- Вопрос или проблема
- Ответ или решение
- Как эффективно организовать хранение рабочего отслеживания проектов для графического дизайнера
- 1. Структурирование папок
- 2. Использование Total Commander
- 3. uLister для предварительного просмотра
- 4. Использование программы "Everything"
- 5. Импорт электронной почты из MS Outlook
- Заключение
- Оптимизация SEO
Вопрос или проблема
Я графический дизайнер в отделе маркетинга. Ищу приложение, в котором могу хранить ВСЮ информацию по каждому проекту (электронные письма, макеты, сканы, черновики и т. д.). Также должно быть возможно хранить электронные письма из MS Outlook, относящиеся к проекту (я должен иметь возможность перетаскивать/прикреплять полное письмо).
Я хочу прекратить хранить бумажные распечатки всего.
Для хранения я рекомендую использовать хорошо структурированное дерево каталогов, которое будет одинаковым для всех проектов. Это требует дисциплины на этапе настройки и использования, но потом это действительно окупается, когда вам нужно найти файл или передать проект кому-то еще.
Чтобы все было доступно, я бы порекомендовал Total Commander с плагином uLister и приложением для поиска voidtools Everything.
- Total Commander – это высоко настраиваемый файловый менеджер с двумя панелями, который позволит вам создать горячий список всех ваших проектов.
- uLister – это плагин для Total Commander, который позволяет предварительно просматривать различные типы файлов, включая офисные документы, изображения, zip-файлы, pdf и электронные письма Outlook (.msg файлы). Если uLister не поддерживает какой-либо тип файла, существуют множество других плагинов для предварительного просмотра, которые, вероятно, поддерживают.
- Everything – это индексатор файлов, который позволяет Total Commander быстро искать файлы по (части) их имени.
Это не решение в один клик, настройка займет у вас половину дня, на то, чтобы настроить и привыкнуть, уйдет несколько дней, но после этого у вас будет высокоэффективная система управления файлами, которая повысит вашу продуктивность.
Ответ или решение
Как эффективно организовать хранение рабочего отслеживания проектов для графического дизайнера
В условиях современных требований к сохранению и структурированию данных, графическим дизайнерам в отделах маркетинга необходим надежный способ хранения всех файлов и информации о проектах. Ваш запрос на приложение, которое обеспечит безопасное и удобное хранение таких элементов, как электронные письма, макеты, сканы и черновики, действительно актуален. В данной статье мы предложим комплексный подход к решению этой задачи, который поможет вам перейти на безбумажное ведение дел.
1. Структурирование папок
Первоначальным этапом в организации рабочего пространства станет создание четкой и последовательной структуры директорий. Это позволит вам найти нужные документы, а также упростит передачу проекта другим участникам команды.
- Стандартная структура: Посмотрите на ваши проекты и выделите ключевые категории, такие как "Исходные материалы", "Черновики", "Финальные версии", "Обратная связь" и "Электронные письма". Стандартная структура, легкая для понимания, последние будет нырять в рабочие процессы.
2. Использование Total Commander
Одним из инструментов, который поможет вам управлять вашими файлами, является Total Commander. Это мощный файловый менеджер, обладающий двумя панелями, что упрощает работу с файлами.
- Простота использования: Создайте "горячую" папку для быстрого доступа к вашим проектам.
- Гибкость: Total Commander предлагает возможность настройки интерфейса под ваши нужды, что позволит вам оптимизировать рабочий процесс.
3. uLister для предварительного просмотра
Для удобного доступа к различным типам файлов, включая документы Office, изображения и электронные письма Outlook, вам понадобится плагин uLister.
- Поддержка форматов: uLister позволяет легко просматривать ряд файлов без необходимости их открытия. Это сэкономит ваше время и упростит поиск нужной информации по проекту.
- Дополнительные плагины: Если uLister не поддерживает некоторые форматы, Total Commander предлагает много других плагинов для различных типов файлов.
4. Использование программы "Everything"
Программа "Everything" отлично дополнит ваш инструментарий, обеспечивая молниеносный поиск файлов.
- Быстрый индекс: Эта утилита индексирует содержимое ваших директорий, что позволяет находить файлы по их имени за считанные секунды.
- Оптимизация работы: Вместо того, чтобы тратить драгоценные минуты на поиск, вы сможете сконцентрироваться на креативных задачах.
5. Импорт электронной почты из MS Outlook
Требование о сохранении всей переписки, связанной с проектами, можно решить с помощью функции перетаскивания в MS Outlook. Вы сможете:
- Перетаскивать письма: Просто создайте папку в Total Commander для хранения ваших проектов и перетаскивайте туда нужные электронные письма, что позволит вам аккумулировать всю информацию в одном месте.
Заключение
Создание системы хранения информации о проектах — это инвестиция времени, которая с лихвой окупится в будущем. Подходящий инструментарий, такой как Total Commander, uLister и "Everything", обеспечит вам необходимую гибкость, скорость и удобство в работе. Переход на безбумажное управление не только ускорит ваши процессы, но и повысит эффективность вашей работы в качестве графического дизайнера в маркетинговом отделе.
Оптимизация SEO
В целях оптимизации данной статьи для поисковых систем насчет хранения информации о проектах, мы использовали ключевые слова, такие как „графический дизайнер“, „хранение данных“, „структура директорий“, „Total Commander“, „uLister“, „электронные письма“ и „безбумажное управление“.
Таким образом, данный подход к организации работы нежно поможет вам создать систему, которая не только сделает вашу работу более организованной, но и повысит вашу продуктивность.