Вопрос или проблема
У меня есть множество файлов, отсортированных по папкам на общем ресурсе Windows, и я хотел бы прикрепить к ним некоторую метаданную информацию. Файлы в основном представляют собой технические документы (.PDF) и утилиты (.ZIP, .EXE). Я хотел бы иметь возможность указать, что файл принадлежит определенному проекту или устройству, используя теги или, возможно, пользовательские таксономии.
Я представляю, что у вас будет окно, которое покажет файловую систему, и вы сможете добавлять теги там, а также искать файлы по определенным критериям. По желанию, это может интегрироваться в Провроводник Windows, хотя я нашел существующие инструменты метаданных в Провроводнике недостаточными.
Я знаю, что что-то подобное существует для управления PDF-файлами, например, Zotero или Papers. Однако я не смог найти решение для общих файлов. Можете ли вы порекомендовать какое-либо решение?
Если вы действительно серьезно относитесь к маркировке, использованию таксономий и поиску по ним, то я бы предложил систему управления документами такую как Alfresco.
Плюсы:
- Вы можете добавлять метаданную информацию к любому типу файла, будь то PDF или GIF или даже какой-то неизвестный двоичный формат
- Метаданные могут быть нескольких типов:
- Теги: Легковесные, вы можете создавать новые теги на лету
- Категории: Более жесткие, вам нужно определить их иерархию в администраторской части
- Пользовательские метаданные: Например, широта/долгота, штрих-код, цена, в общем, все, что угодно
- Поиск мощный и быстрый, например, вы можете искать все PDF-документы с тегом “счет” созданные в 2007 году Джо, имеющие атрибут “цена” выше 100 евро и содержащие слово “погрузчик”.
Минусы:
Файлы хранятся внутри Alfresco. Alfresco и его база данных работают на вашем компьютере. Вы можете получить доступ к своим файлам через веб-интерфейс или “подключить” папку с вашими документами как виртуальную файловую систему, используя WebDAV или CmisSync (дисклеймер: сделано мной)
Ответ или решение
Управление метаданными для произвольных файлов
Введение
В условиях постоянного увеличения объемов информации на предприятиях, управление метаданными файлов становится важной задачей. Если у вас есть множество файлов, отсортированных по папкам на сетевом хранилище Windows, и вы хотите прикрепить к ним определенные метаданные, такие как теги проектов или устройств, это требует применения специализированных инструментов. Программное обеспечение для управления документами, такое как Alfresco, представляет собой одно из лучших решений для этого.
Преимущества Alfresco
-
Гибкость управления метаданными: Alfresco позволяет добавлять метаданные к любым типам файлов, включая PDF, ZIP и EXE. Вы можете использовать разные форматы метаданных:
- Теги: Легковесные и могут быть созданы по мере необходимости.
- Категории: Более строгие, требуют предварительного определения иерархии.
- Пользовательские метаданные: Вы можете добавлять любые параметры, такие как географические координаты, штрих-коды или цены.
-
Мощный механизм поиска: С помощью Alfresco вы сможете быстро и эффективно искать файлы. Например, вы сможете найти все PDF-документы с тегом "счет-фактура", созданные в 2007 году, подготовленные конкретным автором, с ценовым атрибутом выше 100 EUR и содержащие слово "подъемник".
-
Удобный интерфейс: Alfresco предоставляет веб-интерфейс для управления документами, а также возможность монтирования папки с документами как виртуальную файловую систему с использованием протоколов WebDAV или CmisSync (дисклеймер: этот проект разработан мной).
Недостатки Alfresco
Несмотря на очевидные преимущества, использование Alfresco имеет и определённые минусы:
-
Зависимость от инфраструктуры: Все файлы хранятся внутри Alfresco, а сама система, в том числе база данных, требует ресурсов вашего компьютера. Это может повлиять на производительность, особенно при росте объема данных.
-
Необходимость обучения: Переход на новую платформу может потребовать обучения пользователей, что может временно затруднить процесс управления документами.
Альтернативные решения
Если вам не подходит Alfresco, существуют другие инструменты, которые могут помочь в управлении метаданными:
-
Mendeley: Изначально предназначен для управления исследовательскими документами, но может быть адаптирован для других типов файлов.
-
TagSpaces: Простое и кросс-платформенное решение для управления файлами с тегами.
-
FileMeta: Позволяет добавлять пользовательские метаданные к файлам Windows, что может облегчить использование стандартного проводника Windows.
Заключение
Для эффективного управления метаданными произвольных файлов на вашем сетевом хранилище Alfresco представляется оптимальным выбором благодаря своей гибкости, мощным функциональным возможностям и удобному интерфейсу. Однако стоит учитывать и возможные ограничения, связанные с инфраструктурными требованиями и необходимостью обучения пользователей. Понимание ваших потребностей и возможностей поможет сделать правильный выбор программного обеспечения для управления метаданными.