Как разделить и переименовать файлы по полю слияния почты

Вопрос или проблема

Ответ или решение

Теория

Мэйл Мёрж (Mail Merge) — это мощный инструмент, встроенный в Microsoft Word, который позволяет комбинировать форму документов с данными из источника, такого как Excel или базы данных. Однако, после создания итогового документа у вас может возникнуть необходимость разделить его на отдельные файлы и назвать каждый из них в соответствии с определенными полями. Это особенно актуально, если вам нужно отправить каждый документ отдельному получателю или сохранить их для индивидуального использования.

Microsoft Word изначально не предоставляет функции разделения и переименования документов на основе полей Mail Merge. Встроенные функции не позволяют легко разрезать конечный документ на отдельные файлы и коррелировать имя каждого файла с данными из полей мэйл мёрж, что составляет комплексную задачу, особенно для пользователей без опыта программирования.

Пример

Давайте представим, что у вас есть список клиентов в Excel с полями имени, фамилии и идентификационного номера. Вы создаете письмо через Mail Merge, и теперь ваша задача заключается в том, чтобы разделить итоговый документ на отдельные файлы, каждый из которых назван как "Имя_Фамилия_ID.docx", чтобы хранение и распределение документов стало более управляемым.

Применение

1. Оуцсорсинг через добавочные инструменты:

   Один из наиболее эффективных способов выполнения этой задачи без программирования — использование сторонних аддонов или макросов. Например, на сайте gmayor.com представлен аддон, специально рассчитанный на данную задачу. Он позволяет автоматически разделять мэйл мёрж документы и называть их в соответствии со значениями трех или более полей.

   Шаги:

   • Перейдите по ссылке и изучите возможности аддона.
   • Установите его, следуя всем предлагаемым инструкциям.
   • Используйте аддон для создания и разрезания вашего документа. Он может предоставить вам простой интерфейс, где вы легко сможете выбрать нужные вам поля для названия документов.

2. Ручной скрипт с макросами:

   Если аддоны по каким-то причинам вам не подходят, то вы можете использовать макросы, даже без значительного опыта программирования. Вот пример шагов для создания макроса, который автоматически разрезает и переименовывает ваши документы.

   Шаги:

   • Откройте Word и перейдите в раздел Developer. (Если он не отображается, вам нужно включить его в настройках.)
   • В разделе “Code” выберите “Macros” и создайте новый макрос.

   • Вставьте следующий пример VBA кода:

     Sub SplitMergeDocument()
      Dim singleDoc As Document
      Dim outDirectory As String
      Dim docName As String
      Dim docPath As String
      Dim i As Long
     
      ' Задайте путь к месту назначения
      outDirectory = "C:\Your\Output\Directory\"
     
      ' Векторный документ с выходными страницами
      Set singleDoc = ActiveDocument
     
      ' Перебираем каждую страницу
      For i = 1 To singleDoc.Sections.Count
          singleDoc.Sections(i).Range.Copy
          docName = singleDoc.Sections(i).Range.MailMerge.DataSource.DataFields("Имя").Value & "_" & singleDoc.Sections(i).Range.MailMerge.DataSource.DataFields("Фамилия").Value & "_" & singleDoc.Sections(i).Range.MailMerge.DataSource.DataFields("ID").Value & ".docx"
          docPath = outDirectory & docName
     
          Documents.Add
          With Selection
              .Paste
              .MoveEnd wdCharacter, -1
          End With
          ActiveDocument.SaveAs FileName:=docPath, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
          ActiveDocument.Close
      Next i
     
      Set singleDoc = Nothing
     End Sub

   • Не забудьте заменить “C:\Your\Output\Directory\” на путь к своей папке, где хотите сохранить документы.
   • Запустите макрос, наблюдайте за процессом разрезки и сохранения документов.

3. Советы и рекомендации:

   • Резервное копирование: Перед применением макросов, обязательно создайте резервные копии ваших данных.
   • Проверка форматов: Убедитесь, что все данные, которые вы хотите использовать для названий файлов, присутствуют и отформатированы корректно в вашем источнике данных.
   • Тестирование: Протестируйте макрос на небольшом наборе данных, прежде чем использовать на полном документе, чтобы избежать потерь данных.

Этот подход обеспечивает автоматизацию прежнего ручного процесса, минимизируя человеческие ошибки и экономя время, особенно при работе с крупными объемами данных. Однако он требует базовых знаний работы с макросами в Word и соответствующей подготовки, чтобы адаптировать и использовать предоставляемый код в вашей уникальной среде.