Вопрос или проблема
Я ищу что-то для управления и поддержки согласованных правил между сторонами или среди сторон с учетом текущих изменений и поправок к этим правилам.
Это не должно быть чем-то официальным, требующим юридической проверки, а просто документированием и фиксацией понимания между людьми, такими как соседи или родитель/ребенок.
Идеально, чтобы текущие согласованные правила были доступны для просмотра с помощью смартфона, а черновик в процессе редактирования также был доступен с помощью смартфона.
Было бы здорово, если бы программное обеспечение отслеживало предложения по изменениям и поправкам на уровне каждого пункта, а также основные версии/релизы окончательного набора.
Рассмотрим двух соседей, которые сегодня записывают соглашение о совместном проживании, фиксируя одно правило, которому они оба соглашаются следовать:
Соседи согласны не оставлять грязную посуду в раковине.
Завтра они решают пересмотреть и/или расширить весь набор правил:
Соседи согласны сразу ставить грязную посуду в посудомоечную машину.
Соседи согласны ставить молоко обратно в холодильник.
Для каждого правила отслеживается, что Сосед 1 предложил новую или первоначальную формулировку и что оба соседа одобрили (и, следовательно, согласились с) окончательной формулировкой, и окончательная формулировка всех одобренных правил была зафиксирована в едином наборе правил.
Большинство текстовых редакторов имеют такую функциональность встроенной.
Документ можно настроить на динамические ревизии и изменения с цветовой кодировкой, назначенной каждому из участников.
Слова могут быть отредактированы, удалены, добавлены с четкой историей внесенных изменений.
Документ может регулярно обновляться, и изменения могут быть приняты или отклонены менеджером документа.
Попробуйте google docs и/или office 2016, чтобы увидеть, соответствуют ли они вашим требованиям.
Ответ или решение
Управление динамичными и неофициальными контрактами, соглашениями или правилами: лучшие практики
Управление неофициальными соглашениями и правилами между участниками, такими как соседи по комнате или родители и дети, требует гибкости и доступности. В условиях постоянных изменений важно иметь ресурс, который позволит документировать и отслеживать развитие договоренностей в удобном формате.
1. Определение целей и требований
Первым шагом в этом процессе является понимание потребностей сторон. В вашем случае, основными требованиями являются:
- Возможность редактирования правил с мобильных устройств.
- Отслеживание предложений по изменениям и их обсуждения.
- Прозрачность в состоянии текущих соглашений.
- Легкий доступ к ранее согласованным правилам.
2. Выбор подходящего программного обеспечения
Существует несколько вариантов программного обеспечения, которые могут удовлетворить ваши требования. Рассмотрим два наиболее популярных инструмента:
-
Google Docs: Платформа, позволяющая всем участникам вносить изменения в реальном времени. Каждое изменение сохраняется в истории версий, что позволяет отслеживать, кто предложил то или иное изменение, а также принять или отклонить предлагаемые правки. Цветовое кодирование правок показывает, кто внес изменения, что упрощает совместную работу.
-
Microsoft Office 2016: Включает аналогичную функциональность для совместного редактирования. Это удобное решение для пользователей, привыкших к работам в офлайн-режиме, поскольку изменения также могут синхронизироваться в облаке. Каждая версия документа хранится, что позволяет легко отслеживать изменения, внесенные различными участниками.
3. Организация структуры документа
Для успешного управления динамичными правилами и соглашениями рекомендуется следовать определенной структуре документа:
- Введение: Краткое описание целей и правил, которые необходимо установить.
- Список правил: Каждое правило должно быть записано в виде четкого утверждения (например, «Соседи согласны не оставлять грязную посуду в раковине»).
- История изменений: Включение истории предложений и правок, чтобы каждая версия могла быть легко идентифицирована и обоснована.
- Финальные утверждения: Каждый участник должен подтверждать окончательную версию правил, а это можно сделать, добавив дату и подпись (в цифровом формате).
4. Введение процессов отслеживания изменений
Управление процессом изменения правил включает следующие этапы:
- Предложение изменений: Участники могут вносить свои предложения по изменению или добавлению новых пунктов.
- Обсуждение и голосование: Проводите обсуждения по каждому предложению. В Google Docs есть возможность комментировать, что может быть использовано для обсуждений.
- Внедрение изменений: При согласии всех участников изменения могут быть внедрены, и новая версия документа должна быть зафиксирована.
5. Регулярный пересмотр и обновления
Установите регулярные встречи (например, раз в месяц) для пересмотра правил и внесения необходимых изменений. Это предотвратит накопление нерегулируемых ситуаций и поможет поддерживать здоровые отношения между участниками.
6. Заключение
Эффективное управление динамичными и неофициальными соглашениями требует наличия надежного инструмента для совместной работы и четкой структуры документооборота. Применяя указанные практики, вы сможете создать систематизированный и прозрачный процесс для отслеживания и управления правилами, что послужит залогом успешной и гармоничной совместной жизни.
При выборе программного обеспечения учтите все перечисленные выше функции, чтобы найти наилучшее решение для ваших потребностей и наладить эффективное взаимодействие.