Вопрос или проблема
В моей компании много документов, которые мы хотели бы перенести из файлов в шкафу в веб-приложение. Эти документы относятся к завершённым проектам и нуждаются в архивировании.
Может кто-то порекомендовать веб-приложение, которое позволит нам сделать это как для электронных, так и для бумажных документов?
Я разработал такую систему для известной международной организации. Также ее довольно легко развернуть и на более мелком уровне.
Использование
- На ПК вставьте документ в сканер
- Документ автоматически сканируется, отправляется в Alfresco и проходит оптическое распознавание текста (OCR)
- Когда вам потребуется найти этот документ, просто выполните поиск в веб-интерфейсе Alfresco; вы сможете просмотреть документ онлайн и скачать его
- Если нужно, вы можете сортировать документы по папкам или использовать категории (вначале определите структуру категорий и подкатегорий), или использовать метки (более гибкое, чем категории, но менее структурированное)
- Загружайте любые другие файлы, перетаскивая их в веб-интерфейс, или синхронизируйте их
Документ, видимый в Alfresco:
Установка
- Найдите сервер с достаточным объемом ОЗУ и дискового пространства (ОЗУ зависит от числа одновременно работающих пользователей, диск — от объема ваших данных)
- Установите Alfresco на этот сервер
- Установите Tesseract на этот сервер
- Настройте Alfresco для использования Tesseract
- Найдите ПК со сканером
- На этом ПК установите CmisSync и настройте его для синхронизации выходной папки сканера с Alfresco
- Добавьте правило Alfresco, которое перемещает документы из этой папки в другую при приеме или в конце каждого дня, если вам так удобнее
Ответ или решение
Конечно! Архивирование документов в веб-приложение — это важный шаг к оптимизации документооборота и упрощению доступа к информации. Одним из рекомендованных решений является использование системы Alfresco. Давайте рассмотрим, как можно организовать процесс архивирования как для электрических, так и для бумажных документов.
Рекомендация по использованию Alfresco
Alfresco — это мощная платформа для управления документами, которая позволяет легко сканировать, архивировать и управлять документами, а также предоставляет доступ к ним через веб-интерфейс.
Процесс использования Alfresco
-
Сканирование документов:
- Поместите документ в сканер.
- Документ автоматически сканируется и отправляется в Alfresco для последующей обработки.
- Используется Tesseract для распознавания текста (OCR), что позволит находить документы по ключевым словам.
-
Поиск и доступ:
- Для поиска нужного документа просто используйте функцию поиска в веб-интерфейсе Alfresco.
- Вы сможете предварительно просмотреть документ и скачать его при необходимости.
-
Организация документов:
- Создайте структуру папок и подкатегорий для удобства навигации.
- Используйте метки для организации документов, что дает больше гибкости по сравнению с классическими папками.
- Вы можете загружать дополнительные файлы, просто перетаскивая их в веб-интерфейс или синхронизируя с Alfresco.
Установка системы
Вот пошаговая инструкция по установке:
-
Выбор сервера:
- Найдите сервер с достаточным объемом оперативной памяти (в зависимости от числа пользователей) и дискового пространства (в зависимости от объема данных).
-
Установка Alfresco:
- Загрузите и установите Alfresco с официального сайта Alfresco.
-
Установка Tesseract:
- Установите Tesseract OCR с официального репозитория.
-
Конфигурация интеграции:
- Настройте Alfresco для работы с Tesseract, следуя инструкции.
-
Настройка рабочего места:
- Найдите ПК со сканером, на который будет установлено средство синхронизации (например, CmisSync).
- Настройте синхронизацию вывода сканера с Alfresco.
-
Настройка правил обработки документов:
- Добавьте правило в Alfresco, чтобы перемещать документы из временной папки в основную папку сразу после их поступления или по окончании рабочего дня.
Заключение
Использование Alfresco для архивирования документов — это надежный способ упорядочивания вашей документации и обеспечения легкого доступа к ней. Процесс может потребовать некоторой предварительной настройки, но в долгосрочной перспективе он значительно сэкономит время и упростит управление документами в вашей компании.