

Помимо стандартных функций, Excel предлагает дополнительные инструменты, такие как расширенный фильтр и сценарии, включая Power Query, которые могут автоматизировать процесс и упростить обработку больших объёмов данных. В случае, если ваш набор данных особенно велик и сложен, использование Power Query поможет вам объединять и сопоставлять данные на более глубоком уровне, с возможностью последующей интеграции и анализа.

Подводя итог, существует несколько подходов для выполнения этой задачи, и выбор зависит от ваших специфических потребностей и объёма данных. Я призываю вас использовать приведённые выше шаги для достижения наиболее эффективного результата при анализе ваших данных в Excel.