Вопрос или проблема
Я хотел бы отслеживать различные контракты (на работе).
Существуют сервисные контракты на ЧПУ-станки, контракты на техническое обслуживание от поставщиков программного обеспечения, а также различные другие контракты в области закупок и HR.
Я представляю, что данные контракта (партнер, начало, конец, срок уведомления, отсканированный бумажный документ и т. д.) могут быть введены в некую форму, а позже извлечены с помощью какого-то (ключевого) поиска.
Идеально было бы, если бы программа отправляла электронное письмо, чтобы сообщить назначенному лицу, что контракт заканчивается через X недель/месяцев.
Мне удалось найти такие функции только в рамках, например, пакета управления IT, который также отслеживал активы, пользователей и многое другое. Очевидно, это было бы избыточно…
Я отвечаю немного поздно, но думаю, что мой ответ будет полезен. Agiloft Suite для управления контрактами сделает именно то, что вам нужно. Программное обеспечение для управления контрактами построено на платформе без кода, что позволяет адаптировать решение под ваши конкретные нужды в части хранения и извлечения контрактов и уведомлений о них. Решение способно обрабатывать практически любой документ, включая закупочные контракты, HR и контракты от поставщиков программного обеспечения.
Начал работать с Contractify, когда начались локдауны из-за ковида, и честно говоря, теперь не могу без этого обойтись. Это онлайн-платформа, которая помогает вам централизовать, подписывать в цифровом виде и отслеживать контракты, включая автоматические уведомления коллегам, которые должны быть в курсе окончания контракта или необходимости каких-либо других действий. Пользовательский интерфейс плавный, и теперь у меня есть четкий обзор всех контрактов и того, что с ними нужно делать в любое время… онлайн 😀 Компания, стоящая за программным обеспечением, также предлагает услуги управления контрактами, где они просто регистрируют и управляют контрактами за вас. Подумываю рассмотреть этот вариант, так как они, похоже, знают, как лучше всего обращаться с контрактами, а их поддержка клиентов превосходна 🙂 Вот ссылка на их сайт, которую я нашел в интернете: https://www.contractify.io/ Надеюсь, это поможет!
Ответ или решение
Управление контрактами: Как эффективно отслеживать и управлять контрактами на предприятии
В современном бизнесе управление контрактами является ключевым элементом для обеспечения бесперебойной работы и соблюдения юридических обязательств. Компании сталкиваются с различными типами контрактов: от сервисных соглашений для станков с ЧПУ до контрактов на техническое обслуживание программного обеспечения, а также сделок с поставщиками и трудовых договоров. В этой статье мы рассмотрим, как обеспечить эффективное управление контрактами и какие решения могут помочь в этом.
1. Проблематика
Отсутствие централизованного подхода к управлению контрактами может привести к ряду проблем:
- Потеря сроков и несоблюдение условий контрактов.
- Сложности в поиске и доступе к необходимым документам.
- Риски юридических последствий из-за непринятия мер по расторжению или продлению контрактов.
2. Решения для управления контрактами
Чтобы справиться с этими проблемами, рекомендую рассмотреть платформы, такие как Agiloft и Contractify, которые предоставляют комплексные решения для управления контрактами.
2.1. Agiloft Contract Management Suite
Agiloft предлагает мощный набор инструментов для управления контрактами на основе платформы без кода, что позволяет легко адаптировать решение под ваши нужды. Основные функции включают:
- Ввод и хранение данных о контракте (партнер, дата начала и окончания, срок уведомления).
- Возможность загрузки отсканированных документов для легкого доступа и поиска.
- Автоматизированные уведомления по электронной почте, информирующие назначенных сотрудников о приближающемся истечении срока действия контрактов.
Подход Agiloft позволяет не только отслеживать различные типы контрактов, но и улучшает взаимодействие внутри команды, позволяя избежать упущенных сроков и нарушений условий.
2.2. Contractify
Contractify представляет собой онлайн-платформу, которая фокусируется на централизации, цифровом подписании и отслеживании контрактов. Основные преимущества:
- Удобный пользовательский интерфейс, обеспечивающий легкий доступ к всем контрактам в любое время.
- Автоматические уведомления для сотрудников, которые должны быть в курсе о предстоящих сроках.
- Возможность использовать услуги управления контрактами, где компания будет планировать и следить за вашими контрактами, что позволяет сосредоточиться на основных бизнес-процессах.
3. Заключение
Инвестирование в платформы управления контрактами, такие как Agiloft и Contractify, поможет вам не только избежать юридических и финансовых рисков, но и значительно повысить эффективность внутренних процессов компании. В конечном итоге, эффективное управление контрактами не только упрощает работу, но и способствует достижению стратегических целей бизнеса.
Если вы ищете способ оптимизировать управление контрактами на своем предприятии, обязательно рассмотрите внедрение одного из перечисленных решений. Это поможет вам не только централизовать данные, но и улучшить взаимодействие внутри команды, снизить риски и повысить уровень профессионализма в вашей организации.