Вопрос или проблема
Мне нужно правило в Outlook, или что-то подобное, чтобы предупреждать сотрудников в моей работе при отправке на определенные адреса электронной почты. Можете ли вы создать что-то такое, чтобы при отправке письма на определенный адрес или диапазон адресов появлялось всплывающее окно вашего собственного оформления перед отправкой, и затем вы могли бы нажать “да” или “нет”, чтобы подтвердить, что вы действительно хотите отправить этому человеку/адресу? Outlook 2010.
Не без некоторого умного программирования.
Стандартные фильтры срабатывают ТОЛЬКО ПОСЛЕ отправки сообщения (или при его получении, конечно). И в любом случае вы можете сделать очень мало при отправке.
Существуют некоторые варианты, которые, как мне кажется, показывают всплывающее диалоговое окно, требующее подтверждения внешних получателей перед отправкой вашего электронного письма. Эти варианты не требуют индивидуального программирования, но требуют дополнительного программного обеспечения.
Вот те, о которых я знаю:
- http://www.safesendsoftware.com. Этот продукт называется SafeSend и кажется больше направленным на предотвращение потери данных для предприятий. Он, похоже, извлекает адреса доменов из белого списка с сервера обмена и предупреждает о чем-либо, что отправляется за его пределами. Он также может использовать индивидуальные домены из белого списка, где список хранится на сетевом диске компании.
- http://www.ablebits.com Этот продукт называется Outgoing Email Checker и кажется более ориентированным на домашних пользователей, которые хотят дополнительный уровень безопасности при отправке электронных писем. Он напоминает вам, когда вы собираетесь отправить очень большие письма, ответить всем или когда вы используете плохие слова. Не уверен, можно ли настроить его так, чтобы всплывающее окно показывалось только при отправке внешних писем.
Не всплывающее окно, но вы можете настроить MailTip для внешних получателей, который будет предупреждать, если пользователь отправляет электронное письмо на внешний адрес. В качестве альтернативы вы можете настроить Индивидуальный MailTip для определенных адресов электронной почты.
MailTip — это однострочный баннер над полем “Кому”:
Ответ или решение
Создание правила в Outlook для предупреждения при отправке на определенные домены или адреса электронной почты требует знания ограничений стандартных функций данной программы. Если вы используете Outlook 2010, основная информация о создании такого правила обсуждается ниже.
Введение
Многие организации сталкиваются с необходимостью защиты информации и предотвращения случайной отправки конфиденциальных данных на внешние адреса. Для достижения этой цели можно воспользоваться некоторыми стратегиями, которые в основном основываются на использовании стороннего программного обеспечения или возможностях, встроенных в Exchange Server.
Стандартные правила в Outlook
К сожалению, стандартные правила Outlook, такие как условные фильтры и обработка сообщений, срабатывают только после отправки письма. Это означает, что, хотя можно настроить фильтры для обработки входящей корреспонденции, на отправку новые настройки не влияют непосредственно.
Варианты решения
1. Использование стороннего программного обеспечения
На рынке доступны решения, которые предоставляют возможность настройки предупреждений перед отправкой письма на внешние адреса:
- SafeSend. Это решение фокусируется на предотвращении утечек данных в корпоративной среде. Программа может отображать предупреждения при попытке отправки писем на адреса, не входящие в белый список. Check SafeSendSoftware для более детальной информации.
- Outgoing Email Checker от AbleBits. Этот инструмент предоставляет дополнительные уровни безопасности, напоминая о крупных вложениях или предупреждая о том, что вы отвечаете всем. Узнайте больше на AbleBits для понимания его возможностей.
2. MailTips в Exchange
Если вы работаете в среде Microsoft Exchange, можно использовать MailTips. Этот функционал позволяет просматривать предупреждения о том, что вы отправляете сообщение на внешний адрес. Данные подсказки (MailTips) отображаются в виде текста над полем «Кому» в вашем сообщении.
- MailTips для внешних получателей: Эта функция позволяет администраторам организации настраивать сообщения, которые будут отображаться при попытке отправки электронной почты вне пределов вашей сети.
- Кастомизированные MailTips: Возможно создавать индивидуальные MailTips для определенных адресов, что обеспечит дополнительный слой безопасности.
Дополнительную информацию по настройке MailTips можно найти в официальной документации:
Заключение
Хотя Outlook 2010 не предоставляет возможности создания всплывающих окон предупреждений для отправки на конкретные адреса или домены без стороннего программирования, возможности защиты данных с помощью стороннего программного обеспечения или использования функций Exchange Server могут значительно улучшить управление безопасностью при обмене информацией. Рекомендуется проконсультироваться с IT-отделом вашей компании для выбора наиболее подходящего решения для вашей организации.