Убедитесь, что файл Excel не может быть сохранен, если в столбце есть пустые ячейки.

На чтение 4 мин Опубликовано 20.10.2024

Содержание

Вопрос или проблема
Ответ или решение
Шаги по созданию макроса для валидации ячеек в Excel
Результаты работы макроса
Заключение

Вопрос или проблема

Я хочу обеспечить ввод значений в определенный столбец, пока в соседнем левом столбце A есть значения. Идеально было бы избежать всплывающих окон, но вместо этого сделать так, чтобы границы ячейки указывали, что значение должно быть установлено.

Это требует макроса VBA.

Пример: Сделать ячейку B3 обязательной для заполнения в книге перед сохранением.

Откройте рабочий лист в Excel.
Нажмите Alt+F11, чтобы открыть VBA для Excel.
Дважды щелкните по ThisWorkbook в левом окне.
В верхнем правом окне выберите первую стрелку вниз и выберите Workbook
Выберите вторую стрелку вниз и выберите BeforeSave

Введите следующий код:

If Cells(3, 2).Value = "" Then
MsgBox "Ячейка B3 требует ввода от пользователя"
Cancel = True
End If

Сохраните макрос, нажав Ctrl+S.
Чтобы вернуться в Excel, нажмите ALT+ Q.
Сохраните книгу (для Excel 2007 и выше сохраните как .xlsm)
и он предложит вам заполнить B3 перед сохранением.

Ответ или решение

Для достижения того, чтобы в файле Excel нельзя было сохранить изменения при наличии пустых ячеек в определенном столбце, вам потребуется использовать макрос VBA. В данном ответе будет подробно описан процесс создания такого макроса, включая основные этапы, которые помогут обеспечить правильное заполнение ячеек перед сохранением документа.

Шаги по созданию макроса для валидации ячеек в Excel

Открытие рабочей книги в Excel:
Запустите Excel и откройте необходимую рабочую книгу.
Доступ к редактору VBA:
Нажмите комбинацию клавиш Alt + F11, чтобы открыть редактор Visual Basic for Applications (VBA).
Выбор объекта ThisWorkbook:
В левой панели редактора найдите и дважды щелкните на элементе ThisWorkbook. Это позволит вам добавлять код, который будет связан с конкретной рабочей книгой.
Создание обработчика события BeforeSave:
В правой части окна выберите первый выпадающий список и выберите Workbook, затем выберите второй выпадающий список и выберите BeforeSave. Это событие сработает каждый раз, когда пользователь попытается сохранить книгу.

Ввод кода для проверки:
Вставьте следующий код в созданный блок:

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
   Dim lastRow As Long
   lastRow = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row ' Находим последнюю заполненную строку в столбце A

   Dim i As Long
   For i = 3 To lastRow ' Начинаем проверку на заполненность с B3
       If Cells(i, 2).Value = "" And Cells(i, 1).Value <> "" Then ' Проверка на пустые ячейки в столбце B
           MsgBox "Ячейка B" & i & " должна быть заполнена перед сохранением файла.", vbCritical
           Cancel = True
           Exit Sub
       End If
   Next i
End Sub

В этом коде проверяется, что ячейки в столбце B (начиная с B3) заполнены только в случае наличия данных в соответствующих ячейках столбца A. Если это условие не выполняется, появляется сообщение об ошибке и выполнение сохранения отменяется.

Сохранение макроса:
Сохраните изменения в редакторе, нажав Ctrl + S.
Закрытие редактора VBA:
Вернитесь в Excel, нажав Alt + Q.
Сохранение рабочей книги:
Сохраните файл (для Excel 2007 и выше используйте формат .xlsm, чтобы сохранить макросы).

Результаты работы макроса

После выполнения всех шагов при попытке сохранения книги Excel будет проверять, заполнены ли ячейки в столбце B для всех строк, связанных с заполненными ячейками в столбце A. В случае нахождения пустой ячейки в столбце B при наличии данных в столбце A, пользователю будет выведено сообщение с указанием на необходимость заполнения ячейки, что предотвратит сохранение книги.

Заключение

Создание макроса для обязательного заполнения ячеек в Excel – это эффективный способ обеспечения целостности данных. Используя представленные шаги, вы сможете настроить свою рабочую книгу так, что незаполненные ячейки в определенном столбце станут препятствием для сохранения документа. Это решение помогает избежать неожиданных ошибок и несоответствий в данных, что особенно важно при работе с большим объемом информации.