Управление контактами в бизнесе среднего размера

Я работаю в организации среднего размера, занимающейся дистрибуцией, в которой занято 20-30 сотрудников, а также имеется около 40 дилеров и 100 локаций в Северной Америке. Наша текущая проблема заключается в том, что управление внешними контактами дилеров занимает много времени для наших сотрудников. Я хотел бы узнать, есть ли у кого-нибудь рекомендации или идеи по поводу лучшего способа управления контактами.

В настоящее время мы используем Exchange Online / SharePoint Online и используем общедоступные папки и списки рассылки для управления контактами в каждом регионе. У нас также есть отдельный портал дилеров, где мы создаем пользователей для дилеров на основе внешних контактов, которые вводятся в общедоступные папки.

Наши типичные сценарии использования — это отправка электронных писем для конкретных дилеров или всех дилеров о обновлениях продуктов. Также отправляются электронные письма для различных типов пользователей, например, для всех менеджеров по продажам или всех менеджеров по обслуживанию в дилерстве.

Наша команда продаж копирует контакты из общедоступных папок в свои папки контактов в Outlook, чтобы они синхронизировались с телефоном. Если они хотят обновить контакты, им приходится удалять контакты и повторно загружать их из общедоступной папки в папку контактов Outlook.

В общем, это затруднительно и требует повторного ввода данных, что может быть сложным для команды продаж, особенно для тех, кто не разбирается в технологиях и требует времени других сотрудников для выполнения этой задачи.

Мы рассматривали такие варианты, как SalesForce и другие CRM-системы, но они кажутся очень дорогими для наших нужд. Интересно, существуют ли какие-либо услуги или лучшие способы управления этими контактами в организации. Примеры будут очень полезны!

Это только контакт по электронной почте или другая информация, такая как телефон, почтовый адрес и т. д.? Если только электронная почта, вы можете рассмотреть вариант настройки почтовой рассылки (listserv).

На моей работе мы должны связываться с различными группами людей в зависимости от классификации должности, классификации зарплаты, если они связаны с курсом и так далее. Мы получаем информацию от HR/ITS для автоматизации создания этих списков, но также управляем вручную некоторыми списками (все главы департаментов и их администраторы и т. д.).

Списки защищены – некоторые люди (наш проректор, президент коллежа, их администраторы) могут отправлять сообщения на любой список без необходимости одобрения. Все остальные могут отправлять, но одно из нас, администраторов списков, должно одобрить отправку сообщения. Списки настроены так, чтобы адрес для ответа был ТОЛЬКО у оригинального отправителя (чтобы не было ответов на список с “OK, спасибо”) и чтобы пользователи не могли отписаться сами.

Существует множество хороших программ для почтовых рассылок, как свободно (libre), так и бесплатно (gratis) для всех видов почтовых серверов и операционных систем. Мы, например, используем Lyris, но, скорее всего, по привычке, так как используем его уже более 10 лет.

Если вы все еще ищете что-то, что поможет вам управлять контактами, я рекомендую взглянуть на шаблон Mailing Contacts App на платформе Simitless.

• Ваше приложение полностью настраиваемое: есть модули/поля (как колонки в таблице), которые вы можете выбрать и настроить приложение для отслеживания/сбора только тех данных, которые вам нужны.
• Что может быть полезно с контактами, вы можете давать контактам различные теги. Когда вам нужно отправить электронные письма вашим контактам, отфильтруйте их по нужным тегам и отправьте электронные письма выбранным контактам прямо из приложения (вам просто нужно настроить ваш почтовый клиент).
• Все контакты синхронизируются в реальном времени для всех, кто подключен к приложению, и данные доступны как в браузере, так и на мобильных устройствах, так как это также мобильное веб-приложение. (Прямой синхронизации с каждым контактом телефона нет, но, насколько я понял, это не то, что вы искали).
  • [Как я это вижу для вашего случая, вы создаете свое приложение, выполняете операцию ввода/импорта ваших контактов один раз (вместо того чтобы делать это каждый раз, когда нужно что-то изменить) и фильтруете и используете его (например, для отправки почты) по своему усмотрению. Каждая карточка контакта имеет прямую кнопку действия (например, email, Skype, звонок). Кроме того, вы можете создать ссылку “mailto” для электронной почты выбранных контактов, дилеров, используя ваше существующее программное обеспечение для электронной почты.]
• Вы можете иметь столько параллельных соединений, сколько хотите (т.е. несколько сотрудников могут подключаться к приложению одновременно).
  И есть шаблоны для начала создания вашего приложения или вы можете начать с нуля.

Полное раскрытие информации: я являюсь участником стартапа, который разработал эту платформу. Мы недавно запустились, пока что на этапе бета-тестирования. Если хотите попробовать и вам нужна помощь, я определенно могу помочь. Просто свяжитесь со мной. Вы можете модифицировать любой шаблон, как вам угодно.

Старый вопрос, но я рекомендую SuiteCRM – ответвление/продолжение/улучшение старой общественной версии SugarCRM.

• Основан на PHP/MySQL и является открытым исходным кодом. Таким образом, вы можете самостоятельно разместить и сделать его доступным для всех сотрудников с необходимыми разрешениями.

• Можно использовать как для контактов, так и для компаний.

• Можно записывать заметки/звонки, отправлять электронные письма и т.д.

• Вы можете добавлять дополнительные поля с помощью “Studio”.

• Имеет свое сообщество, документацию для пользователей/разработчиков и так далее.

• Если в нем больше функций, чем вам нужно, вы можете скрыть или отключить некоторые ненужные модули.